Прямые и косвенные расходы в управленческом учете: что это такое и зачем нужно

Однажды Роберт решил открыть пиццерию под названием «Пицца Роби». Чтобы все шло как по маслу, он также решил освежить свои знания о прямых и косвенных расходах. Роберт объявил конкурс среди своих друзей: кто лучше всего объяснит разницу между прямыми и косвенными затратами, тот сможет есть пиццу бесплатно целую неделю…

Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова, я — предприниматель, финансовый ментор для бизнесов, собственник Консалтингового центра Профдело, мы настраиваем управленческий учет и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса, а также известны качественным бухгалтерским обслуживанием для ООО и ИП.

Друзья собрались в пиццерии и началась весёлая дискуссия.

Один из друзей, Джим, любил пошутить. Он сказал: «Прямые расходы — это как сыр на пицце. Ты видишь его, ты его ешь, и он непосредственно влияет на вкус пиццы. А косвенные расходы — это как официант, который приносит тебе эту пиццу. Ты не ешь официанта, но без него пицца сама к тебе не придёт!»

Все долго смеялись. А Джим заслужил свою неделю бесплатной пиццы за креативность.

С тех пор в «Пицце Роби» шутливо называют все косвенные затраты «официантами», а прямые затраты — «сыром и колбасой», что делает учет расходов в ресторане не только полезным, но и веселым!

В бизнесе понимание того, куда уходят деньги, — ключ к успеху. Это помогает устанавливать правильные цены, планировать бюджет и увеличивать прибыль. Все расходы можно разделить на две большие группы: прямые и косвенные. Знание разницы между этими видами дает вам мощный инструмент для управления финансами и стратегического планирования.

Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова — предприниматель, экономист, юрист, руководитель Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраиваем управленку и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса.

Читайте в статье:

Зачем предпринимателю знать о прямых и косвенных расходах
Что такое прямые расходы
Прямые расходы для инфобизнеса
Прямые расходы для селлеров маркетплейсов
Прямые расходы для IT-компаний
Что такое косвенные расходы
Как правильно распределять косвенные расходы между продуктами или услугами
Автоматизация учета
Как понимание расходов поможет вам лучше контролировать прибыль

Знание прямых и косвенных затрат важно для предпринимателя по нескольким ключевым причинам:

Правильное ценообразование. Вы легко определите минимальную цену, поймете какую можно дать скидку.
Быстрая реакция на переговорах. Будете быстро подсчитывать в уме, можете ли пойти на условия заказчика, или то, что он предлагает — неприемлемо.
Сокращение лишних трат. Вы увидите, на что именно идут деньги, и сможете найти способы тратить меньше денег, не снижая качества.
Точное планирование. С ясным представлением об издержках вы сможете более точно планировать бюджет, сможете быстро ориентироваться в ценах и принимать управленческие решения.

Эти знания делают управление бизнесом проще и эффективнее.

Ключевая задача управления затратами – рассчитать полную себестоимость товара / услуги / сделки с учетом как прямых, так и косвенных расходов. Это называется "юнит-экономика продукта".

Прямые затраты — это расходы, которые вы можете точно отнести к производству определенного товара или услуги.

Они играют важнейшую роль в определении стоимости ваших продуктов и помогают вам понять, сколько денег вы тратите на изготовление каждой единицы товара.

Например, если вы производите столы, то стоимость дерева и работы вашего столяра — это прямые затраты. Они прямо влияют на стоимость изготовления каждого стола.

Примеры прямых расходов:

Материалы. Все, что вы используете для создания продукта. Если вы шьете одежду, то прямые затраты включают ткани, нитки и украшения.
Заработная плата производственного персонала. Деньги, которые вы платите работникам, непосредственно занятым в производстве. Например, если у вас есть пекарня, то зарплата пекарей будет прямыми издержками.
Затраты на комплектующие. Детали, которые необходимы для сборки вашего продукта. Например, для производства компьютеров это будут чипы, материнские платы и жесткие диски.
Упаковочные материалы. Все, что используется для упаковки и подготовки товара к продаже или отгрузке. Если вы продаете керамическую посуду, это могут быть коробки, пенопласт и лента.
Транспорт и логистика. Доставка материалов или товаров непосредственно к месту производства или от производителя к покупателю. Например, стоимость доставки мебели от фабрики до магазина.
Прямые коммунальные платежи. Электричество, газ, вода и другие коммунальные услуги, которые используются непосредственно в производственных целях. Например, если ваш бизнес зависит от мощных станков, то стоимость их энергопотребления – прямые издержки.

