Ликбез по кассовым разрывам: как обнаружить и как избежать
Меня зовут Надежда Рожкова, более 15 лет я работаю в международных компаниях на позиции топ-менеджера. Последние годы также консультирую средний бизнес. Хотя каждый из этих бизнесов по-своему уникален, их владельцы и руководители совершают примерно одни и те же ошибки, которые я разобрала по пунктам в этом материале.
Ошибка №1. Отсутствие нормальной финансовой отчетности
В базовый набор финансовой отчетности даже небольшой компании входят:
- источники финансирования стартапа — какой инвестор, грантодатель, спонсор, фаундер вложил средства в бизнес и когда это произошло, на каких условиях;
общие доходы и расходы, баланс;
операционные расходы — это те, что бизнес тратит на аренду офиса, вспомогательное ПО для поддержания ежедневной работы;
- расходы на персонал — зарплаты и мотивирующие бенефиты в виде премий, ДМС, обучения;
CAPEX, или капитальные затраты — долгосрочные вложения в развитие бизнеса вроде оформления патента, авторских прав, товарных знаков, приобретения недвижимости и земельных участков, обновления оргтехники.
Но есть отчет, который особенно не любят фаундеры-новички — отчет о движении средств.
Я выделила две причины, по которой отчет о движении денежных средств, вероятно, попадает в немилость: недостаток дисциплины и святая вера в юнит-экономику
Первая — недостаток дисциплины. Искать дополнительного человека в команду, который будет заниматься только заполнением бумажек, кажется накладным. Но до самостоятельной работы руки не доходят — слишком много других дел, чтобы тратить их на выбивание чеков.
Вторая — непоколебимая вера, что юнит-экономика, где считается стоимость одного «юнита»: клиента, подрядчика, продукта и т.д., — это единственный правильный метод подсчета денег в бизнесе. Это опасное заблуждение, поскольку юнит-экономика позволяет с точностью узнать ответы только на два вопроса:
сколько денег на юнит потрачено;
- сколько прибыли с него же получено.
Но чтобы избежать кассовых разрывов, нужно знать не просто сумму потраченных или полученных денег, но и то, когда и почему произошло их списание (начисление). Этот вопрос юнит-экономика оставляет вне повестки, а между тем чаще всего именно в нем кроется причина кассового разрыва.
Как решить вопрос?
Принять как данность, что финансовая отчетность ведется быстрее и проще, когда делается вовремя, а не после всех дел.
Идеально, если финотчетностью будет заниматься отдельный человек. Можно и на аутсорсе. Но если средств на это пока не хватает, то тогда стоит завести хотя бы табличку в Excel, где данные будут обновляться ежедневно или хотя бы еженедельно. Это потребует силы воли для выработки новой привычки, но в конечном счете она себя окупит.
Мой недавний рабочий пример связан как раз был связан с проблемой отчетности. Три друга открыли стартап. Все трое на старте вложили деньги, договорились о равных долях. Все шло хорошо, но спустя несколько лет оказалось, что для первого фаундера это не проект для заработка, а дело всей жизни. Второй хотел построить устойчивый бизнес, чтобы позже отдать свою часть «операционки» и получать от компании дивиденды. Для третьего тот же самый проект оказался венчурной историей для быстрого масштабирования и последующей продажи доли. Все эти годы первые два отдавали на развитие бизнеса деньги и время, третий — только деньги, и тогда встал вопрос, насколько справедливым оказалось принятое изначально деление на доли. Но как назло многие чеки и документы не сохранились, ведь никто не думал о таком исходе. В итоге для определения долей потребовалось участие медиатора. В результате медиации один из фаундеров ушел, два продолжили работу.
Ошибка №2. Разлад в балансировке cash-in и cash-out
Эта проблема актуальна для тех предпринимателей, у кого платежный календарь расписан на 3—4 месяца вперед, но кассовые разрывы все равно происходят. В такие моменты первое, что хочется закричать: «Все, с этого дня работаем по 100%-ной предоплате!». Мгновенное поступление средств на счет кажется панацеей.
В действительности бывают случаи, когда такая предоплата невозможна. По моему опыту, корпорации работают с подрядчиками из малого бизнеса по полной постоплате и даже не рассматривают иные варианты в 99% случаев.
В B2B-сегменте задержка в выплатах после закрытия договора на 30, а то и 60 дней — это, скорее, не кассовый разрыв, а особенность работы по агентской модели.
Но есть процессы, на которые повлиять вполне реально.
Как решить вопрос?
Во избежание настоящих кассовых разрывов я рекомендую обратить внимание на следующие моменты:
- Проведите аудит процесса order-to-cash — насколько быстро клиент получает счета на оплату. Если между подписанием договора, акта приема-передачи и выставлением счета проходит день, два, а то и целая рабочая неделя, это сильно ударяет по карману бизнеса. Логично: чем быстрее оформление, тем быстрее придет оплата. Если платежка проходит семь кругов согласования, процесс явно искусственно затруднен.
- Проверьте сроки оплат по стандартным клиентам и договорам — соответствуют ли они рыночным? Попробуйте уменьшить сроки на переговорах.
Присмотритесь к использованию инструмента факторинга, когда банк или факторинговая компания оплачивают выставленный счет раньше покупателя, а покупатель уже несет деньги посреднику. Это платная услуга со ставками выше кредитных. Но я все равно советую хотя просчитать возможность ее использования. Вдруг именно вашему бизнесу она будет полезна.
- Ведите расходы бизнеса в валюте той страны, в которой зарегистрирован бизнес. Если компания в России, значит, все расчет с клиентами и подрядчиками в российских рублях. Это главный урок 2022 года, который, я думаю, запомнят многие владельцы бизнеса и их финансисты. Если совсем не получается отказаться от валютных расчетов, хотя бы зафиксируйте курс в договоре.
Пересмотрите сроки расчетов по такому принципу: сначала получение выручки от клиентов, потом расчеты с поставщиками и подрядчиками. Платежный календарь и навык переговоров вам в помощь.
Подумайте о лизинге вместо покупки. Ведь что такое лизинг? Это, по сути, долгосрочная аренда имущества с возможностью его выкупа по истечению срока договора за относительно небольшую сумму. Да, в лизинг можно взять только те объекты, которые предполагают долгую эксплуатацию: промышленное оборудование, технику, автомобили, недвижимость. Но если у вашего бизнеса есть в этом потребность, лизинг — хороший вариант.
Ошибка №3. Низкая ликвидность активов компании
По сравнению с предыдущими двумя пунктами этот можно назвать задачкой со звездочкой, но о нем также полезно знать.
Эффективность бизнеса не строится исключительно на оборотных средствах
Поэтому важно обращать внимание на коэффициенты ликвидности — соотношения активов, которыми оперирует бизнес, с его долговыми краткосрочными обязательствами. Чем больше этот коэффициент, тем больше шансов, что компания в любой момент может расплатиться по всем своим долгам.
Среди активов есть высоколиквидные и ликвидные, которые можно превратить в реальные деньги без потери в стоимости практически в любой момент. Это деньги на счетах и депозитах, ценные бумаги, оборотные средства. А есть активы, которые можно обратить в деньги только после, например, завершения производственного цикла или в течение 12 месяцев. К ним относятся разные фонды, долгосрочные сделки.
У каждого варианта коэффициента ликвидности есть средние температуры по отрасли, но, в частности, у коэффициента текущей ликвидности приемлемым считается показатель 1,5—2,0. При этом если результат:
- меньше 1,5 — у компании больше финансовых обязательств, чем она может потянуть. Бизнес неустойчив и неплатежеспособен, а значит, вероятность кассового разрыва очень высокая;
- больше 2,5 — у компании есть деньги, и она успешно справляется с текущими обязательствами.
Как решить вопрос?
Посмотрите коэффициенты ликвидности вашей компании и подумайте, какие факторы повлияли на их текущее состояние. Возможно, стоит обратиться к рекомендациям выше. Или стоит пересмотреть политику приобретения активов на средства компании.
Может показаться, что идеальный вариант развития событий — вывести показатель коэффициента выше 2,5. Но когда на счету компании скапливается приличная сумма, это, скажем честно, не очень хорошо.
Понять такое накопительство легко. По итогам опроса на моем телеграм-канале, 75% ответивших попадают на кассовый разрыв хотя бы раз в два-три года, а у 30% кассовые разрывы случаются два и больше раза в году. А когда не то, чтобы рассчитаться по счетам, а просто выплатить заработную плату сотрудникам сложно, оголять банковские счета компании как-то не хочется. В то же время большие остатки на счету — это показатель недостаточной работы с активами, как случается при неэффективном использовании прибыли и росте нераспределенного капитала.
Некоторые бизнесы копят свободные денежные средства, чтобы потом их вкладывать в различные срочные финансовые инструменты. Это может быть неплохой стратегией. В то же время зарабатывать деньги на деньгах — прерогатива банковского бизнеса. Компания реального сектора все-таки должна иметь большую прибыль из основной деятельности. Но это уже мое мнение.
А какие у вас есть лайфхаки, как избежать кассовых разрывов? Давайте обсудим их в комментариях. В конце концов, тема денег неисчерпаема.
По долям и бизнесу у меня у друзей почти так же было. Один вкладывал душу и деньги, а другой просто деньги. В итоге долго решали. поругались, но потом собрались и договорились по-нормальному
прекрасное завершение, но это редкость, такое нужно изначально прописывать считаются ли не финансовые вложения
Вот поэтому дисциплина очень важна.
Чтобы таких ситуаций не происходило, нужно заранее обо всем договариваться на бумаге. В общем, как и в жизни.
Отчётность - это постоянно головная боль. Сколько работала, что-то да срывалось. И постоянно было так, что огромные объёмы собирают один-два человека.
Смотря какой масштаб компании, иногда достаточно одного-двух человек. Если компания крупная, то уже нужен отдел. Есть еще вариант аутсорсинга, о нем много писала в канале https://t.me/probusinesswithhope
для некоторого бизнеса это нормальная ситуация и если разрыв небольшой просто списывается и всё