Как выбрать приложение для коворкинга: анализ лучших вариантов

Сложно представить успешный коворкинг-бренд, не использующий никакого специального программного обеспечения. В конце концов, инновационного ПО для гибких рабочих пространств немало.

Некоторые разработчики называют свои программы приложениями для управления коворкингами и обещают всеобъемлющую автоматизацию рабочих процессов.

Другие же ставят конечного пользователя — резидента и арендатора — во главу угла и называют свою технологию приложением для рабочих пространств. Давайте разберёмся, какой из этих двух подходов является наилучшим для вас.

Сперва следует решить, для кого вы выбираете программное обеспечение.

Самое фундаментальное различие между технологиями, представленными на рынке, — это их целевая аудитория.

Программы для менеджмента рабочих пространств стремятся к недостижимой цели объединения всех аспектов вашего бизнеса на одной платформе. В идеале такая консолидация должна экономить время, автоматизируя такие повседневные задачи, как формирование инвойсов, управление резидентами, и так далее.

Иногда разработчики такого ПО даже обещают приложения для резидентов, но усидеть одновременно на двух стульях совсем не просто.

PS: мысль о том, что ПО для менеджмента коворкинг-пространств полностью освободит вас от управления бизнесом, довольно утопична. В конце концов, это всего лишь программа, которая не может автоматизировать абсолютно все процессы в вашем офисе, пока вы отдыхаете за чашечкой кофе.

На самом деле, название «ПО для менеджмента коворкинг центров» довольно громкое и не стоит его воспринимать буквально.

Лучший способ автоматизации — это самообслуживание ваших клиентов, как в случае с приложением для коворкинг пространств, с помощью которого они могут бронировать переговорные комнаты, заказывать и оплачивать дополнительные услуги, обращаться в службу поддержки, и т.д.

Следующий шаг: подумайте над тем, какие проблемы вы пытаетесь решить.

На что вы обращаете внимание в первую очередь при покупке программного обеспечения? Наверняка вы заходите во вкладку «функции», и чем больше всего там видите, тем привлекательнее кажется продукт. Но является ли целый список разнообразных функций гарантией решения всех ваших проблем? К сожалению, нет.

Дело в том, что функция сама по себе не является решением. А вот хорошо проработанный продукт, который решает определенную проблему, вполне может называться решением.

Технология, напичканная множеством функций без определённой цели, — это провал. Чаще всего, чтобы предоставить наилучшее решение, большинство функций можно спокойно удалить, так как сами по себе они не имеют никакой ценности. Как гласит закон Парето, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20%.

Большинство ПО для менеджмента гибких рабочих пространств подаётся как многофункциональное, инклюзивное и разностороннее. Однако после прочтения предыдущего абзаца, вы наверняка поняли, что продавать функции — не самый лучший подход к бизнесу, который не ставит потребителя превыше всего.

Клиенты не хотят платить за функции, они ищут решения для своих проблем. Понимая это, хороший разработчик не будет тратить своё время на ненужные функции только для того, чтобы пустить пыль в глаза, а сосредоточится на удовлетворении потребностей своего клиента.

Поэтому, при выборе приложения для вашего коворкинга, следует задать себе вопрос: «Действительно ли эта технология предоставит оптимальное решение для моих проблем?»

Давайте рассмотрим несколько известных примеров, наглядно демонстрирующих случаи, когда решение конкретной проблемы оказалось важнее, чем множество функций, и принесло продуктам популярность и любовь целевой аудитории.

Как только на рынке появился iPhone, у него не было ни карты памяти, ни стилуса, ни аппаратной клавиатуры — всех тех атрибутов, которые считались на тот момент обязательными для смартфона. В функциональном сравнении с такими гигантами как Windows Mobile или Blackberry, iPhone явно уступал. Но при разработке iPhone, все силы были брошены на самое важное — опыт пользователя, что и помогло компании достигнуть такой феноменальной популярности среди клиентов.

