Книга "Как быстро навести порядок в бизнесе". Часть 4/7. Цикл PDSA и другие методы в применении к наведению порядка

Теперь поговорим о том, каким образом применить описанные методы по шагам. Мы с вами обсудили 4 фундаментальных метода, которые можно применять в наведении порядка. В этом разделе мы постараемся применить их непосредственно по шагам к наведению порядка в вашей организации, в вашем бизнесе, в вашей бизнес-организации. Чтобы вспомнить, давайте перечислим эти методы. Это метод деятельностей; метод Цикла постоянных улучшений; метод системной инженерии; и метод Системомыследеятельностной методологии.

Мы затрагивали некоторые другие методы, но я на них не останавливался, поэтому не включаю их в число фундаментальных методов, которые нужны для наведения порядка. На следующем рисунке я нарисовал процесс наведения порядка по шагам, для того чтобы можно было одним взглядом окинуть весь цикл. Можно окинуть взглядом всю последовательность действий, весь алгоритм действий. В данном случае мы будем подробно обсуждать каждый шаг, какой метод можно применить на этом шаге, какой метод нужно применить, какой метод наиболее эффективен и удобен, почему он эффективен и удобен, и каким образом он продвинет нас к цели.

Рисунок 8. Методы для применения.

Рисунок 9. Процесс наведения порядка по шагам.

Вспомним, что мы говорим всегда про деятельность в нашей бизнес-организации. Деятельность осуществляете вы сами как управляющий, как топ-менеджер, как владелец компании. Также, деятельность осуществляют ваши подчиненные, ваши сотрудники, ваши коллеги, ваши работники, и ваши руководители. Деятельность является основой для рассмотрения всего, что происходит на фирме. Всегда смотрите под углом деятельности на то, что происходит, имея ввиду, какой результат эти деятельности приносят вам и вашей организации. Конечно, при этом необходимо помнить и про другие аспекты, включая финансовые вопросы, безопасность и прочее.

Деятельность, для того чтобы ею управлять, ею руководить, необходимо описывать. Для описания деятельности мы выбрали формат IDEF0. Этот формат, хотя и является достаточно простым, тем не менее может использоваться для того, чтобы описывать сложные деятельности. Это достигается путем комбинирования блоков IDEF0, для описания сложных процессов деятельности. Блоки-описания деятельности группируются в описания системы деятельности. Как мы помним, система - это целостная совокупность деятельностей, которые совместно имеют новое качество, демонстрирует свойство эмерджентности в виде выполнения нужной функции.

Слово “эмерджентность” довольно необычное, оно обозначает просто-напросто появление нового, в данном случае “нового качества”. К сожалению, пока еще русского слова не придумано для этого свойства, этого качества по проявлению нового качества (простите за тавтологию). Поэтому все используют пока этот термин “эмерджентность” (иногда используют термин “синергичность”, или “синергия”). Таким образом, система - это совокупность элементов (более мелких деятельностей), выделенных из внешней среды, которые, будучи связанными между собой, совместно демонстрируют новое качество.

Фактически это новое качество и есть то, ради чего систему вы выделяете из внешней среды, выделяете своим вниманием.

Рисунок 10. Деятельность - основа основ.

Рисунок 11. Описание двух деятельностей в формате IDEF0.

Рисунок 12. Понятие “система”.

Итак, вы работаете с деятельностью людей в фирме. Это система деятельностей, или цепочка действий. Соответственно, для того, чтобы иметь картину вашего объекта как предмета вашей управляющей деятельности, вы должны нарисовать картину основного процесса. В упрощенном формате IDEF0 вы можете достаточно легко сделать это самостоятельно. Для примера, в качестве образца, на который вы можете ориентироваться, я привожу на этом рисунке упрощенную картину простого основного процесса. Картинка, как вы видите, состоит из шести блоков. Если у вас в картинке получается блоков больше, то ограничьтесь 9-ю. Больше девяти старайтесь не помещать на этот рисунок, по крайней мере на начальном этапе - не нужно усложнять рисунок и учитывать все мельчайшие детали.

Мы говорили с вами раньше, как можно описать основной процесс, как можно описать деятельности. Вы приобретете гораздо больше опыта, если будете самостоятельно рисовать такие картинки, и обсуждать их со своими коллегами, работниками, подчиненными, и руководителями. Хотя это будет казаться на первых порах достаточно сложно, не огорчайтесь, через некоторое время вы будете рисовать такие схемы достаточно легко, просто и быстро.

