Все об электронном документообороте (ЭДО)

Большой материал об ЭДО. Рассказываем, что такое электронный документооборот, как на него перейти и какие для этого есть сервисы.

ЭДО позволяет обмениваться документами электронно — с госорганами, юрлицами, ИП, физлицами и самозанятыми. Это экономит деньги и время: не нужно отправлять документ по почте, а потом ждать, когда вернется ваш экземпляр от подрядчика. ЭДО ускоряет бизнес-процессы: документы подписываются быстрее, а значит, можно быстрее получать оплату от клиента.

В этой статье мы подробно поговорим о том, как внедрить ЭДО в компании. И какие для этого есть решения.

Содержание статьи:

ЭДО — это электронный документооборот. Суть в том, что при нем делопроизводство ведется без бумаги и документы подписывают электронной подписью. Их можно отправлять сотрудникам внутри предприятия и контрагентам — чтобы они тоже подписали их электронно.

Глобально ЭДО можно разделить на три вида — внутренний, внешний и с государственными органами. Рассмотрим, в каких ситуациях понадобится каждый из них.

Внутренний ЭДО — документооборот внутри предприятия. Часто под ним понимают кадровый документооборот — КЭДО. Он нужен индивидуальным предпринимателям и компаниям, у которых есть сотрудники в штате. КЭДО позволяет подписывать практически все виды кадровых документов электронно. Вот их примеры:

Также внутренний ЭДО связан со складским учетом. В компаниях подписывают приказы об инвентаризации и ведомость учета ее результатов, а также приходные ордера, требования-накладные и журналы учета ТМЦ — эти документы характерны для торговых и производственных предприятий. Их также можно подписывать через систему ЭДО.

Внешний ЭДО — все, что касается документооборота с контрагентами. Его используют все: юрлица, ИП, самозанятые и физлица.

Сюда входят договоры об оказании услуг, аренды, поставки и подряда. А также акты выполненных работ, счета-фактуры, оферты и прочие документы, которые вы можете заключать с клиентом, поставщиком или исполнителем. Все эти документы тоже можно подписывать электронно.

ЭДО с госорганами — нужен для регистрации определенных товаров в РФ, налоговых отчетов и любых коммерческих отношений с государством. Что сюда входит:

Для работы с ЭДО нужна электронная подпись. У нее есть три вида — не каждой можно подписать любой документ. Посмотрим, чем они отличаются.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Для работы с ней нужно ПО, его устанавливают на компьютер. И токен — флешка, на который хранится закрытый ключ электронной подписи. Вместе они шифруют документ, и к нему прикрепляется файл с электронной подписью. Получить такую КЭП можно только в аккредитованном Минкомсвязи удостоверяющем центре. Носитель и программа сертифицируются ФСТЭК или ФСБ России.

НЭП — усиленная подпись, но неквалифицированная. Тоже создается с использованием криптографического шифра. Но средства для создания НЭП не сертифицируются государством, поэтому некоторые документы ей подписать нельзя.

ПЭП — простая электронная подпись — комбинация «логин/пароль» или код из сообщения. Привязывается к номеру телефона и не требует подтверждения личности.

УКЭП бывает двух видов — зависит от того, кто ее получает:

КЭП физического лица — позволит подписывать документы с работодателем, заключать договоры самозанятому, зарегистрировать ИП или юрлицо.

КЭП для юрлиц и ИП — ее получает индивидуальный предприниматель или директор компании. Если оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника, он сможет подписывать своей КЭП физлица документы от имени юрлица или ИП.

Подборка сервисов, которые нужны для ведения документооборота внутри компаний. Подходят малому бизнесу, госструктурам и корпорациям.

ELMA365 ECM — система для организации документооборота в компании. В ней можно создавать и согласовывать документы, подписывать их с контрагентами и вести электронный архив. Есть интеграция с ведущими операторами ЭДО.

Систему можно настроить под себя с помощью инструментов Low-code — без привлечения программистов. Для этого в магазине приложений ELMA365 Store есть готовые модули — дополнительные бизнес-решения от разработчиков ELMA и партнеров.

Примеры дополнительных модулей:

Управление МЧД. В сервисе можно выпускать машиночитаемые доверенности. Они нужны, чтобы передать право подписи документов от имени компании сотрудникам. МЧД от ELMA365 автоматически попадает в распределенный реестр доверенностей. Дополнительно регистрировать ее не нужно.

КЭДО. Есть базовый пакет, который позволяет подписывать трудовые договоры, служебные записки и другие кадровые документы. И дополнительные модули — в них можно вести график отпусков, планировать и оформлять командировки сотрудников.

Массовое подписание — виджет, полезный при работе с большим количеством документов. Можно подписать сотни договоров и приказов в два клика. Для работы нужна КЭП и сертификат КриптоПро.

Стоимость ELMA365 — от 500 рублей в месяц за одного сотрудника на облаке. Также можно купить лицензию на свой сервер. Цена — от 12 000 рублей за пользователя.

