Как сделать круче свое мероприятие с помощью чат-ботов?

Сегодня хочу поделиться с вами одной классной историей из моей фрилансерской карьеры. Речь пойдет о том, как я автоматизировал процессы для мероприятий с помощью чат-ботов. Да-да, те самые чат-боты, о которых сейчас не говорит только ленивый.

Итак, было это около года назад. Ко мне обратилось агенство организатор крупного забега для IT-специалистов, назовем его условно "Фест-2022".
Проблема была в том, что они абсолютно тонули в рутиных задачах: ответах на одни и те же вопросы в соцсетях, регистрации участников, рассылке напоминаний и еще куче мелочей.
Задача была проста: сделать так, чтобы у них освободилось время для более креативных и важных дел для мероприятия.
Люди пришли к тебе на праздник, а ты ковыряйся в соц.сетях, таблицах и почте? Фи!

Решение я нашел довольно быстро – щит и меч моего арсенала: чат-боты. Уж я-то знаю, как они способны облегчить жизнь. Начнем с главного: автоматизировали ответы на вопросы. Вы даже не представляете, сколько раз один и тот же вопрос типа "А сколько стоит билет?, как пройти на старт, где получить стартовый пакет и т.д" приходится отвечать.

Итак, к делу:

Мы с клиентом созвонились и буквально на салфетке расписали, о чем спросить могут чаще всего. Вопросы типа: «Когда начинается мероприятие?», «Где купить билеты?», «Что за диджеи будут выступать?» и т.д. Создали своего рода FAQ.

Для начала я решил сделать простой бот в Telegram. Он должен был отвечать на основные вопросы, а заодно – помочь зарегистрироваться и получить электронный билет.

Для этого я использовал платформу Salebot. Кроме того, интеграция с Google Sheets позволила довольно легко управлять списками участников и настройкой рассылок. Но давайте обо всём по порядку.

Формочка на сайте у клиенту уже была, но все эти данные потом вручную обрабатывались и переносились в таблицы – мрак. Мы интегрировали бота с Google Sheets. Так данные о регистрации автоматически вносились в табличку, а заодно бот тут же отправлял пользователю подтверждение регистрации и электронный билет. Низкий поклон webhook за это!

Я настроил бота на рассылку напоминаний. Были всякие интересные штуки типа "День до мероприятия, не забудьте билет", или "Через час начинается выступление известного диджея". Такие мелочи – а люди прям счастливы.

Чтобы мероприятие запомнилось, мы добавили в бота всякие фишки: викторины, конкурсы с мгновенным результатом и даже систему голосования за лучший номер программы. Это здорово активировало участников и сделало их участие более интерактивным.

Организаторы "Фест-2022" были в восторге. Мы сократили количество рутинных задач на 70%, а участники оставили исключительно положительные отзывы о быстроте и удобстве. Вся команда смогла сосредоточиться на создании интересного и насыщенного событийного контента, а не на разборе почты и регистрационных форм.

Результаты:

В чат-бот бот зашло:

319 человек.

Приняло участие в разгадывании задач:

223 человека.

Принято участие в розыгрыше:

123 человека.

Оставило контакты на вакансии в компании:

89 человек.

Успех бота привлек внимание других организаторов мероприятий и, как говорится, пошло-поехало – получил несколько новых заказов на разработку подобных решений. Как говорится, сарафанное радио рулит.

Так вот, такая вот история о том, как можно с помощью чат-ботов из «каши» организационных проблем создать конфетку. Если вы тоже замучены рутиной на своих мероприятиях – смело пишите, чат-боты на страже порядка!

Мы в студии разрабатывали ботов для более 5 мероприятий от радиоэфира до марафона.
На основе опыта выделил несколько способов, как использование чат-бота может сделать ваше мероприятие круче:

1.Привлечение участников:

Например, за бонус выложить у себя в сторис или группе картинку с "Я участвую в нетворкинге", с ссылкой на регистрация тем самым организаторы привлекут внимание к своему мероприятию и получат больше регистраций.

2.Регистрация и информация:

Чат-бот может помочь участникам зарегистрироваться на мероприятие, предоставить необходимую информацию о программе, спикерах и расписании, а также ответить на часто задаваемые вопросы.

3.Уведомления:

Чат-бот может отправлять уведомления участникам о предстоящих событиях, изменениях в программе или других важных обновлениях, чтобы участники всегда были в курсе.

4.Вопрос - ответ:

Если мероприятие проходит в гибридном формате(и в живую и онлайн) через чат-бота участники могут задавать спикерами вопросы.

5.Геймификация для пользователей бота:

логические задачи, квесты, головоломки на тематику мероприятия.
За правильные ответы - выдача бонуса, например на марафоне был стенд с головоломками и в бота нужно было написать правильный ответ, за правильные ответы бот выдавал купон на напиток в баре.
Розыгрыш призов в лотереи для всех участников.
Использование чат-бота на вашем мероприятии поможет сделать его более интерактивным, удобным и привлекательным для участников.

• Примеры ботов для мероприятий

Чат-бот для конференции.
Проходил партнерский форум CGПФ-23 специально для неё был создан чат-бот.

Чат-бот для мероприятия.

Проходил IT-ЗАБЕГ runit.digital одним из партнеров была компания Лига ставок для которой и был создан чат-бот.

Чат-бот для радиоэфира компании Citilink

Если хотите задать вопрос или обсудить проект пишите в Telegram

Подписывайтесь на мой ТГ-канал про чат-боты и воронки

Сайт студии разработки чат-ботов Tiger Digital: