Подведение итогов в отделе продаж
И зачем мне эти ваши собрания?
Если Вы не видите пользы (такая тенденция имеет место быть), то вероятно у Вас недостаточно информации об этом или Вы её специально избегаете, что равносильно игнорированию.
Собрание по итогам проводится для того, чтобы зафиксировать факты деятельности и наметить следующие шаги, которые приведут к цели. Ценность их в том, что от собрания к собранию, команда (у кого-то просто группа товарищей по предварительному сговору) теряет эти самые цели и собрание, как никогда приводит их “в чувство”. Именно оно должно сказать о предназначении сотрудника или нескольких, а также дать оценку выбирал ли сотрудник свои действия согласно предназначению или же сбился с пути истинного. Мне нравится такое название собраний: Точка осознания.
Цели и как они сбоят
Именно сбоят цели в головах штурмовиков из отдела продаж, но не нужно сильно винить их в этом, т.к. держать цель не каждый может. Череда событий за день очень здорово сбивает и когда приходит время опомниться, то уже порой поздно.
Хорошо когда Вам о них напоминают, вместе с Вами разбирают и анализируют какие действия привели к сбою. Как раз это одна из задач собраний: Оценить отклонения и поправить маршрут.
А вот маршрут разрабатывается заранее, он называется планом. План же — это порядок мероприятий. Мероприятия же — это событие с однородными действиями и длительностью не более 2-х часов. Всё это к тому, что у Вас должен быть план, иначе собрания теряют всякий смысл. О планировании читайте в других наших статьях, например: “Как курс Фридмана “Хаос-менеджмент” развенчал миф о многозадачности”.
Иначе у Вас должен быть документ в котором есть прописанные цели, как минимум на месяц, декомпозированные до промежуточных показателей.
Пример:
Компания хочет от МПП V-продаж = 100 К (КилоРублей)
Средний чек при этом = 10 К
Значит надо 10 чеков
Из статистике оплачивают 50% счетов — значит надо 20 счетов
Из статистики счета просят 33% лидов — Значит надо 60 заявок.
Вот сбои по показателям и смотрят на каждом собрании. Скрупулезная и скучная работа! Всё это родом идёт с восточных островов, с Японии. Цикл PDCA — это принцип работы руководителя.
Справка: PDCA (Plan-Do-Check-Act) или его ещё называют цикл Деминга-Шухарта — это цикл организационного управления качеством и улучшения процессов. Согласно этому циклу, управление должно циклически проходить по следующим стадиям: P — plan — планируй D — do — делай C — check — проверяй A — act — действуй.
К нему ещё надо прикрепить Кайдзен и тогда у Вас будет гарантированный рост.
Справка: Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный с точки зрения правил транскрипции вариант «кайзен») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.«Кайдзен» в бизнесе — постоянное улучшение, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен — производство без потерь
Рекомендую собирать все потенциально сбивающиеся показатели. Мы в КВиП это делаем несколько лет и собралась довольно пугающая таблица, называемая трекинг или ЖИР (Журнал Интенсивности Труда).
Разделим собрания в отделе продаж
Как говорил один персонаж: Делить будем по-cправедливости!
Мы их, собрания в отделе продаж, делим по двум срезам:
- По частоте проведения (периодичности). День / Неделя / Месяц и т.д. до второго пришествия;
- По рассматриваемым вопросам. Тут всё проще: Операционные и развивающие.
Заострим на операционных и развивающихся. Сдаётся мне не все это понимают, как я и мои коллеги.
- Операционные. Я бы их ещё назвал как рутинные. Друзья за морем, океаном их маркируют ещё словом RUN. Собрания такого рода, как правило однообразны и скучны. Руководитель смотрит показатели, обсуждает отклонения, разбирается в причинах и даёт корректировки;
- Развивающиеся. (слово не совсем подходящее, но отражающее суть). Факт того, что можно в несколько месяцев стать недоразвитым подтверждается объемом увеличивающейся информации в мире. Что из последнего было слышно — она удваивается за 18 месяцев. Чтобы не отстать и не превратиться в бизнес- маргинала нужно постоянно развиваться. За морем называют это — CHANGE. На данных собраниях подробно разбирают, планируют мероприятия по улучшению операционной (RUN) деятельности.
