Кейс: как за 100 дней разработали коннектор к Brainysoft, настроили универсальную прозрачную отчетность
и сократили время ее формирования в 3 раза
О компании:
Кредитная организация, оказывающая консультации и помощь по решению финансовых проблем, обратилась с задачей автоматизировать управленческий учет. 2 направления деятельности компании и 8 юридических лиц — суммарно 40.000+ проводок в месяц.
Проблема:
- Сотрудники формировали отчетность неделями, не было доступа к оперативным данным о прибыли по направлениям. Решения принимались по наитию, а не на основании финансовых показателей.
- Аналитики большую часть времени тратили на сбор отчетности и поиск некоторых операций в массиве данных, времени на анализ данных не хватало.
В компании был отлаженный, частично автоматизированный процесс формирования отчётности на базе MS Excel. Однако консолидация данных занимала значительную часть рабочего времени сотрудников. Нельзя было быстро понять, из чего сложилась та или иная цифра, это на несколько часов выключало аналитика из рабочих процессов, так как требовался поиск первоисточника.
Задача:
- Консолидировать данные из 4-х видов источников (1С, Brainysoft, формы ручного ввода, банковская выписка)
- Настроить универсальные формы отчетности
- Сократить время формирования отчётности
Клиент хочет видеть полную картину эффективности бизнеса, иметь доступ к отчетам в онлайн-формате, отслеживать изменения и вовремя на них реагировать.
Решение:
1. Для начала наши консультанты подключились к источникам: 1С, формы ручного ввода, банковская выписка.
Параллельно запустили разработку коннектора к Brainysoft. В ходе тестирования возникали ошибки: например, некоторые данные из Brainysoft в ФинГрад не попадали. Тогда искали причину отклонения: данные выгружали из двух систем (ФинГрад и Brainysoft) в Excel, сопоставляли их между собой, находили ошибку и устраняли.
Мэппинг данных и ДДС:
Чтобы подключиться к 1С мы настроили индивидуальные правила для каждого юридического лица. После чего выгрузили данные из 4-х источников (1С, Brainysoft, формы ручного ввода, банковская выписка) и построили отчет ДДС.
2. Отчет о прибылях и убытках
При построении ОПУ некоторые суммы по статьям не сходились с отчётом, сформированным клиентом в Excel. Это означало, что проводка попала не на тот счет, который требовался. Тогда консультанты ФинГрад совместно с клиентом сверяли данные, находили и устраняли проблему.
Теперь в отчете о финансовых результатах доступна детализация по направлениям, drill-down.
3. Баланс
Баланс и ОПУ — связанные между собой отчеты. Без корректного ОПУ не будет и корректного Баланса. В ФинГраде используется метод двойной записи, что позволило увидеть ошибки в ОПУ. В результате из отчета исключили информацию, которую не заметили при первичном анализе.
Это еще раз подтверждает необходимость трех отчетов: ДДС, ОПУ и Баланс.
Результат:
- Собственникам и топ-менеджерам доступна отчетность в режиме онлайн, они не только постоянно отслеживают изменения, но и вовремя реагируют на них.
- Появилась возможность провалиться в любую цифру отчета и оперативно посмотреть, из каких операций она сформировалась.
- Отчеты формируются в 3 раза быстрее чем раньше за счет того, что ФинГрад собирает все данные в автоматическом режиме. Время выгрузки данных из Brainysoft в ФинГрад (путем создания коннектора к системе) за месяц по сравнению с Excel сократилось с 24 до 9 часов. У аналитиков компании освободилось время для анализа отчетности.