Электронная транспортная накладная: что известно о формате

Государство берет курс на цифровизацию. Планируется, что в ближайшем будущем в электронный вид перейдут новые типы документов, среди которых транспортные накладные, путевые листы, сопроводительные ведомости и заказ-наряды.

Скоро транспортные накладные в электронном виде могут стать обязательными. Ожидается, что такая мера будет полезна и государству, и бизнесу. Законодатель планирует:

— сделать процесс перевозок более прозрачным: перемещение грузов можно будет отследить на всех этапах маршрута;

— снизить затраты на документооборот: обмениваться электронными документами дешевле, чем бумажными;

— ускорить получение оплаты за доставку грузов. В случае с бумажными документами она поступает с отсрочкой, потому что доставка накладной занимает время. Цифровизация накладной сократит сроки до нескольких минут;

— поддержать рынок грузоперевозок. Предполагается, что к 2030 году скорость доставки грузов возрастет в шесть раз, а число перевозочных документов увеличится в 2,3 раза. К развитию должно подтолкнуть внедрение электронного документооборота (ЭДО), а пока его сдерживает традиционный документооборот.

— уменьшить число теряющихся документов. В некоторых компаниях оно достигает 7 %, а на дублирование накладных бизнес тратит время и деньги.

На конец октября 2021 года форматы электронных транспортных документов разрабатываются и ждут утверждения. Однако уже к концу года ФНС планирует представить сразу два формализованных документа: электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ).

Также до конца 2021 года Минтранс и ФНС планируют представить нормативные акты, которые будут регулировать электронное взаимодействие сторон в сфере грузоперевозок. И уже с 1 января 2022 года планируется цифровизация сопроводительных ведомостей и заказ-нарядов.

Утверждение форматов упростит отношения компаний друг с другом и государством. Организации смогут представить формализованные перевозочные документы в госорганы в электронном виде, а все данные о них будут храниться в единой государственной информационной системе.

Уже сейчас можно обмениваться транспортной накладной в электронном виде. Это позволит заблаговременно протестировать систему, отработать взаимодействие с контрагентами и перестроить бизнес-процессы.

Внедрение ЭТрН позволяет сократить затраты на документооборот, разгрузить операторов, снизить риски неполучения документов.

Выгоды для бизнеса от внедрения транспортного ЭДО показал эксперимент Минтранса. Тогда крупнейшей розничной сети X5 Group удалось больше чем в 5 раз сократить число операторов, работающих с транспортными документами. До эксперимента бумажные накладные обрабатывали 729 сотрудников, а с переходом на ЭТрН в процессе участвуют только 129 работников. Так в компании освободился ресурс для решения нерутинных задач, помогающих бизнесу развиваться.

Простой алгоритм, который поможет перевести транспортные документы в ЭДО.

Важно понимать, по каким сценариям идет отгрузка и приемка, кто из сотрудников отправляет груз, а кто — получает. Удобно расписать все возможные сценарии: это поможет быстрее перевести их в цифровой формат, когда появятся стандарты.

Перейти на ЭТрН в одиночку не получится — партнеры должны поддержать новый формат работы. Убедитесь, что все стороны готовы подписывать и отправлять документы в цифровом виде, уточните, есть ли у них необходимые ресурсы. Если контрагенты не согласны, напомните им про грядущую обязательность ЭДО: переходить на электронный формат работы все равно придется и лучше готовиться к этому заблаговременно.

На сайте ФНС есть перечень доверенных компаний-операторов, организующих ЭДО. Учитывайте, что у оператора должны быть готовые кейсы в логистической сфере. Смотрите на его экспертность, компетенции, технические возможности.

Можно по-разному обрабатывать электронные транспортные накладные: 1С позволяет максимально автоматизировать процесс, а веб-сервис — быстрее запустить электронный документооборот.

Для работы в 1С потребуется интеграционный модуль, для веб-сервиса — только доступы и браузер с выходом в интернет. Интеграция полезна компаниям со сложными бизнес-процессами, которые хотят оформлять электронные транспортные документы из интерфейса учетной системы. Веб-версия подойдет, если ТрН немного, а сценарии работы простые.

Узнайте больше о переходе на ЭТрН на странице решения Docrobot.ЭТрН.