Интранет — важный инструмент управления персоналом компании

Вовлечённые и эффективные сотрудники, которые вкладываются в свою компанию — это мощный актив любого бизнеса. Как интрасети могут помочь руководителям и HR стимулировать людей участвовать в жизни компании?

Интранет часто считают рабочим пространством для поддержания внутренних коммуникаций, маркетинга и IT-отдела. Но ещё есть HR-коммуникации, которые являются ключом к успеху внутренней сети компании и заслуживают отдельного внимания. Социальные технологии объединяют людей, облегчают обмен знаниями и создают корпоративную культуру компании. Они развивают бренд работодателя и влияют на опыт сотрудников внутри компании.

Разрабатывая интрасети вы решите задачу управления персоналом, поддержите удовлетворённость, удержите специалистов и повысите их продуктивность.

Компании обладают большими базами знаний, которые бывают рассредоточены по множеству внутренних серверов, отдельных рабочих столов или файлов или даже системах хранения бумажных документов. В некоторых организациях есть отдельный сотрудник или отдел, который отвечает на все вопросы.

Требуется много времени, когда нужно найти или запросить информацию в разных подразделениях. Это рискованный подход к управлению информацией — вы можете столкнуться с несколькими версиями документов и не получить доступ к последней версии. В результате вы не сможете соблюсти обязательные процедуры и сделаете вашу организацию уязвимой, например перед регулирующими или судебными органами.

Автоматизируйте процессы и установите сервисы, которые помогут находить информацию без участия выделенных сотрудников. Вы улучшите качество обслуживания сотрудников и сэкономите время и ресурсы, если транслируете информацию об изменениях в компании через интранет.

Вот несколько опций, которые можно автоматизировать и предоставлять по запросу сотрудника:

Интрасети помогут дополнять и поддерживать ваши системы и процессы. Научитесь управлять контентом — динамичным и часто обновляемым, который заставит людей возвращаться в интрасети снова и снова. Используйте функции интеграции и инструменты, ориентированные на пользователей:

Информационные платформы компании для поддержки сотрудников. Например:

Системы управления документами и контентом с возможностью поиска, со всеми необходимыми документами и информацией. Например:

Платформы для общения и совместной работы, дающие сотрудникам полезную информацию. Например:

Создание корпоративной культуры является приоритетным направлением HR. Это направление формирует положительный опыт сотрудников, особенно представителей поколений миллениалов (годившихся в 1980-1995 годах) и зумеров (родившихся в 1996-2010 годах), которые ищут развитие и карьерные возможности внутри компании.

«Миллениалы не просто работают ради зарплаты — им нужна цель», — отмечают консультанты по управлению Gallup в своем отчёте «Как миллениалы хотят работать и жить». «Для миллениалов работа должна иметь значение. Они хотят работать в организациях, у которых есть миссия и цель».

Когда сотрудники географически разбросаны или разобщены по своим отделам и не взаимодействуют лицом к лицу со своими коллегами, до них сложно донести понимание о миссии и ценностях компании. Поэтому интрасети становятся важным «мостиком», соединяющим людей и создающим общую культуру.

Используйте интранет для воплощения миссии и ценностей вашей компании. По данным Gallup только четыре из десяти сотрудников знают о миссии своей компании и о том, что отличает компанию от конкурентов. Компании, в которых сотрудники разделяют миссию и ценности, имеют на 30% больший уровень инноваций и на 40% больший уровень удержания людей.

Рассказывайте людям о проектах, достижениях и совместном преодолении трудностей. Эту информацию можно размещать в колонках новостей, блоге и интервью. Показывайте команды, лидеров и рассказывайте о них. Это замотивирует других сотрудников и сформирует определённую корпоративную культуру компании. Например, в своём интранете компания The Fridge оказывает основные моменты и новости на видном месте на главной странице, сделал раздел «День из жизни…» с фотографиями.

Создавайте внутренний бренд, который будет узнаваемым и отличит вас от других компаний. Можно создавать отдельные сообщества и общаться в интранете. А также получать обратную связь от сотрудников и помогать им решать проблемы. Например, Children’s Hospice Acorns сделал свой интранет ярким и отражающим его ценности и корпоративную культуру. Брендинг соответствует внешнему сайту по цветам и стилю оформления, но портал ориентирован на заботу и поддержку больных детей.

Создайте реферальную программу для сотрудников: используйте интранет для публикации вакансий с просьбой порекомендовать их своих друзей и знакомых, которые смогут разделять миссию и ценности вашей компании. Исследования Gallup показали, что рекомендации сотрудников повышают шансы на успешный найм на 6,6%.