Twitter тоже является отличным примером подобного подхода. Как для социальной сети, он имеет довольно ограниченный набор функций. До сих пор твиты нельзя редактировать, и каждый твит ограничен по количеству букв. По количеству функций Твиттер уступает тому же Фэйсбуку, однако это вовсе не мешает сотням миллионов пользователей использовать эту сеть просто потому, что она очень эффективна для быстрой передачи информацию. Ведь для того, чтобы отправить сообщение своей аудитории, достаточно всего лишь достать телефон из кармана и написать пару предложений.

Подытоживая вышесказанное, можно сделать вывод, что наличие той или иной функции вовсе не означает, что вы найдёте ей применение. Вы будете использовать только тот функционал, который удовлетворяет ваши уникальные потребности. Итак, мы приближаемся к третьему пункту.

Позвольте вашей команде использовать программы, которые они уже знают и любят.

Собрать слаженную команду непросто. И когда вам наконец-то везёт и в вашей команде появляется опытный профессионал или способный кандидат, вам требуются определённые инструменты, чтобы обеспечить их продуктивность.

Например, если у вашего менеджера по продажам имеется солидное резюме, огромный опыт за плечами и развитая мышечная память после многих лет работы в любимой CRM системе, они скорее всего откажутся приспосабливаться к неполноценной CRM функции, встроенной в вашу программу для управления коворкингом. То же будет с бухгалтером: опытный финансист ни на что не променяет такие профессиональные решения как 1С, Галактика или Парус.

Представим ситуацию. Вы приобрели многофункциональную программу для менеджмента коворкинг-пространств в надежде на то, что ваши работники ознакомятся с её функционалом и научатся пользоваться всеми встроенными возможностями. К сожалению, скорее всего ваша команда всё равно будет использовать уже известные им специализированные программы из-за того, что инструменты в купленном вами приложении попросту не соответствуют их требованиям.

Как говорится, за всё берётся, а толком ничего и не умеет.

Профессиональные программы, используемые вашими работниками, могут удовлетворить практически все ваши нужды, кроме одной — менеджмента вашего сообщества. Это задача приложения для коворкинга. В таком случае, если вы используете это приложение исключительно для организации сообщества, зачем нужны десятки лишних функций?

Функции должны соответствовать вашим нуждам.

Я не советую вам верить каждой надписи, гласящей что вам непременно нужна та или иная функция. Вы сами увидите, что подавляющее большинство этих функций на самом деле не так уж нужны и могут быть спокойно удалены из программы. Более того, их исчезновения никто даже не заметит.

Помните, что полезные функции могут быть просто погребены под грудой вторичных если речь идёт об объёмном продукте. Рассматривая каждую из них, задавайтесь вопросом: «Совпадает ли эта функция с моими нуждами? Какую пользу она несёт для определенных групп людей (менеджеров вашего пространства или резидентов)? Является ли она настоящим решением или просто очередной функцией?»

Такой подход позволит вам сосредоточиться на поисках хорошего продукта, который будет удовлетворять не только ваши нужды, а ещё и нужды ваших менеджеров и резидентов.

Когда вы наконец найдёте подходящее приложение с идеальным набором первичных функций, спросите разработчика, каков следующий шаг. Над чем они работают и какие решения у них в планах?

Мораль: найти самое подходящее по функционалу и цене ПО будет намного легче, если отталкиваться не от количества функций в продукте, а от ваших уникальных потребностей.

PS: если вам кажется, что вы сделали неправильный выбор, никогда не поздно перейти на более подходящее ПО для коворкинг-центра.

Сравнивать продукты между собой при выборе идеального решения для вашего пространства нормально, и в этой секции мы детально сравним andcards с другими приложениями для коворкингов.

andcards — это отличный пример приложения, предоставляющего решения, а не сотни ненужных функций. Технология фокусируется на резидентах и их комфорте, что способствует стабильному развитию вашего бизнеса.

andcards концентрируется на таких проблемах, как резервирование помещений, каталог преимуществ для резидентов, оплата, поддержка клиентов и т.д. В случае с andcards, позиционирование продукта как сфокусированного на резидентах, это не просто маркетинговый ход, а первостепенная стратегия бренда, о которой я расскажу ниже.