TESSA — система для удалённой работы с документами. На ее базе разработаны два решения — их можно настроить под задачи предприятия. «Типовой документооборот» позволяет создавать и хранить документы, согласовывать и подписывать их с контрагентами. Для этого есть интеграции с ведущими операторами ЭДО. А «Т-КЭДО» отвечает за кадровые документы. Их можно оформлять без присутствия сотрудника в офисе и подписывать в интерфейсе системы — с помощью пяти разных технологий электронной подписи.

Можно работать и с квалифицированной ЭП прямо в системе, даже на мобильных устройствах. Редактировать документы удобно в web-версии. Есть функция распознавания текста. Она позволяет выполнять поиск по документам, которые пришли в виде сканов или фотографий.

Также в TESSA можно настроить специальные решения — например, модуль для быстрого обмена письмами с ФНС, для управления архивом клиентских документов или согласования строительных документов. Партнер платформы, компания Target, дорабатывает систему под нужды заказчика.

«1С: Документооборот» — программа для создания, согласования и хранения документов. В системе можно настраивать права доступа для сотрудников, работать по собственным шаблонам документов, вести электронный архив и распределять задачи внутри компании.

Еще можно планировать загруженность коллег — есть инструменты для анализа времени, которое уходит на работу с документами. Сохраняется история их изменений — это упрощает учёт и контроль их исполнения. Партнер вендора бесплатно настраивает дополнительные модули, которые нужны для электронного документооборота. Например, «1С: ЭДО», «1С:Отчетность» и «1С:ОФД».

Программа выпускается в четырех конфигурациях. «ПРОФ» подходит для большинства компаний малого и среднего бизнеса. Более продвинутый вариант — «КОРП»: для предприятий со сложной организационной структурой. Его дополнительный функционал: проверка контрагентов по ИНН, автоматическое заполнение их карточек с помощью данных ЕГРЮЛ, инструменты для управления проектами.

Есть аналогичные конфигурации для госсектора — «Государственное учреждение» и «Государственное учреждение КОРП». В них можно работать с документами по ГОСТ. Функционал почти тот же, добавляются только специфические модули. Например, «Учет обращений граждан».

BuildDocs — платформа для строительных и девелоперских компаний, позволяет работать с исполнительной документацией онлайн без бумаги. Объединяет всех участников строительства в одном окне. Ее используют застройщики из топ-10 — среди них, например, ФСК. Сервис облачный: есть веб-версия для ПК и мобильное приложение. Все документы подписываются УКЭП, они соответствуют 63-ФЗ и принимаются контрольными органами.

На платформе есть готовые формы актов, их достаточно для закрытия всех видов строительных работ. И электронный архив документации с сортировкой разделов — он доступен бесплатно и навсегда, даже после окончания подписки. В BuildDocs можно подписывать документы не только с подрядчиками, но и с ресурсоснабжающими организациями. Для этого достаточно прислать им ссылку по электронной почте — ее удобно открыть из любого браузера и подписать документ без регистрации в системе.

В сервисе можно отследить, для каких работ акты уже сформированы, а для каких это еще нужно сделать. Ошибку в документах легко исправить — можно поменять данные во всех связанных документах, задав верные только в одном акте. Есть функция параллельного согласования и подписания. Документы будут юридически значимы, сервис работает с надзорными органами из всех регионов.

BuildDocs работает в формате подписки: она оформляется на период, когда идет строительство. Чем больше проектов строите и чем больший период оплачиваете сразу, тем ниже стоимость. Команда проекта проводит аудит, предоставляет регламенты и техподдержку. Систему можно интегрировать в цифровой контур заказчика и настроить обмен данными.

Nopaper КЭДО — сервис для обмена кадровыми документами от Artsofte, крупного поставщика SaaS-решений в РФ, и IT-компании SafeTech. Есть веб-версия и мобильное приложение. Можно работать как со штатными сотрудниками, так и с внештатными подрядчиками: ИП, самозанятыми и нерезидентами РФ. С помощью Nopaper КЭДО можно подписывать трудовые и договоры ГПХ, заявления на отпуска, командировочные листы, приказы о найме и другие кадровые документы. Подпись НЭП выпускается в соответствии с 63-ФЗ за пару минут в приложении — без похода в удостоверяющий центр. Для сотрудников это всегда бесплатно.

Особенности сервиса. В Nopaper есть готовые шаблоны кадровых документов или можно загрузить свои. Настроить их под ваши требования поможет менеджер — это входит в стоимость лицензий. Любой документ ищется по дате, сотрудникам, юрлицу. А типовая информация о компании, датах и должностях автоматически заполняется в системе. В маршруте подписания может быть любое количество участников, это отличает платформу от других сервисов.