Мало того, я Вам скажу, что никакая конфессия Вас не осудит за то, что Вы объедините в собрание и операционные и развивающиеся вопросы, но просто будьте готовы что они длятся долго.
Разделяйте и властвуйте, а можете не разделять и… тоже властвовать. А как это делаем мы, в следующем абзаце.
Оптимальный порядок проведения собрания по итогам работы
Самые классные собрания — это собрания с неожиданностями! Шучу конечно… Никто сюрпризов не любит, особенно от начальства. У руководства сюрпризы конечно самые запоминающиеся, потому что он эмоционально “яркие”.
Конечно нет цели “веселить” подчинённых, важно чтобы они привыкли, что собрания однообразны. Это позволит им готовиться к этому мероприятию. А готовый сотрудник “съест” в 3 раза меньше времени.
Так и родилась общая схема проведения собрания, в которой оглашаются итоги работы, а уж после опрашивается каждый боец отдельно.
Итак, план:
- Итоги периода (периоды могут быть разные, говорили об этом чуть выше), для отдела продаж: Сколько продали, сколько намолотили нового материала (клиентов, сделок) чтобы продать в следующие периоды;
- Динамика. Это объявляется для понимания скорости продаж. Мы отстаем от графика или опережаем и можно не в лоскуты рвать пятую точку;
- Персональный опрос каждого бойца;
- Объявление вероятного прогноза выполнение плана или цели;
- Эмоциональный заряд.
Остановимся на Персональном опросе и Эмоциональном заряде чуть поподробнее.
Персональный опрос менеджера по продажам
Персональный опрос тоже имеет определенную структуру. Она не догма, но показала себя лучше всего:
- Как “заточил пилу” менеджер за прошлый период? Ввиду непрерывного сумасшедшего развития окружающего мира сотрудники обязаны, повторю — обязаны, непрерывно учиться. Исключением может быть только их невероятно высокие показатели работы. Мы требуем уделять обучению не менее часа в день. Это может быть чтение книг или просмотр курсов. Об изученном материале помимо устного отчёта на собрании придётся ещё письменно написать эссе. Разумеется по окончании курса или прочтения книги;
- Сколько ресурсов было потрачено? У продажника один ресурс — это время. Конечно может быть командировка и тогда ещё к ресурсам прикрепляются деньги. Эмпирически требуем не менее 6 часов концентрированной работы по производству ценности для компании и 2 часа на организационно — административные мероприятия;
- Каких результатов достиг? Ввиду того, что фиксируются ежедневно как конечные, так и промежуточные показатели, то подсчитано среднее значение, а также в sparkline отражается динамика работы. Тем у кого показатели ниже среднего и / или динамика снижается более 2-3 собраний подряд придется подробно рассказать о причинах и предложить как это изменить в лучшую сторону. Все обещания руководитель фиксирует в ту же таблицу, чтобы завтра (через неделю или как там у Вас заведено) свериться;
- Разбор “трудных” случаев. Есть договоренность у всех, кто с нами сотрудничает собирать в табличку случаи, которые нужно обсудить, получить совет, а может и поменять как-то алгоритм работы. Это всё сделано для выжигания коридорного менеджмента, который в народе зовут чайка-менеджментом;
- Прочие вопросы. Личные, межличные. Те, что не особо относятся к бизнес-процессу “продажа”.
Эмоциональный заряд
Для того чтобы Жить стало лучше, жить стало веселее!, как говорил один из вождей необходимо этому веселью задать импульс. Вероятнее всего, в процессе обсуждения работы коллег будут разбираться недостатки работы в большей мере, чем успехи и это сбавляет мотивацию к труду. У продавцов точно. Значит в конце собрания хорошо бы их вдохновить. Этот трюк лучше всего работает, если Вы сфокусируете их внимание на прошлых победах, либо на историях из их (или других значимых людей) жизни, где они добились успеха вопреки всему. Вообще этот фактор хорошо бы измерять отдельно. Но о нём уже в других статьях.
Особо страждущим можем выслать запись такого собрания - запросить запись можете связавшись с нами любым для Вас удобным способом.
Что Вы получите, обратившись к нам?
Компания “Продажи всем” оказывает следующие услуги:
- Консультации по продажам и персоналу;
- Найм сотрудников;
- Внедрение CRM.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал и управляйте своим бизнесом точно.