Развитие сотрудников — основа плана по удержанию кадров и управлению талантами. Необходимо учитывать стремление сотрудников к гибкому графику работы, непрерывному развитию и обратной связи. Командные пространства, дискуссионные формы и импульсные опросы могут представить информацию о благополучии компании и сотрудников в режиме реального времени и выделить области, которые требуют особого внимания и реакции.

Люди ожидают быстрого и доступного общения с менеджерами компании. Сотрудники, которые знают, что их усилия получают признание и вознаграждение у руководителей, демонстрируют дисциплину, ответственность и хорошее отношение к руководству.

Размещайте информацию об учебных программах, обучающих видео, тестах и викторинах онлайн. Можно создать полноценный учебный центр, из которого пользователи могут переходить к основным инструментам и платформам и повышать свою квалификацию или осваивать смежные профессии.

Например, поставщик финансовых услуг Dollar Finance получил признание «Лучшая социальная сеть» благодаря своему порталу Daily Dollar. Он использовал интрасеть для поддержки раздела обучения персонала. На бесплатном веб-семинаре проводили живую экскурсию по своему интранету и рассказывали о своём подходе, как сделать обучение доступным и ценным для каждого сотрудника.

Исследования показывают, что время наработки продуктивности для новых сотрудников может достигать 12 месяцев. Текучесть кадров самая высокая именно в начальном периоде работы. Исследование, проведённое BambooHR, показывает, что количество сотрудников, уходящих в период между первой неделей и третьим месяцем работы, составляет 16-17%.

Компании часто тратят время на то, что водят людей по офису и знакомят со всем коллективом. У сотрудника в первые недели работы мало шансов запомнить лица, имена и должности других сотрудников. Менеджеры дают прочесть новичку кучу бумажных политик и регламентов, которые он не в состоянии освоить.

Комплексный подход к адаптации сотрудников и централизация информации во внутренней сети станет эффективным для нового человека. Он максимально повысит удобство работы ваших сотрудников и снизит нагрузку на отдел по работе с персоналом. А у новичка будет возможность постепенно изучить информацию, понять и начать применять её в работе.

Создайте стартовые страницы с информацией по ориентации, к которым сотрудникам можно получить доступ с первого дня работы. Познакомьте новичков с организационной схемой, справочниками и обратной связью, которые дадут ответы на многие вопросы. Дайте доступ к информации о миссии и ценностях вашей компании.

Подготовьте тесты на знание процессов, необходимых для начала работы, и заставьте новичков пройти эти тесты.

Ведущая британская благотворительная организация по борьбе с эпилепсией Epilepsy Action разработала уникальный процесс обратной связи через интрасеть. По мере того как новички завершали вводный курс, они заполняли анкету и сообщали, чего им не хватило в обратной связи. Это дало им возможность креативно подойти к работе и помогло организации улучшить обратную связь.

Пандемия коронавируса и развитие технологий ускорили перевод сотрудников на удалённый режим. Люди стали выполнять свои функции независимо от местонахождения и часового пояса.

Но удалённая работа принесла свои проблемы. Для сотрудников HR наибольшую озабоченность вызывают:

Для найма удалённых работников и их подключение к рабочему месту требуется гибкая и динамичная инфраструктура. Размещая в облаке интрасеть с надёжной системой управления документами или контентом, или интеграцией в вашим облачным хранилищем, вы предоставляете персоналу доступ ко всем документам, политикам, формам и информации, независимо от того, где находятся люди. Сотрудники могут получить доступ к важным бизнес-системам и выполнять сложные задачи в любое время и с любого места.

Социальные сети помогут сотрудникам HR создавать сообщества внутри вашей организации. Эти интерактивные пространства избавят людей от почтовых ящиков и дадут им почувствовать себя частью компании, будь то проект, общение или хобби. В соцсетях можно развивать сообщества книгочеев, бегунов, художников и других направлений. Устраивайте различные конкурсы и викторины, а победителей награждайте корпоративной сувенирной продукцией компании.

Интрасети отдают предпочтение мобильным приложениям, обслуживая выездных сотрудников. Используйте push-уведомления для распространения важных обновлений и информации, чтобы сотрудники вне офиса их не пропустили и были в курсе происходящего в компании.

В России с 2020 года начал проводиться конкурс Russian Intranet Awards. Миссия Russian Intranet Awards — развитие российской интранет-индустрии. Этот проект был создан, чтобы развивать интранет-отрасль в России и поощрять и мотивировать лучшие кейсы, сильных интранет-лидеров и их команды. Список компаний, ставших победителями в 2020 году, смотрите по ссылке.

В 2021 году состоится конкурс Russian Intranet Awards 2021, информацию о подготовке к нему читайте по ссылке.