Привет, за столом команда Docrobot. В этой статье расскажем, что проверить перед тем, как отправить документы.
Ошибки в документах приводят к искажению данных, увеличению сроков согласований, трате лишних средств, а также могут стать проблемой в работе с контролирующими органами. К сожалению, человеческий фактор нельзя полностью исключить даже с помощью цифровизации бизнеса. Поэтому мы предлагаем ознакомиться с наиболее распространёнными ошибками в документах и всегда быть «начеку».
Ошибка №1. Я художник, я так вижу
Ежедневно подписывается и отправляется множество документов, а от того, как документ оформлен, зависит его юридическая сила и понятность для других. Компании могут самостоятельно разрабатывать типовые бланки, главное — учесть в них все необходимые реквизиты. Как правило, с реквизитами на документах у большинства и возникают проблемы.
Первый шаг — проверить наличие обязательных реквизитов на бланке.
Их перечень разнится в зависимости от вида документа, но к основным относятся:
- наименование автора документа,
- название вида документа,
- заголовок к тексту,
- место составления (издания) документа,
- дата,
- регистрационный номер,
- подпись.
Важно! Для каждой официальной бумаги есть свои обязательные реквизиты, поэтому при составлении бланков уточните, что точно в них нужно написать.
После того как вы убедились, что на бланке присутствует всё необходимое, второй шаг — правильно всё расположить и написать данные.
К сожалению, в создании типовых бланков нельзя проявить все свои творческие способности. Необходимо следовать ГОСТу и ставить реквизит там, где ему предписывается место. Читать полотна ГОСТа — слишком времязатратное занятие, поэтому мы собрали основные правила ниже.
В верхней части документа посередине или справа нужно написать автора документа: какая компания его составила, её адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП и так далее.
Название вида документа — приказ, договор, счёт — пишется по центру и располагается после данных организации.
Из заголовка должно быть понятно, о чём этот документ. Заголовок выравнивают либо по левому краю, либо по центру. Также его можно выделять жирным начертанием. Ставится он перед текстом, однако, если документ из 4—5 строк, можно его вовсе не использовать.
Дату ставят под наименованием документа вверху слева. Причём не ту, когда составили документ, а когда его подписали. Форматы даты такие: 20.08.2022; 20 августа 2022 г. Город пишется в одну линию с датой и ставится либо по центру, либо у правого края.
Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи указывать не надо. Информация о подписавшем документ человеке располагается следующим образом слева на права: должность, подпись, инициалы, фамилия. Да, по ГОСТу важно в подписи сначала написать инициалы, а потом фамилию. В тексте всё наоборот.
Если подписей несколько, то они располагаются друг под другом по подчинённости — сначала директор, потом зам, потом зам зама и так далее.
Третьим шагом мы советуем создать типовые бланки для каждого вида документа, чтобы не проверять каждый раз правильность оформления.
Ошибка №2. Отправляю туда, сам не знаю куда
При заполнении документов, адресат которых другая компания или другой человек, наиболее распространённые ошибки прячутся в данных адресата. Проблема в том, что с точки зрения закона один лишний или неправильный символ (буква или цифра), делают из одной компании совершенно иную, как правило, несуществующую.
Обычно ошибки совершают в адресе и реквизитах. Поэтому в первую очередь перепроверяем, как написана улица и какие указаны дом, строение, литера и т.д. Следующим шагом сверяем все числа — ИНН, ОГРН, КПП и другие длинные последовательности цифр. Также рекомендуем обратить внимание на дату, потому что, заполняя документы на старых бланках, можно не заметить, что год уже сменился.
И самое главное — банковские реквизиты. На их основе проводятся все оплаты, поэтому наименование банка, БИК, расчётный и корреспондентский счета лучше проверить на два раза.
Ошибка №3. Правила существуют, чтобы их нарушать
Последнее по порядку, но не менее важное замечание — грамматика. Помимо того, что орфографические ошибки могут исказить смысл написанного, они ещё влияют и на имидж компании в глазах сотрудников и партнёров.
Мы собрали топ-5 грамматических ошибок, которые чаще других встречаются в деловых текстах.
1. Ошибки при написании и склонении фамилий.
Очень важно правильно писать фамилии сотрудников и партнёров, потому что даже одна забытая или изменённая буква, делает из одной фамилии совершенно другую. Поэтому печатая документы, всегда немного замедляйтесь, когда пишите чьё-то имя. Также следует помнить о том, что некоторые фамилии не склоняются.
2. Ошибки при употреблении количественных числительных
Одна из самых сложных тем в школьной программе русского языка — склонение числительных. Цифр в документах, как правило, много, и прописываются они и буквами, и цифрами, поэтому ошибки тут тоже частое явление.
Проведём эксперимент. Какое из двух написаний правильное?
- Компания переработала более пятиста килограммов пластиковых бутылок.
- Компания переработала более пятисот килограммов пластиковых бутылок.
3. Неправильное употребление падежей
Чаще всего в документах допускают ошибку в родительном и дательных падежах, их любят заменять друг другом. Например, нельзя писать согласно (чего?) соответствующего положения. Следует писать — согласно (чему?) соответствующему положению.
4. Написание глаголов с -тся и -ться
Наверно, самая распространённая ошибка в написании глаголов, и не только в документах. Выход простой: видим глагол с «мерзким» суффиксом, задаём к нему вопрос. Он что сделает? обратится. Что будет делать? будет обращаться.
5. Сокращения
В официальных документах можно использовать только общепринятые сокращения. Все остальные должны либо прописываться в самом начале, либо не использоваться. Иногда привычные сокращения из мессенджеров перебираются в текста документов, за этим нужно следить и пресекать.
Всё, что можно сделать, чтобы не отправлять документ с ошибками — перечитать его. А ещё можем порекомендовать, закинуть текст в сервис проверки грамматики, например, «Орфограммка».
Резюмируя
Перед тем как отправить документы, нужно:
- Проверить типовой бланк и все реквизиты на нём
- Удостовериться в правильности внесённых данных как своих, так и партнёров
- Вычитать текст на ошибки
От ошибок не застрахован никто. В большинстве случаев цифровизация бизнеса решает эту проблему и максимально снижает человеческий фактор. Однако всё равно самый надёжный способ избежать ошибок — всё перепроверить.