Для инфобизнеса, который заключается в продаже знаний и информационных продуктов (курсы, вебинары и электронные книги), список прямых затрат будет нестандартным, вот некоторые из них:

Контент. Оплата авторам текстов, курсов или фрилансерам, которые разрабатывают и пишут материалы для обучающих программ. Например, статьи, видео, учебные пособия.
Платформы для хранения контента или проведения вебинаров. Например, платежи за Zoom или GetCourse.
Маркетинг и реклама. Прямые затраты на рекламу конкретных курсов, включая SMM, таргет, посевы у блогеров и так далее.

Для селлеров маркетплейсов (Wildberries, Озон, Мегамаркет и др.), прямые затраты также имеют свои специфические особенности. Вот примеры:

Закупочная стоимость товара. Стоимость приобретения товаров, которые вы планируете продавать на маркетплейсе.
Упаковка и маркировка. Всё, что используется для упаковки товаров перед отправкой покупателю, включая услуги комплектации и разукомплектации, коробки, пленку, а также нанесение маркировки и штрих-кодов.
Логистика до покупателя или ПВЗ. Её забирает сам маркетплейс из вашей выручки.
Вознаграждение маркетплейса. Сюда включена плата за пользование платформой и даже штрафы, если вы из получаете регулярно, и они у вас являются частью бизнес-процесса.
Реклама и продвижение. Рекламные кампании внутри маркетплейса, например, платные выделения товаров, рекламные акции для увеличения видимости товара и тому подобное.
Фотографирование товаров. Профессиональная фотосъемку товаров для повышения их привлекательности в каталоге.

Для IT-компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения или предоставлением IT-услуг, прямые затраты могут включать следующие пункты:

Заработная плата разработчиков. Деньги, которые вы платите программистам, инженерам и другим техническим специалистам, непосредственно занятым в разработке или поддержке ваших продуктов.
Лицензии. Оплата за использование стороннего программного обеспечения, баз данных, серверных технологий или любых других инструментов, которые необходимы для создания или поддержки ваших продуктов.
Хостинг. Стоимость размещения ваших веб-приложений, серверов или баз данных на внешних платформах или облачных сервисах.
Юридические услуги (ограниченно). Неожиданно, потому что юруслуги всегда считались косвенными. Но вот, например, добавление ПО в реестр российского ПО – уже могут считаться прямыми.

Косвенные затраты – это расходы, которые не связаны напрямую с производством конкретного товара или предоставлением услуги, но они необходимы для поддержания работы вашего бизнеса в целом.

Косвенные издержки невозможно отнести к конкретному продукту или услуге. Начинающие предприниматели так и учитывают косвенные "единым котлом".

Те же, кто хочет считать юнит-экономику, и знать себестоимость каждого направления, продукта, услуги или сделки, должны распределить косвенные затраты по какому-то принципу.

Обычно косвенные расходы распределяют пропорционально выручке – чем больше получили от направления / продукта / услуги / сделки, тем больше на неё распределили косвенных издержек. Но это не единственный способ, варианты способов я опишу чуть ниже. И лучше распределять автоматизированно.

Примеры косвенных расходов:

Аренда помещения.
Коммунальные платежи (кроме прямых).
Зарплата административного персонала (управляющие, бухгалтеры).
Обслуживание и ремонт оборудования.
Офисные закупки (канцелярия, почтовые услуги).
Маркетинг и реклама.
Амортизация оборудования и мебели.
Страхование (имущества, ответственности).
Профессиональные услуги (юридические, консультационные).
Налоги и лицензии

Эти платежи необходимы для поддержания работы компании, но не связаны напрямую с производством или продажей конкретного товара или услуги.

Вот примерная пошаговая инструкция как это сделать:

Разделите затраты на прямые и косвенные. Все, что можно отнести к конкретному направлению (продукту), лучше сделать прямыми. А те, что распределить нельзя, будут косвенными. Финансовый департамент должен постоянно работать над тем, чтобы как можно большему количеству платежей присвоить прямое направление и понять, на что конкретно они были произведены. Для рекламных затрат помогут системы сквозной аналитики. Остальные придется классифицировать вручную.

Выберите метод распределения. Есть несколько способов распределения косвенных затрат. Например:

Пропорционально выручке. Самый популярный и простой способ. Распределите траты в зависимости от доли каждого продукта в общей выручке компании.
Пропорционально использованию ресурсов. Если один продукт использует больше ресурсов, на него придёт большая доля косвенных затрат. Например, если в одном проекте заняты 3 middle программиста, а в другом – 5, то косвенные расходы можно распределить в отношении 3:5.
Равномерно. Применяется для большого количества однотипных продуктов, например, товаров. Допустим, вы купили партию женской одежды. В контейнере 2000 позиций. Разгрузка контейнера стоит 10000 ₽. При равномерном распределении каждая позиция получит по 5р плюсом к себестоимости за разгрузку товара. Это удобно для устного счета.
Пропорционально закупочной стоимости. В примере из предыдущего пункта автоматизированные системы спокойно распределят стоимость разгрузки пропорционально стоимости самих платьев. Например, это умеет делать 1С.