Сравните подходы «приложение для резидента» и «приложение для администратора».

Клиенты коворкингов — занятые люди, стремящиеся развить свой бизнес и увеличить продуктивность. У них нет ни времени, ни желания разбираться в десятках кнопок и вкладок. ПО, ориентированное на резидентов, должно быть интуитивным, лёгким и быстрым в освоении. Оно должно упрощать, а не усложнять жизнь ваших резидентов.

Построить бизнес непросто. Особенно когда речь идёт об общем рабочем пространстве и синергии физического офиса с дополнительными сервисами. Такой бизнес нуждается в эффективной системе, сочетающей в себе множество рабочих процессов.

Мы являемся свидетелями серьёзных изменений в популярности платформ, которыми пользуются люди. За последние 7 лет количество мобильного трафика выросло на 222%. Новые поколения вырастают со смартфонами в руках. Широкополосный интернет и мобильные устройства продолжают наращивать популярность, так как люди хотят быть продуктивными всегда, а не только в офисе.

Приложение для коворкингов, которое вы используете должно хорошо выглядеть и быть простым в освоении. Будучи созданным для резидентов, оно должно впечатлять пользователя и поддерживать имидж вашего бренда. Хороший коворкинг никогда не предложит своим резидентам устаревшие или неудобные приложения потому что это негативно скажется на его репутации.

Подумайте об аудитории вашего гибкого пространства: сколько людей платят сами, за скольких платят компании, сколько человек в вашей команде. Ели речь идёт о клиентах, существует две группы: те, кто платят сами за себя и те, за которых платит кто-то другой.

Безусловно, опыт пользователей, которые платят сами за себя, должен быть идеальным. Но как же резиденты, за которых платит фирма? Хотите ли вы осчастливить всех своих клиентов или только избранных?

Теперь мы понимаем, что приложения для коворкинга могут быть классифицированы в зависимости от аудитории, на которую они рассчитаны. Обратите внимание на изображение сверху — Officernd, Cobot, и Nexudus в основном созданы для управляющих коворкинг-пространствами и платящих резидентов. Технология andcards рассчитана на всех резидентов, включая тех, которые платят за себя сами.

Естественно, для оценки эффективности продуктов, рассчитанных на разные аудитории нужно использовать разные критерии.

Структуры ценовых моделей наиболее популярных платформ для управления рабочими пространствами более или менее схожи. Они основаны на количестве резидентов. Разница заключается, главным образом, в рентабельности ценовых планов.

Если вы внимательно прочитали эту статью, вы уже знаете практически всё о приложениях для рабочих пространств, их классификации и основных критериях, которые стоит принимать во внимание при сравнении крупнейших игроков на рынке.

Когда вы будете выбирать из всех доступных программ, вас уже не ошеломит огромное количество функций и вы будете обращать внимание только на те из них, которые вам действительно необходимы.

Если вам нужен инструмент чтобы помочь вашей команде управлять коворкинг центром, у вас есть два варианта:

Оба варианта имеют свои плюсы и минусы и я настоятельно рекомендую хорошо их взвесить перед принятием финального решения.

Совет: Расставляйте приоритеты правильно, так как, совершив ошибку, вы застрянете на наборе инструментов, которыми не станет пользоваться ваша команда профессионалов. Разве не важнее инвестировать в удовлетворённость своих клиентов, если ваш заработок напрямую зависит от именно от них?

Если вы сфокусированы на резидентах и хотите сделать свои сервисы более удобными и доступными для них, попробуйте andcards. Это приложение отличается от всех остальных тем, что изначально создано для создания наиболее благоприятного опыта для ваших резидентов.

Ещё не протестировали andcards? Закажите демо andcards, чтобы увидеть программу в действии и получить ответы на все вопросы.