Релокация сотрудников: что делать HR-специалисту, чтобы не потерять экспертов
Сейчас снова стала популярна удаленка, мы подготовили для вас небольшой чек-лист, в котором объяснили, как обмениваться документами с сотрудниками и внешними подрядчиками быстро и безопасно, даже если вас разделяют города.
Ситуация:
Вы работали с сотрудником по трудовому договору, но сотрудник решил переехать в другой город или покинуть страну.
Алгоритм «как не потерять штат»:
1. Подпишите с ним дополнительное соглашение о дистанционной работе или ГПХ
Вы сами выбираете, как будете работать с сотрудником
Вариант А: можно оформить с сотрудником дополнительное соглашение об удалённой работе
Включите в соглашение особенности дистанционной работы, например: место работы (город, где работает сотрудник), порядок и сроки передачи отчётов о проделанной работе, оборудование которым будет пользоваться сотрудник.
Вариант Б: если сотрудник уезжает на ПМЖ — можно предложить ему ГПХ
Позиция Минтруда — работодателю невозможно выполнять требования трудового законодательства для дистанционных работников за границей.
Как таковой ответственности за заключение трудового договора с дистанционным работником, находящимся за рубежом, нет. Если сотрудник уже не резидент РФ, то есть находится в другой стране больше 183 дней, с ним лучше заключить ГПХ, чтобы избежать проблем с налогообложением.
2. Подписывайте документы с удалёнщиками электронно
Так вы сможете подписать документы, в т. ч. дополнительное соглашение с сотрудником, даже если он уже за 1000 км от вас.
С дистанционными сотрудниками можно сразу обмениваться документами через электронный документооборот. Дистанционная работа уже подразумевает взаимодействие работника и работодателя через интернет с возможность обмена электронными документами.
Если вы ранее принимали локальный нормативный акт о КЭДО, но в нём не прописано, что он распространяется на дистанционных работников, то вам не нужно ознакамливать их с локальным актом и брать у них согласие на КЭДО.
В Nopaper для начала работы дистанционному сотруднику потребуется только смартфон и доступ в интернет.
Преимущества КЭДО с Nopaper
5 минут на подписание документов
Снижение рисков: электронный документ не испортится и не потеряется. Его примут в налоговой, суде и в банке
Снижение затрат: на бумагу, орграсходы, почтовые и курьерские доставки
- Прозрачность процессов
- Расширение географии поиска новых сотрудников.
Возможность сохранять команду профессионалов, где бы они не находились
С сотрудниками, которые продолжают работать в офисе, тоже можно перейти на КЭДО. Для этого работодателю нужно принять два локальных нормативных акта о переходе в ЭДО и порядке его ведения в организации, а также получить согласие сотрудников.
Скачать шаблоны и памятку по переходу на КЭДО можно по ссылке