Голосовой бот для организаторов ивентов

Вряд ли кто-то сможет составить полное руководство по подготовке ивентов, потому что на любом этапе может произойти всё, что угодно. Главный спикер не успевает приехать, конференц-зал заливает водой, вместо печенья для кофе-брейка доставляют вяленые томаты и т. п. В последнее время ещё одной серьёзной проблемой стал сбор гостей — из-за пандемии билеты продаются гораздо хуже, невозможно предугадать, ужесточатся ли карантинные ограничения.

Контролировать все процессы лично одному организатору тяжело, нанимать помощников иногда накладно, но всегда можно быстро и экономно автоматизировать рутину с использованием современных технологий. О своём видении проблематики в организации ивентов и возможностях автоматизации некоторых процессов рассказала Олена Дишкант, основательница и СЕО Olenka.ai.

У организаторов ивентов примерно одинаковый чек-лист:

В идеале вы продаёте билеты до единого, собираете полный зал довольных гостей, получаете положительные отзывы и достигаете желаемой цели. Но на самом деле организатора ждёт много препятствий: от недооценки времени выполнения определённых задач и смены концепции до необходимости срочно переходить к «плану Б», которого часто просто нет. Из большого перечня возможных проблем можно выделить 5 критических.

Опытные организаторы ивентов при составлении бюджета всегда закладывают небольшой «люфт» для того, чтобы быстро решать непредвиденные проблемы. Например, нужно срочно сменить ответственного за фудкорт подрядчика и сделать предоплату до того, как старый вернёт деньги. Или пригласить более «дорогого» спикера на вебинар.

Часто дополнительные затраты возникают на этапе продвижения мероприятия. Допустим, организатор запускает рекламу в социальных сетях, e-mail рассылку по своей базе клиентов, размещает публикации на своём сайте и партнёрские или рекламные статьи в СМИ. Но целевая аудитория может не увидеть рекламу из-за неправильного таргетирования, письма иногда попадают в спам, а статьи — остаются незамеченными.

«Из-за неэффективной коммуникации организаторы тратят на продвижение больше, чем требуется. Этого можно избежать, если использовать каналы с максимальными охватами. У голосового бота, к примеру, охваты достигают 90 %», — говорит Олена.

Всегда есть риск того, что что-то пойдёт не по графику. К примеру, sms-сообщение «задержится» и придёт поздно ночью, разозлив абонента. Или полиграфия слишком поздно напечатает приглашения, которые вы просто не успеете доставить адресатам.

В среднем от первого знакомства с продуктом (в нашем случае — когда человек видит рекламу вашего ивента) до покупки билета клиенту нужно 5–7 контактов с продавцом.

Когда контактов всего несколько десятков, организаторы ивентов вполне могут работать с каждым из них лично. Но если речь идёт о сотнях или тысячах, удобным решением может стать именно автоматизация. Частично её можно реализовать в воронке продаж.

Например, робот может сделать первый звонок - познакомить клиента с продуктом. С горячими лидами менеджерам лучше работать лично. Но некоторые рутинные задачи и после личного контакта можно делегировать роботу. Это - звонок-напоминание о мероприятии, голосовая рассылка с дополнительной полезной информацией, сбор обратной связи. То есть как минимум 3 контакта осуществит умный бот.

Случается, что клиенты интересуются и регистрируются, но событие уже завтра, а половина билетов ещё не распродана. Или вы ожидаете, что бесплатный вебинар посетит 50 человек, а их оказывается 5. Это также одна из проблем организации: вы не убедили, не напомнили, не предложили дополнительные выгоды и т. п.

Иногда для того, чтобы поблагодарить гостей за посещение и собрать после ивента обратную связь, нет ни времени, ни денег. Но это простое проявление внимания сделает клиентов лояльнее, а вам даст понимание того, что улучшить и в каком направлении двигаться дальше.

Все эти проблемы можно решить с помощью умного робота для автоматического обзвона. До сих пор многие организаторы ивентов считают, что это дорого, неэффективно и долго. Но так ли это действительно?

«Голосовая рассылка - это не что-то вроде спама. Это - инструмент повышения продуктивности и сокращения затрат на процессы, которые могут отрабатываться без участия человека», — объясняет Олена Дишкант.

Голосовой бот работает на базе искусственного интеллекта и технологий распознавания природного языка и машинного обучения. Он звонит абоненту и общается с ним по скрипту на уровне опытного менеджера. Бот понимает намерение клиента и прогнозирует его следующий шаг, что не всегда может сделать человек. Как это использовать в подготовке к ивенту?

Телефонное общение — самый быстрый способ получить нужную информацию. А высокая пропускная способность — то, чем программы обзвона выгодно отличаются от менеджеров по продажам и операторов колл-центров. Поэтому голосовых роботов можно использовать для актуализации устаревших или обзвона холодных клиентских баз.

Современный голосовой бот может за час проработать до 20 000 контактов. Оператор колл-центра за этот же промежуток времени успевает переговорить всего с 8–10 клиентами. С роботом вы уже в день рассылки получите структурированную базу: отдельно горячие лиды, заинтересованные на перспективу и те, чьи контакты следует удалить.

Многоканальная IP-телефония и построение диалога точно по скрипту снижают стоимость звонка в 3–4 раза. Моделирование разговора с помощью скрипта и способность распознавать намерения гарантируют то, что робот будет поддерживать диалог ровно столько, сколько требуется для получения результата.

Украинцы отвечают на телефонные звонки практически в 90% случаев, то есть у голосовой рассылки наивысший показатель охвата среди аналогичных каналов коммуникации. А чем больше охват, тем больше горячих лидов вы получаете.

Рост конверсии на 30-37% обеспечивает и то, что скрипты в обязательном порядке тестируются. Обычно составляется 2 или более вариантов и запускается тестовый прозвон, после чего осуществляется основная рассылка по более конверсионному сценарию.

Когда событие уже позади, можно запустить голосовую рассылку для его участников. Умный робот поблагодарит их за потраченное время, поинтересуется впечатлениями от ивента, зафиксирует все предложения, жалобы, ожидания от будущих мероприятий.

Алгоритмы программы обзвона структурируют фидбеки клиентов в соответствии с их намерениями, фиксирует предложения, жалобы и т. д. То есть вы получаете списки людей, объединённых определённым мнением или проблемой, чтобы работать с ними дальше уже более персонализировано.

Для голосового робота можно написать любой скрипт в зависимости от целей кампании. Её подготовка занимает от нескольких дней до недели. Это время нужно для того, чтобы изучить проблематику и аудиторию, написать, озвучить, протестировать скрипт и осуществить сам обзвон. В результате кампании заказчик получает структурированные данные для анализа и качественно сегментированную базу. Итак, какие этапы голосовой рассылки можно автоматизировать с разговорным ботом?

Голосовой робот — это недорогая в сравнении с аналогами и производительная технология для эффективной коммуникации с большой клиентской базой. Разговорный искусственный интеллект можно использовать для планирования и проведения ивентов любого типа вне зависимости от отрасли. Организация автообзвона не отнимает много времени, а фиксированная стоимость звонка позволяет бюджетировать голосовые рассылки на несколько кварталов вперед.

Почему искусственный интеллект важен для ивент-индустрии? Потому, что голосовые роботы понимают клиентов и среду, в которой те привыкли общаться, а благодаря удачным скриптам бывают даже лучшими коммуникаторами, чем профессиональные продавцы. Благодаря им организаторы смогут лучше понять свою аудиторию и избежать большинства ошибок в планировании мероприятий.