Участие в тендерах, как эффективный способ выйти на долгосрочные и выгодные заказы

Всем доброго времени суток! Наверняка вы уже сталкивались с понятием “тендер”, а может уже всерьез думаете поучаствовать в закупках. Стоит ли оно того и какие детали следует учесть, расскажу на собственном опыте. Если вы уже запустили свой бизнес, то рекомендую ознакомиться с материалом внимательнее, так как тендеры - один из самых эффективных способов поиска достойных заказчиков.

Вкратце расскажу о собственном поиске заказов на тендерах:

· в 2020 году я приняла участие в своем первом тендере от компании СДЭК-Глобал;

· за последующий год мой колл-центр “ПроКоллибри” конкурировал с другими крупными потенциальными исполнителями в госзакупках.

Итог: к середине 2021 года я поучаствовала более чем в трех крупных тендерах.

Так стоит ли все-таки попробовать себя в конкурентных закупках и какие плюсы даст подобная инициатива? Давайте попробуем разобраться с этим вопросом.

Тендер (официально название «конкурентная закупка») – это процедура отбора предложений на поставку товара или оказания услуг на конкурсной основе. Проще говоря, это конкурс на выполнение заказа или на долгосрочное сотрудничество.

Суть тендера звучит предельно просто: компания-заказчик выбирает самое привлекательное для себя предложение. Выгода его обычно состоит в получении наиболее качественных товаров/услуг за более приемлемую цену.

Но в чем тогда состоит выгода для участника? Давайте выделим два главных момента:

1. заказчик бесспорно заинтересован в приобретении заявленных услуг/товаров. Так мы мгновенно пропускаем один из сложнейших этапов поиска заказчика – указать на потребность в нашем продукте. В итоге для получения крупного заказа нам не понадобятся тысячи холодных звонков и постоянные рассылки холодных коммерческих предложений или сложная настройка таргетированной рекламы;

2. большое количество крупных успешных компаний выбирают своих поставщиков исключительно на тендерных закупках. Следовательно, других путей получить заказы от многих известных фирм и значительно повысить свою репутацию, кроме конкурентных закупок, у нас попросту нет.

В заключение раздела отмечу одну деталь: перед участием в тендерах важно иметь опыт выполнения некрупных коммерческих заказов – без него просто не получится участвовать в закупках. К примеру, это могут быть заказы с оплатой за результат, либо с невысокой ценой за выполнение услуг. Важно научиться работать в различных условиях и решать форс-мажорные ситуации, которые могут возникать во время выполнения проекта. Поэтому, если вы только запустили свой бизнес, то мой вам совет: для начала освойтесь на рынке и закройте несколько десятков простых и малобюджетных заказов, а после можно смело пробовать свою компанию в конкурентных закупках.

К примеру, заказы для своего колл-центра «ПроКоллибри» я начала искать на тендерах только спустя 3,5 года после создания компании. К моменту участия в первом тендере количество руководящих сотрудников и операторов выросло в разы, а также появился опыт как получения, так и выполнения самых разных заказов.

Для четкого понимания, зачем вам участвовать в тендерах, я вывела список преимуществ и недостатков конкурентных закупок. Отмечу сразу – достоинств я нашла больше. Итак, начнем с плюсов:

· Крупные и долгосрочные заказы и оплата за объем выполненной работы. Госзаказчики обычно платят не за полученный результат, а именно за объем. Возьмем в пример мой колл-центр «ПроКоллибри»: нам заказчик оплачивал минуты, отработанные нашими операторами в диалоге входящей линии. Таким образом, каждый час диалога заказчик позиционировал как 100% конверсию от звонков;

· Выбор заказа в соответствии с возможностями компании. Так как суть тендера основана на торгах, значит компании-участники сами назначают цену за свой продукт или услуги, исходя из теоретически понесенных затрат и ценовой политики. Сам же проект компания выбирает соизмеримо с имеющимися навыками и опытом;

· Заказы на регулярной основе. Найти подходящего заказчика на закупках не составит труда — тендеры проходят регулярно и не зависят от времени года или ситуации в стране;

· Наличие точного технического задания. Компании-заказчики составляют техническое задание, из которого видны основные требования для выполнения заказа. Например, практически в любой сфере услуг четко прописывается объем работ, который потребуется выполнить, а также крайние сроки выполнения. И что самое важное, из показателей ТЗ компания-подрядчик может посчитать рентабельность и конечную прибыль, а также спланировать свою нагрузку и ресурсы.

