Защита ценной информации в компании
Для сохранения в тайне сведений, которые позволят привлечь новых клиентов, занять выгодное положение на рынке и, как следствие, увеличить доход, нужно сделать такие сведения конфиденциальными.
При возникновении споров участники рынка жалуются, что NDA не работает, при этом пренебрегают принятием надлежащих мер для защиты.
В свою очередь защита сведений возможна путем установления режима коммерческой тайны в отношении информации, которая имеет коммерческую ценность.
Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в законе.
Пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
В этой заметке рассмотрим, как обезопасить сведения путем введения режима коммерческой тайны.
Какая информация может являться коммерческой тайной?
Закон о коммерческой тайне (п. 2 ст. 3) определяет, что режим коммерческой тайны можно установить:
- в отношении сведений любого характера (производственных, технических, экономических, организационных и других);
- в отношении сведений о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере;
- в отношении сведений о способах осуществления профессиональной деятельности.
При этом критериями таких сведений являются:
- коммерческая ценность в силу неизвестности третьим лицам;
- отсутствие свободного доступа к такой информации на законном основании;
- введение режима коммерческой тайны обладателем такой информации.
По нашему опыту чаще всего к информации, составляющей коммерческую тайну, относят сведения:
- о клиентах, о потенциальных клиентах;
- о клиентской базе;
- о партнерах и взаимоотношениях с ними;
- о переговорах, о сотрудничестве;
- о заключенных договорах и контрагентах по ним;
- о финансовых планах и прогнозах;
- содержащиеся в документах, поступивших от контрагентов общества, в которых указано на конфиденциальность информации;
- о внутренней структуре организации, о структурных подразделениях;
- о кадровой политике организации;
- об используемом программном обеспечении;
- об условиях доступа к компьютерам и хранящейся на материальных носителях информации, в том числе логины, пароли и т. п.;
- об используемом оборудовании и технологиях;
- о способах производства, технологиях, рецептурах;
- о планах и внедрении нового оборудования, технологий, продукции, услуг;
- о секретах производства (ноу-хау) и др.
В перечень информации составляющей коммерческую тайну можно включать общие формулировки, например, как указано выше. Однако, чем точнее будет в перечне идентифицирована информация, тем легче будет доказать факт ее распространения.
Какая информация не может являться коммерческой тайной?
Закон не допускает защиту в качестве коммерческой тайны сведений:
- содержащиеся в учредительных документах и документах о внесении записей в государственные реестры;
- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда;
- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам;
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
Полный перечень указан в ст. 5 Закона № 98-ФЗ.
Рекомендуем не устанавливать охрану в отношении бухгалтерской, налоговой отчетности, так как эта информация считается публичной. Но, если очень хочется, то лучше прописать в перечне информации, составляющей коммерческую тайну, соответствующий тип информации, как – «экономическая и финансовая деятельность».
Какие шаги нужно предпринять для установления коммерческой тайны?
1. Издать положение о коммерческой тайне.
В положении о коммерческой тайне установить следующее:
- порядок обращения с информацией;
- контроль за соблюдением порядка обращения с информацией;
- ответственность за нарушение установленного режима коммерческой тайны;
- порядок ведения учета лиц, получивших доступ к информации;
- иную информацию.
2. Утвердить перечень информации, составляющей коммерческую тайну.
В перечне установить виды охраняемой информации со всеми характеристиками соответствующих сведений.
3. Ознакомить работников с положением о коммерческой тайне.
Издать реестр работников, получивших доступ к информации, в котором сотрудник обязан:
- вписать ФИО;
- вписать должность;
- вписать дату ознакомления;
- поставить подпись.
4. Контролировать порядок обращения с информацией.
Осуществлять контроль в соответствии с положением. Например, вести реестр сотрудников и контрагентов, получивших доступ к информации.
В реестре имеет смысл фиксировать:
- ФИО сотрудника / наименование контрагента;
- основание получения доступа;
- переданные сведения;
- дату предоставления доступа;
- подпись.
5. Подписать с работниками / контрагентами соглашения о неразглашении / конфиденциальности
Регулировать отношения по использованию информации с работниками и контрагентами в рамках договоров.
С указанными лицами закреплять обязанности по конфиденциальности в новых договорах, либо в рамках отдельно заключенных соглашениях о конфиденциальности.
6. Проставлять гриф «Коммерческая тайна» (или аналогичный гриф, например, «Конфиденциально»).
Гриф должен содержать:
- полное наименование и место нахождения юридического лица;
ИЛИ
- Ф. И.О. и место жительства ИП.
7. Создавать условия для соблюдения режима коммерческой тайны.
Создание условий для соблюдения установленного режима коммерческой тайны можно отнести к техническим мерам, которые наряду с правовыми и организационными составляют комплекс мер по защите информации. Такие условия должны соответствовать установленному в организации порядку обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну. Примеры условий:
- оснащение сейфами;
- установка программного обеспечения, а также наличие специалистов, которые обеспечат настройку технических средств, установят пароли и т. п.
Важно: Режим коммерческой тайны будет установлен после принятия всех шагов. Только так суд сможет привлекать к ответственности лиц, нарушивших режим.
Ответственность: что ждет нарушителей режима?
Контрагента и работника можно привлечь к ответственности:
Недавно мы опубликовали в нашем магазине комплект документов для введения режима коммерческой тайны. Специально для читателей vc.ru по промокоду «HELLOFROMVC» будет предоставлена скидка в размере 20% на любые комплекты, в том числе и на комплект «Режим коммерческой тайны».
Команда Mollis Lex | Блог | Магазин правовых документов