Есть готовая расширенная интеграция с 1С:ЗУП: можно задавать маршрут документа в 1С, отправлять график отпусков и расчётные листы из 1С напрямую сотрудникам. Также можно настроить интеграцию с любой системой через API. На вопросы пользователей отвечают менеджеры техподдержки — в чате приложения, на сайте, по телефону и в чат-боте. На мой вопрос для статьи ответили за пол минуты. Стоимость Nopaper КЭДО — от 900 рублей за пользователя в год. При смене сотрудника на должности за нового платить не нужно.

Список сервисов, которые помогут обменяться документами с контрагентами — юрлицами, самозанятыми, ИП и клиентами-физлицами.

Nopaper — платформа мобильного ЭДО с контрагентами. В Nopaper можно выпустить усиленную квалифицированную подпись (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) — ее достаточно для подписи 90% документов. Обращаться на Госуслуги или в удостоверяющий центр не нужно. Подпись соответствует 63-ФЗ и создается в мобильном приложении: бесплатно и за пару минут. Тарификация идет только пакет исходящих документов, первые десять бесплатны. Контрагенту достаточно зарегистрироваться и выпустить подпись — вся работа для него бесплатна.

Особенности сервиса. В Nopaper можно работать и с операторами ЭДО. Роуминг подключать не нужно. Вы подписываете документ УНЭП, выпущенной в Nopaper, или с помощью токена и отправляете контрагенту на него ссылку. Он открывает ее в браузере и подписывает своей КЭП. Все документы будут иметь юридическую силу и примутся госорганами. НЭП от Nopaper безопаснее облачной, потому что хранится на самом устройстве. Если вы удалите приложение, она тоже удалится — подписать документ может только владелец смартфона.

Платформу можно связать с другими IT-решениями — для этого есть готовый API. Если надо встроить сервис в собственный сайт или приложение, например, для подписи документов с клиентами, — Nopaper предоставит SDK. У компании есть отдел внедрения, который поможет интегрировать сервис в инфраструктуру компании. Есть готовая интеграция с продуктами 1С.

OkiDoki — сервис для подписания документов без бумаги и установки криптоплагинов. Простая электронная подпись создается на сайте за пару минут и имеет такую же юридическую силу, как и подпись от руки.

OkiDoki подходит для работы с физлицами: подрядчиками и клиентами. Для них все бесплатно. Вы подписываете документ в сервисе и отправляете им ссылку на подписание. Платный для вас только пакет исходящих документов. Стоимость — от 12 рублей за один договор, есть безлимитная подписка — 600 рублей в месяц или 5 000 в год. Подписать документ можно со смартфона и ПК.

Особенности сервиса. В OkiDoki встроенный умный редактор шаблонов. В нем готовые договоры найма помещения, оказания услуг, акт сдачи приемки работ, сметы и договор с самозанятым. Больше всего шаблонов для сферы недвижимости. Есть готовые формы для ниши детских центров и монтажных компаний. Любой шаблон можно отредактировать под вашу специфику или загрузить свой.

У сервиса круглосуточная поддержка. Есть интеграция с amoCRM и системой для управления посуточной недвижимостью Realty Calendar.

«ЯЗАНЯТ» — платформа, которая объединяет бизнес и самозанятых. Документы подписываются простой электронной подписью, она выдается на платформе.

Что можно делать в сервисе:

Есть готовая интеграция с 1С, для других систем есть API. Настроить интеграции поможет техподдержка платформы. К ней же можно обращаться за обучением сотрудников и регистрацией исполнителей на платформе — если вы уже работаете с самозанятыми.

Контур.Диадок — сервис самого популярного оператора ЭДО в России по данным ФНС. В нем можно подписывать документы с контрагентами, создавать и редактировать их, согласовывать с коллегами.

Документы подписываются УКЭП — это единственный вид электронной подписи, который подходит для 100% российских документов. Контрагентов удобно искать в системе по ИНН. Если они пользуются другим оператором ЭДО, можно настроить бесплатный роуминг. Но, как показывает практика, это нужно редко. Большинство ваших контрагентов вероятно уже работают в Диадоке.

Чтобы упростить документооборот, функционал Диадока можно интегрировать в любую современную информационную систему. Например, 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Microsoft Dynamics AX/NAV. Для этого есть готовые решения: Модуль 1С, SAP ERP, Коннекторы, API. Просматривать, согласовывать и подписывать документы можно в мобильном приложении — для iOS и Android.

Особенности системы. У Контура есть целая экосистема сервисов помимо ЭДО. Например, «Экстерн» и «Эльба» для подготовки и сдачи отчетности онлайн, «КЭДО» для подписи кадровых документов и «Маркет» — учетная система и кассовая программа. Она нужна для розницы, общепита и сферы услуг. Подключить их и выпустить квалифицированную электронную подпись можно у партнера «СКБ Контур» — компании «АльфаСофт».

Сложно дать универсальную схему перехода на ЭДО — все зависит от типа контрагентов, с которыми вы работаете, штата сотрудников и специфики отрасли. Но общие советы могут выглядеть так: