Ликбез по кассовым разрывам: как обнаружить и как избежать

Меня зовут Надежда Рожкова, более 15 лет я работаю в международных компаниях на позиции топ-менеджера. Последние годы также консультирую средний бизнес. Хотя каждый из этих бизнесов по-своему уникален, их владельцы и руководители совершают примерно одни и те же ошибки, которые я разобрала по пунктам в этом материале.

В базовый набор финансовой отчетности даже небольшой компании входят:

• источники финансирования стартапа — какой инвестор, грантодатель, спонсор, фаундер вложил средства в бизнес и когда это произошло, на каких условиях;

• общие доходы и расходы, баланс;

• операционные расходы — это те, что бизнес тратит на аренду офиса, вспомогательное ПО для поддержания ежедневной работы;

• расходы на персонал — зарплаты и мотивирующие бенефиты в виде премий, ДМС, обучения;

• CAPEX, или капитальные затраты — долгосрочные вложения в развитие бизнеса вроде оформления патента, авторских прав, товарных знаков, приобретения недвижимости и земельных участков, обновления оргтехники.

  
  

Но есть отчет, который особенно не любят фаундеры-новички — отчет о движении средств.

Первая — недостаток дисциплины. Искать дополнительного человека в команду, который будет заниматься только заполнением бумажек, кажется накладным. Но до самостоятельной работы руки не доходят — слишком много других дел, чтобы тратить их на выбивание чеков.

Вторая — непоколебимая вера, что юнит-экономика, где считается стоимость одного «юнита»: клиента, подрядчика, продукта и т.д., — это единственный правильный метод подсчета денег в бизнесе. Это опасное заблуждение, поскольку юнит-экономика позволяет с точностью узнать ответы только на два вопроса:

• сколько денег на юнит потрачено;

• сколько прибыли с него же получено.

Но чтобы избежать кассовых разрывов, нужно знать не просто сумму потраченных или полученных денег, но и то, когда и почему произошло их списание (начисление). Этот вопрос юнит-экономика оставляет вне повестки, а между тем чаще всего именно в нем кроется причина кассового разрыва.

Как решить вопрос?

1. Принять как данность, что финансовая отчетность ведется быстрее и проще, когда делается вовремя, а не после всех дел.

2. Идеально, если финотчетностью будет заниматься отдельный человек. Можно и на аутсорсе. Но если средств на это пока не хватает, то тогда стоит завести хотя бы табличку в Excel, где данные будут обновляться ежедневно или хотя бы еженедельно. Это потребует силы воли для выработки новой привычки, но в конечном счете она себя окупит.

Мой недавний рабочий пример связан как раз был связан с проблемой отчетности. Три друга открыли стартап. Все трое на старте вложили деньги, договорились о равных долях. Все шло хорошо, но спустя несколько лет оказалось, что для первого фаундера это не проект для заработка, а дело всей жизни. Второй хотел построить устойчивый бизнес, чтобы позже отдать свою часть «операционки» и получать от компании дивиденды. Для третьего тот же самый проект оказался венчурной историей для быстрого масштабирования и последующей продажи доли. Все эти годы первые два отдавали на развитие бизнеса деньги и время, третий — только деньги, и тогда встал вопрос, насколько справедливым оказалось принятое изначально деление на доли. Но как назло многие чеки и документы не сохранились, ведь никто не думал о таком исходе. В итоге для определения долей потребовалось участие медиатора. В результате медиации один из фаундеров ушел, два продолжили работу.

Эта проблема актуальна для тех предпринимателей, у кого платежный календарь расписан на 3—4 месяца вперед, но кассовые разрывы все равно происходят. В такие моменты первое, что хочется закричать: «Все, с этого дня работаем по 100%-ной предоплате!». Мгновенное поступление средств на счет кажется панацеей.

В действительности бывают случаи, когда такая предоплата невозможна. По моему опыту, корпорации работают с подрядчиками из малого бизнеса по полной постоплате и даже не рассматривают иные варианты в 99% случаев.

Но есть процессы, на которые повлиять вполне реально.

Как решить вопрос?

