6 советов для более организованного использования CRM в малом бизнесе

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) значительно упрощает поддержание связи с клиентами и потенциальными покупателями. CRM может стать отличным инструментом для поддержания актуальности всех ваших контактов с клиентами и умным органайзером задач, помогающим убедиться, что ничего не ускользнет от внимания.

Однако для максимальной эффективности CRM необходимо поддерживать её в организованном состоянии. Как и в случае с аккуратным рабочим столом или компьютером, упорядоченная система CRM может стать бесценным фундаментом для малого бизнеса.

Вот несколько стратегий, которые помогут вам организовать вашу CRM:

Многие из нас настолько заняты, что не хотят тратить время на просмотр учебных руководств или чтение руководств по максимизации возможностей CRM. Это пренебрежение может привести к небрежному хранению информации, снижая эффективность CRM.

Даже если вы используете свою CRM уже много лет, свяжитесь с вашим менеджером по аккаунту и уделите 30 минут, чтобы убедиться, что вы используете её максимально эффективно. Учитывая, что многие CRM регулярно обновляются, вероятно, существуют функции, которые вы могли бы использовать для более организованного управления, о которых вы даже не знали. Возможно, есть инструменты для маркировки или сортировки информации, которые вы не пробовали. Зная все возможности вашей CRM, вы сможете поддерживать её в более организованном состоянии.

Поддержание актуальности системы CRM может быть похоже на учет ваших расходов на путешествия и развлечения на работе. Ввод данных, пока они еще свежи в памяти, лучше, чем делать это раз в год марафоном.

Частота обновления вашей CRM зависит от ваших предпочтений. Некоторые владельцы бизнеса, работающие с большим объемом клиентов, обновляют записи в своей системе в момент поступления новой информации, чтобы она не ускользнула.

Другие делают это раз в неделю как часть административной рутины, возможно, в тот же день, когда они занимаются задачами, такими как отправка счетов. Выделение времени в вашем календаре для обновлений может быть хорошим способом убедиться, что вы придерживаетесь этого.

Если у вас никогда нет времени поддерживать актуальность вашей CRM, рассмотрите возможность делегирования этой задачи кому-то из вашей команды, например, административному ассистенту или маркетологу. Ваша CRM не будет полезной, если она будет заполнена неверной или устаревшей информацией.

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам автоматически собирать новые контакты и обновлять поля в вашей CRM.

Интеграция с инструментом автоматизации маркетинга может помочь автоматизировать рабочие процессы – например, последующее взаимодействие с перспективными клиентами в вашей базе данных или отправка электронного учебного курса новым клиентам.

Чем больше вы автоматизируете сбор данных и ввод для вашей команды, тем меньше будет человеческих ошибок и тем чище будут ваши данные.

Предоставьте ключевым членам вашей команды доступ к вашей CRM, чтобы они могли пользоваться собранной информацией и добавлять в неё сами. Если вы знаете, что у клиента день рождения, например, эта информация может быть полезна продавцу в вашей команде, который ищет повод связаться с этим клиентом.

Хорошая CRM будет вести историю действий или журнал активности по вашим записям. Таким образом, каждый, кто имеет доступ к вашим данным, сможет видеть полную историю для каждого контакта и компании в вашей базе данных.

Даже если вы регулярно обновляете вашу CRM, легко могут проскользнуть дублирующиеся записи или информация может стать устаревшей. Обязуйтесь проводить регулярную "уборку" раз в месяц, чтобы искать информацию, требующую исправления или удаления, чтобы у вас и вашей команды всегда была надежная информация под рукой.

Многие CRM позволяют добавлять задачи, такие как отправка информационного бюллетеня или продление контракта, чтобы вы не забывали о них и оставались актуальными в своих коммуникациях. Полное использование таких функций может помочь убедиться, что вы не забудете о важных шагах, которые помогут вам закрыть больше сделок.

Хорошая CRM окупит себя, помогая вам анализировать собранную информацию, чтобы понять такие факторы, как демография вашей клиентской базы и их покупательские привычки. Ознакомьтесь с этими функциями, чтобы действительно использовать данные CRM в вашей бизнес-стратегии и достигать ваших бизнес-целей с высокими результатами.