Планы и реальность: как компании из сферы логистики готовятся к обязательному ЭДО

Docrobot и TerraLink проанализировали готовность участников логистической отрасли к обязательному переходу на электронные транспортные накладные (ЭТрН).

Изменения, которые определяют условия использования электронных перевозочных документов (ЭПД), уже вступили в законную силу. Форматы документов утверждены, государство готовится к запуску информационной системы (ГИС ЭПД) и тестирует ее работу. Следующий шаг — издание нормативных актов, регулирующих порядок обмена ЭПД и механизм включения операторов электронного документооборота в Реестр.

Ожидается, что в 2023 году электронный документооборот (ЭДО) в логистике станет обязательным — в электронный вид нужно будет перевести транспортные накладные, путевые листы, заказ-наряды и сопроводительные ведомости.

Оператор электронного документооборота Docrobot и TerraLink, системный интегратор и разработчик платформы для ЭДО TerraLink xDE, провели опрос среди участников логистической отрасли. Это помогло выяснить, насколько бизнес подготовлен к переходу в «цифру».

Опрос прошли грузоотправители, грузополучатели и перевозчики.

Большинство опрошенных компаний участие в эксперименте Минтранса не принимали (79%), и только небольшая часть начали обмен ЭТрН в рамках эксперимента.

Сроки внедрения обязательного ЭДО в логистике приближаются, однако, по результатам исследования, не все участники уверены, что сотрудники ГИБДД готовы проверять транспортные накладные в электронном виде. Также опасение вызывает готовность нормативно-правовых актов, регулирующих правила обмена ЭПД.

76% опрошенных компаний считают, что сроки выполнения обязательных требований будут перенесены, поэтому не торопятся оцифровать документооборот. И только 24% полагают, что с 2023 года обмен электронными транспортными накладными станет обязательным.

Быстро перевести транспортные документы в электронный формат не получится. На 50 000 компаний, задействованных в перевозках, сейчас приходится 80 операторов, но не каждый сможет организовать обмен ЭПД.

Для работы с транспортным ЭДО оператор должен будет попасть в специальный Реестр, а для этого — подтвердить соответствие требованиям ФНС. Требования закреплены в Приказах и уже вступили в силу (№ ЕД-7-26/936@ от 29 октября 2021 г. и № ЕД-7-26/546@ от 8 июня 2021). С января по март Минтранс начнет принимать заявки от операторов на включение в Реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

К 2023 году число провайдеров, способных работать с ЭПД, может сократиться в несколько раз. Тем, кто попадет в Реестр, необходимо будет организовать транспортный электронный документооборот для тысяч компаний.

Бизнес, который затягивает переход на ЭТрН, рискует не успеть вовремя.

При этом результаты опроса показывают, что 37% компаний, занятых перевозками, оценивают свою готовность к цифровизации только на один балл по десятибалльной шкале. И только 7% полностью готовы к переходу на ЭТрН.

Бизнесу рекомендуется заранее подготовиться к обязательному ЭДО. Дело не только в требованиях законодателя, но и в экономической эффективности. Минтранс планирует запустить обязательную цифровизацию и вывести ее на высокий технологический уровень, чтобы компании получили ряд преимуществ. Ожидается, что внедрение ЭДО существенно облегчит работу грузоперевозчиков, логистов, грузоотправителей и грузополучателей.

Обязательность транспортного ЭДО

Плавное внедрение ЭТрН уже началось. ФНС утвердила форматы электронных перевозочных документов: транспортной накладной, сопроводительной ведомости, заказ-наряда. Следующий в очереди — путевой лист.

С учетом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, переход на ЭПД пока не обязателен, но рекомендуется. Однако в 2023 году электронный формат работы может стать нормой — об этом сообщил министр транспорта Виталий Савельев. Оцифровать документы все равно придется, и лучше сделать это заранее, чтобы экстренно не перестраивать бизнес-процессы под требования государства.

Экономическая эффективность

Обязательность транспортного ЭДО — одна из немногих инициатив государства, помогающая снизить затраты. Обмениваться электронными документами дешевле, чем бумажными.

При работе на бумаге стоимость одного документа составляет около 100 рублей. Она складывается из расходов на печать, доставку, зарплату сотрудников, занятых документооборотом. Учитывая общий объем бумажных транспортных накладных, это огромные издержки, которые сегодня несут участники рынка.

ЭДО обходится дешевле: стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.

Для подтверждения договора перевозки обязательна транспортная накладная

Раньше контрагенты могли прописать в соглашении, какие документы подтверждают заключение договора перевозки.

Постановление Правительства РФ № 2116 от 30.11.21 закрепило новые правила: с 1 марта 2022 года для подтверждения договора перевозки подходит только транспортная накладная. Она должна быть оформлена по форме, регламентированной законодателем.

Отправлять, принимать и перевозить грузы без накладной нельзя. При этом предприниматель рискует, когда оформляет ее в бумажном формате. Перевозчик может потерять документ, оператор — ошибиться и указать в нем неточные данные. Такие же риски несет бумажный обмен другими документами: путевыми листами, сопроводительными ведомостями, заказ-нарядами.

С переходом на ЭДО риски исключаются. Потерять электронную транспортную накладную невозможно. Подгрузить в документ корректные данные можно из учетной системы — в таком случае в накладной гарантированно не будет ошибок.

Готовиться к цифровизации транспортных накладных лучше уже сейчас. Внедрить электронный документооборот за один день не получится. Дополнительно потребуется время, чтобы протестировать работу системы, взаимодействие с бизнес-партнерами и автоматизировать процессы.

При введении обязательной нормы использовать ЭТрН,, вы продолжите работу в привычном формате, выйдя на окупаемость проекта перехода на ЭДО. По данным РАНХиГС и ФНС России средний срок окупаемости таких проектов составляет 0,5–1,5 лет.

Подробнее о том, как экономить на логистике с ЭТрН, на странице решения.