Во избежание настоящих кассовых разрывов я рекомендую обратить внимание на следующие моменты:

• Проведите аудит процесса order-to-cash — насколько быстро клиент получает счета на оплату. Если между подписанием договора, акта приема-передачи и выставлением счета проходит день, два, а то и целая рабочая неделя, это сильно ударяет по карману бизнеса. Логично: чем быстрее оформление, тем быстрее придет оплата. Если платежка проходит семь кругов согласования, процесс явно искусственно затруднен.
• Проверьте сроки оплат по стандартным клиентам и договорам — соответствуют ли они рыночным? Попробуйте уменьшить сроки на переговорах.
  

• Присмотритесь к использованию инструмента факторинга, когда банк или факторинговая компания оплачивают выставленный счет раньше покупателя, а покупатель уже несет деньги посреднику. Это платная услуга со ставками выше кредитных. Но я все равно советую хотя просчитать возможность ее использования. Вдруг именно вашему бизнесу она будет полезна.

• Ведите расходы бизнеса в валюте той страны, в которой зарегистрирован бизнес. Если компания в России, значит, все расчет с клиентами и подрядчиками в российских рублях. Это главный урок 2022 года, который, я думаю, запомнят многие владельцы бизнеса и их финансисты. Если совсем не получается отказаться от валютных расчетов, хотя бы зафиксируйте курс в договоре.

• Пересмотрите сроки расчетов по такому принципу: сначала получение выручки от клиентов, потом расчеты с поставщиками и подрядчиками. Платежный календарь и навык переговоров вам в помощь.

• Подумайте о лизинге вместо покупки. Ведь что такое лизинг? Это, по сути, долгосрочная аренда имущества с возможностью его выкупа по истечению срока договора за относительно небольшую сумму. Да, в лизинг можно взять только те объекты, которые предполагают долгую эксплуатацию: промышленное оборудование, технику, автомобили, недвижимость. Но если у вашего бизнеса есть в этом потребность, лизинг — хороший вариант.

По сравнению с предыдущими двумя пунктами этот можно назвать задачкой со звездочкой, но о нем также полезно знать.

Поэтому важно обращать внимание на коэффициенты ликвидности — соотношения активов, которыми оперирует бизнес, с его долговыми краткосрочными обязательствами. Чем больше этот коэффициент, тем больше шансов, что компания в любой момент может расплатиться по всем своим долгам.

Среди активов есть высоколиквидные и ликвидные, которые можно превратить в реальные деньги без потери в стоимости практически в любой момент. Это деньги на счетах и депозитах, ценные бумаги, оборотные средства. А есть активы, которые можно обратить в деньги только после, например, завершения производственного цикла или в течение 12 месяцев. К ним относятся разные фонды, долгосрочные сделки.

У каждого варианта коэффициента ликвидности есть средние температуры по отрасли, но, в частности, у коэффициента текущей ликвидности приемлемым считается показатель 1,5—2,0. При этом если результат:

• меньше 1,5 — у компании больше финансовых обязательств, чем она может потянуть. Бизнес неустойчив и неплатежеспособен, а значит, вероятность кассового разрыва очень высокая;
• больше 2,5 — у компании есть деньги, и она успешно справляется с текущими обязательствами.
  

Как решить вопрос?

Посмотрите коэффициенты ликвидности вашей компании и подумайте, какие факторы повлияли на их текущее состояние. Возможно, стоит обратиться к рекомендациям выше. Или стоит пересмотреть политику приобретения активов на средства компании.

Может показаться, что идеальный вариант развития событий — вывести показатель коэффициента выше 2,5. Но когда на счету компании скапливается приличная сумма, это, скажем честно, не очень хорошо.

Понять такое накопительство легко. По итогам опроса на моем телеграм-канале, 75% ответивших попадают на кассовый разрыв хотя бы раз в два-три года, а у 30% кассовые разрывы случаются два и больше раза в году. А когда не то, чтобы рассчитаться по счетам, а просто выплатить заработную плату сотрудникам сложно, оголять банковские счета компании как-то не хочется. В то же время большие остатки на счету — это показатель недостаточной работы с активами, как случается при неэффективном использовании прибыли и росте нераспределенного капитала.

Некоторые бизнесы копят свободные денежные средства, чтобы потом их вкладывать в различные срочные финансовые инструменты. Это может быть неплохой стратегией. В то же время зарабатывать деньги на деньгах — прерогатива банковского бизнеса. Компания реального сектора все-таки должна иметь большую прибыль из основной деятельности. Но это уже мое мнение.

А какие у вас есть лайфхаки, как избежать кассовых разрывов? Давайте обсудим их в комментариях. В конце концов, тема денег неисчерпаема.