Кейс: как за 45 дней вендинговая компания автоматизировала казначейство полного цикла для 1,5 млн операций в месяц
и повысила эффективность сотрудников на 30%
О компании:
Федеральная сеть вендинговых аппаратов устанавливает и обслуживает итальянские торговые автоматы. Миссия компании – создать благоприятную атмосферу для клиентов, которые ждут чего-либо в общественных местах. Специфика бизнеса – много одинаковых повторяющихся платежей: аренда, зарплата, налоги, закупка и пр. Операции с расходными товарами: шоколад, сэндвичи, кофе, чай и пр. Итого 1.500.000+ транзакций в месяц.
Как было раньше?
Бухгалтер в 100 раз дольше отслеживала платежи и заводила заявки на оплату в банк клиент. Отсутствовала система регулярных платежей, которая ежемесячно бы рассчитывала куда, сколько и за что заплатить, например: 27.03.2023 сумма 50.000р – аренда Москва.
Когда компания не платила вовремя, то арендодатели отказывали продлевать место. А из-за задержки оплаты товара автоматы не пополнялись продукцией, и клиенты не покупали свой любимый батончик или вкусный кофе. В итоге компания несла убытки.
Задача – контролировать денежный поток, сократить ручной ввод, автоматизировать платежи.
Что сделали поэтапно?
Начали с настройки цепочки согласования и мастер справочников договоров и контрагентов. Настроили выгрузку платежей в банк клиент из ФинГрад, разнесли банковские выписки в системе казначейства полного цикла. Так клиент получил контроль над денежным потоком.
Тут же сформировали отчет о движении денежных средств по казначейству полного цикла.
По справочнику договоров автоматизировали создание заявок на регулярные платежи. В мастер-справочнике договоров в ФинГраде добавили признак «Автоплатеж», по которому каждый месяц создается заявка на оплату за 7 дней до дня платежа по договору.
Подготовили платежный календарь и рассчитали плановые поступления.
Следом подключили базу данных Firebird, в которой хранится информация по всем операциям с вендинговыми аппаратами (реализация, обслуживание, товародвижение, складской учет, движение денег) .
При подключении базы данных определили из каких таблиц, каким образом и какие данные трансформируются в транзакции. Для этого использовали карту операций, которую предоставил клиент. Пример части карты ниже.
После забрали операционные данные (как оплатили покупку в автомате, сколько купили шоколадок twix и пр.) для ОПУ, агрегируя их на этапе импорта. То есть 10 проводок с 1 twix, записали в систему 1 проводку на 10 twix. Данные объединили по нескольким параметрам: дата, локация, номенклатура. Таким образом оптимизировали объем данных, сократив время на построение отчетов.
По данным о поступивших товарных накладных автоматизировали создание заявок на оплату товаров, облегчив работу бухгалтера и исключив повторные оплаты накладных.
После того как забрали и агрегировали данные – построили ОПУ и дополнительно создали форму ручного ввода для операционных расходов.
А как теперь?
Упорядочили и упростили платежи, календарь платежей экономит время сотрудников. Освободили рабочий ресурс бухгалтера. Отчеты доступны в онлайн-формате, это удобно для руководителей.
15 сотрудников, начиная от менеджеров-инициаторов заявок до бухгалтеров, работают в системе.
Вывод
Если вы не знаете сколько, когда и за что платите, у вас много повторяющихся операций, нет онлайн-доступа, данные теряются и бухгалтер выполняет время затратную работу – свяжитесь с нами и мы поможем взять деньги под контроль, автоматизировать платежи и высвободить ресурсы ваших сотрудников.