Используйте программное обеспечение для учета. Специализированные программы помогут автоматизировать процесс, учитывая выбранный метод. Это помогает уменьшить ошибки и упростить учет. В следующем разделе я расскажу об этом.

Регулярно пересматривайте выбранный метод. Ваш бизнес меняется, и старые учетные методы могут уже не работать или устареть для вас. Регулярно проверяйте, соответствует ли выбранный метод текущей ситуации в бизнесе.

Если вы уже наладили учет доходов, у вас есть план продаж, учет выручки, вы поделили ее по направлениям, услугам и сделкам, самое время заняться затратами. Давайте посмотрим, как можно просто и понятно организовать и автоматизировать такой учет.

Программы для автоматизации управленческого учета затрат:

Если у вас товары, обязательно ставьте товароучетные программы типа Мой склад или 1С.
Если производство, вам не обойтись без 1С. Хотя, сейчас сервис Мой склад активно внедряет производственную составляющую в свой продукт. Если производство небольшое, а сервис приятен или уже установлен – можно пробовать. Если все с нуля, 1С кажется предпочтительнее (УНФ, КА или ERP), потому что в них удобнее и легче работать, а их функционал уже оттестирован и отлажен.
Если услуги или работы (IT, DIGITAL, инфобиз) – лучше использовать программы с возможностью проектного учета, например, Планфакт, Адеск или 1С.УНФ.
Для общепита традиционно используется IIKO, в которой можно вести весь управленческий учет, но многие также используют связку IIKO + 1C, снова по той же причине, что 1С более известна, понятна для учетных специалистов, потому она легче и ошибок в ней допускают меньше.

Основные правила учета расходов:

Записывайте каждую покупку. Особенно, если вы купили что-то с личной карточки.
Используйте программы для учета. Современные программы помогут вам не только записывать, но и анализировать расходы, чтобы вы видели, сколько стоит производство каждого изделия.
Считайте юнит-экономику. Как можно детальнее, до услуги, сделки или единицы товара.
Вводите данные оперативно. Информация, внесенная с опозданием на несколько месяцев, бесполезна для принятия управленческих решений.
Анализируйте результаты. Учет без анализа результатов – бесполезен.

Правильный управленческий учет поможет установить эффективные цены на ваши товары и услуги и обеспечить прибыльность вашего бизнеса. Это как карта на пути к финансовому успеху вашей компании. Вот тут можно почитать, как мы внедряли управленку в DIGITAL-агентстве.

Есть ряд простых механик, которые помогут эффективно управлять прибылью через расходы:

Ценообразование. Чтобы не работать в убыток, вы должны установить цену на продукт выше суммы всех прямых и косвенных расходов по данному продукту, включая затраты на материалы, заработную плату рабочих и прочее. Это невозможно сделать, не внедрив учет затрат и юнит-экономику.
Реакция на конкуренцию. Зная свои полные затраты на каждый юнит (услугу, товар, сделку), вы можете снизить цену до определенного уровня, чтобы конкурировать на рынке, не теряя при этом деньги.
Управление расходами. Старайтесь как можно больше издержек сделать прямыми, то есть найти методику по которой вы определите на какой юнит предназначен тот или иной платеж. Косвенные распределяйте, чтобы знать полную себестоимость каждого юнита.

В итоге, хорошее понимание и управление прямыми затратами помогают улучшить вашу прибыль и сделать ваш бизнес более конкурентоспособным.

Управление затратами — это не только о сокращении расходов, это о максимизации вашей эффективности и прибыли. Понимание прямых и косвенных затрат позволяет вам делать обоснованные решения, которые поддерживают здоровье и развитие вашего бизнеса.

Применяя полученные знания, вы сможете лучше контролировать свои финансы и делать обоснованные решения, которые помогут вашему бизнесу расти и развиваться.

А если вы хотите узнать о делегировании, я об этом написала в статье "История. О менторах".

Лайк и коммент - по традиции!

А на мой уютный телеграммчик Про безопасный бизнес подписываться пока не призываю — у меня экзистенциальный кризис, а точнее отпуск, поэтому писать я буду что-то из отпуска и вовсе не по делу :)