Рисунок 13. Предмет наведения порядка - деятельность в фирме.

Рисунок 14. Пример изображения Основного процесса.

Прежде, чем вы начнете делать улучшение вашей системы управления (или вашего основного процесса), прежде чем вы начнете проводить систематически цикл постоянных улучшений PDSA - сделайте нулевой цикл этого цикла постоянных улучшений. Этот нулевой цикл вам необходим для того, чтобы собрать исходную информацию (которой ранее у вас не было).

Для того, чтобы подготовить следующие циклы, и чтобы они проходили у вас как по маслу, делайте предварительный этап цикла PDSA, и делайте его максимально просто и быстро. Не стремитесь к совершенству сразу. Совершенства вы достигнете позже.

Нарисуйте ваш основной процесс, как я об этом сказал в предыдущих разделах. Сделайте список документов и регламентов, которые в настоящее время уже используются в вашем управлении. Просто список, не надо ничего дописывать сверх того, что у вас уже есть.

Сделайте список показателей, которые учитываются в вашем основном процессе или в управляющем процессе. Не заботьтесь о сопутствующих, или поддерживающих, или обеспечивающих процессах, занимайтесь только основным процессом и только управлением. Запишите измеренные значения показателей - они вам потребуются при проведении цикла постоянных улучшений.

Обращаю ваше внимание, что этот этап я отразил на схеме процесса “по шагам” в самом левом верхнем углу. Там в состоянии “прошлого” имеется деятельность “проведение нулевого цикла PDSA”. Напомню, что это нужно для того, чтобы впоследствии вы могли провести цикл PDSA, проведя сравнение с предыдущими значениями показателей, и определив, что улучшилась в вашем новом процессе (основном либо управляющем) по сравнению с тем, что было.

Вот это состояние “как было” вы можете зафиксировать, только проведя предварительный цикл PDSA. Проведите предварительный цикл PDSA, сделайте это максимально быстро и максимально просто, не тратьте на это дополнительных усилий и дополнительного времени. Сделайте это, чтобы впоследствии вам было с чем работать. Конечно, нулевой цикл PDSA (или “предварительной этап цикла PDSA”) отличается от “настоящего” цикла. постоянных улучшений.

В рамках “нулевого” цикла вы не вносите никакую гипотезу для улучшения каких-либо систем, вы только делаете этап Do (выполнения) Вы выполняете все ваши процессы, и измеряете значения показателей, которые вам нужно сравнить в будущем с улучшенными значениями показателей. Соответственно, вы документируете по возможности процессы вашей системы, для того чтобы было понятно, что с чем сравнивать в прошлом и в будущем. Составляете списки различных показателей, различных систем, документов, которые управляют вашими процессами, и готовитесь к тому, чтобы в будущем что-то улучшать.

Вы ничего не анализируете, не высказываете гипотез, не предлагаете улучшений и изменений. Вы только фиксируете то, что происходит в рамках вашей основной деятельности. Длительность такого предварительного этапа, или “нулевого” цикла PDSA, должна быть достаточной для того, чтобы провести замеры показателей. Если какой то процесс длится три дня, то другой процесс может длиться 15 дней.

Например, обслуживание клиента от начала до завершения может длиться 2 недели. Или, например, более короткие процессы, как-то: доставка, отгрузка, закрытие счета, получение заказа, утверждение заказа - могут длиться достаточно короткое время, несколько дней или даже несколько часов. Для них период испытания можно сделать достаточно коротким. От этого во многом зависит, собственно, и длительность вашего предварительного цикла PDSA.

В рамках нулевого цикла (оборота) PDSA вы готовите ту информацию, с которой будете сравнивать в будущем результаты первого из последующих прохождений цикла PDSA. Ничего страшного, если вам кажется, что с первого раза не удалось провести нулевой цикл PDSA, или вы не знаете как его провести. В будущем вы проведете первый оборот цикла PDSA, и увидите, чего вам не хватает для того чтобы его завершить успешно.

Вы можете вернуться опять на этап предварительного оборота цикла PDSA, или просто использовать первый цикл в качестве “предварительного” оборота, и провести еще один цикл PDSA (цикл постоянных улучшений), и уже в качестве входных параметров для него взять результаты ранее проведенного цикла PDSA.

Рисунок 15. О важности “нулевого” оборота цикла Деминга.

Рисунок 16. Место “нулевого оборота” Цикла Деминга в процессе.