В это же время работа на тендерных закупках предполагает серьезную ответственность. Ценой ошибки могут стать как деньги и время, так и репутация компании. Сорванный контракт часто становится причиной занесения в реестр недобросовестных поставщиков, после чего большое пятно на вашей репутации смыть едва ли удастся… Это, пожалуй, важнейший из недостатков конкурентных закупок. Также среди минусов можно выделить:

· жесткие технические требования и различного рода договорные ограничения. Договор предполагает, что компания-подрядчик исполнит заказ в соответствии со строго определенными критериями. Помимо этого, исполнитель несет ответственность за исправность своего технического оборудования. Если произойдет сбой техники в связи с огромной нагрузкой, то заказчик может просто разорвать с исполнителем контракт или наложить штраф;

· риск потери финансов. Некачественная работа, неисполнение должного объема в назначенный срок, — за все это заказчик не поленится наложить штраф или же вовсе не оплатить часть выполненной работы. Да, такие случаи действительно бывают, однако все эти моменты четко прописываются в договоре, поэтому советую с ним ознакомиться детально. Также есть вероятность потерять обеспечение заявки – финансовые средства, которые вы вносите до начала торгов, дабы доказать серьезность своих намерений.

Итак, основные вещи расскажу на примере нашего первого тендера, а общие выводы и советы буду выделять курсивом.

1. Когда мы приняли решение участвовать в госзакупках, в штате «ПроКоллибри» работали двадцать сотрудников, а также дополнительные операторы от нашего субподряда ( ресурсы от сторонних колл-центров). На тот момент мы уже пользовались услугами проверенных поставщиков связи, процессы между сотрудниками и отделами были отлажены. Так как до участия в закупках мы выполняли коммерческие заказы, то положительные отзывы от клиентов у нас имелись.

Вывод: нарабатываем опыт, собираем отзывы в «отдельную папочку» и запасаемся качественным оборудованием и услугами проверенных поставщиков.

Важно! При выборе подрядчика заказчики обращают внимание на информацию о вашей компании в интернете. Поэтому рекомендую добавить адрес компании в 2ГИС, Яндекс.Карту, а также создать свой сайт с услугами или выпускаемой продукцией.

2. Еще до подачи заявки на первый тендер, мы провели анализ ценовой политики «ПроКоллибри» и рассчитали возможную прибыль. На основании полученных данных удалось определить оптимальную стоимость наших услуг – все-таки ценой и стоит пытаться выделиться среди конкурентов. Далее мы составили для заказчика коммерческое предложение.

Вывод: анализируем финансовые показатели своей компании, рассчитываем доход, чистую прибыль и потенциальную стоимость услуг/продукции, составляем подробное коммерческое предложение.

Важно! Обращайте внимание на особенности заказа. Например, заказчик первой закупки, в которой участвовала моя компания, стал СДЭК-Глобал. Ему нужны были операторы на все часовые пояса России, так как эта компания доставляет грузы по всем регионам страны. Если вы не можете полностью закрыть потребности заказчика, то и участвовать в тендере бессмысленно. Акцентируйте внимание на требованиях и деталях заказа.

Поэтому, перед участием проверьте, всем ли требованиям соответствует ваша компания, в особенности учтите:

· штат;

· технические требования;

· требования к выполнению работ;

· пожелания заказчика;

· договорные обязательства и штрафные санкции.

3. В этом пункте затронем общий список документов для заявки. Для каждого типа тендеров он разный, на моем примере вкратце рассмотрим необходимые документы для заявки в открытом конкурсе в электронной форме. Итак, для участия в тендере нам понадобятся:

· выписка ЕГРИП, ОГРН, ИНН;

· декларация за текущий и предыдущий год, заявка на участие, справка об уплате налогов;

· файл о предполагаемой реализации проекта (описываются этапы подготовки проекта и контроля над его воплощением);

· декларация соответствия участника открытого конкурса требованиям, установленным заказчиком.

К сожалению, по итогам данной закупки заказчик выбрал другого исполнителя. Об удачном участии в тендере, тонкостях работы с госзакупками, а также мошенничестве в конкурентных закупках мы поговорим в следующих статьях.

А с вами была Ольга, успешных жизненных решений и удачи во всех начинаниях!