Как подключить локацию к сервису Home Office?

Добавление локации

После прохождения процедуры регистрации и получения доступа в личный кабинет (см. предыдущую инструкцию) в сервисном меню выберите раздел «Локации».

Первым делом вам потребуется ввести название локации и указать адрес ее местонахождения. Следом – нажать кнопку «Отправить на модерацию». После модерации локация автоматически попадет в систему.

Будьте внимательны, без внесения информации о локации функция «добавить сотрудников и объекты» будет для вас недоступна.

Для удаления локации — свяжитесь со своим персональным менеджером.

Добавление сотрудников

В личном кабинете, в разделе «Сотрудники», будет отображен персонал вашей компании, который может видеть и управлять объектами и бронированием.

При нажатии на кнопку «+Добавить» вы можете устанавливать роль сотрудника в системе, а также предоставлять ему доступ в зависимости от назначения.

• В формах вводим информацию о сотруднике (ФИО, должность, рабочий email, контактный номер телефона);
• Указываем его роль в системе:
  

Сотрудник – уровень доступа только для просмотра и подтверждения бронирования;

Супервизор – уровень доступа, где возможно добавлять и изменять локации и объекты, а также управлять бронированием;

• Привязываем сотрудника к локациям, за которые он будет отвечать;
• Устанавливаем доступ сотруднику в зависимости от зоны ответственности.

Действующего сотрудника можно:

• Заблокировать на время отпуска, больничного и пр.;
• Удалить. При ошибочном удалении сотрудника, его профиль может восстановить только служба поддержки по заявке;
  
• Редактировать профиль – при изменении должности, email, контактного номера телефона, роли в системе и другое.

Добавление объектов

В личном кабинете, в разделе «Объекты», отражаются площадки вашей локации, которые вы добавили для работы.

Нажмите «+Добавить объект», внесите его параметры в отведенной форме исходя из выбранной локации. Обязательно стоит указать время работы, сроки бронирования и минимальное время аренды.

Введите короткое, но содержательное описание объекта, а также добавьте актуальные фотографии.

Опишите, как найти рабочие места в рамках локации, порядок получения пропуска. Также стоит указать, если для доступа на ваш объект требуется наличие удостоверения личности. Введите дополнительные параметры объекта: время для уборки между клиентами, максимальный срок отмены, доступное для использования оборудование. Все указанные параметры будут зафиксированы как в карточке объекта, так и в системе поиска. Нажмите на кнопку «Отправить на модерацию». После проверки объект отобразится в системе.

Чтобы сделать объект неактивным или удалить его – свяжитесь со своим персональным менеджером.

Бронирование объекта

В личном кабинете, в разделе «Бронирования», будут отображены клиенты, которые забронировали активные рабочие места в вашей локации. Также в момент бронирования места на указанный при регистрации email придет уведомление о подтверждении брони. Советуем регулярно обновлять входящие сообщения.

Вы можете осуществлять поиск необходимых бронирований, используя фильтры:

• Календарь;

• Локации;

• Статус.

Управление бронированием

Вы должны «Подтвердить» или «Отклонить» бронирование.

Если Вы отклоняете бронирование, обязательно укажите причину. Это необходимо, чтобы мы в дальнейшем собирали аналитику и предоставляли вам отчеты.

Подтверждение бронирования осуществляется:

• По заявкам, направленным с 9:00 до 20:00 – в срок не более 15 (пятнадцати) минут с момента получения заявки;

• По заявкам, направленным с 20:00 до 24:00 — не позже 11 часов следующего дня;

• По заявкам, направленным с 00 часов до 9:00 – не позже 11 часов дня;

Отмена бронирования:

• В случае необходимости отмены или изменения бронирования сотрудник, имеющий доступ к управлению объектом, должен самостоятельно в Личном кабинете внести необходимые корректировки не менее, чем за 7 дней.

В заключение

Сегодня собственникам объектов недвижимости становится все сложнее привлекать арендаторов на пустующие площади, если речь идет не о высококлассных и хорошо расположенных проектах. Множащиеся в геометрической прогрессии из-за кризиса операционные задачи или отсутствие ресурсов порой не оставляют возможности владельцам провести на объектах необходимые изменения для их соответствия современным требованиям. С другой стороны, и у арендаторов начали образовываться пустующие площади в офисах из-за перевода основной массы сотрудников на «удалёнку» или гибридный режим работы, за которые при этом нужно платить в полном объеме.

В рамках продукта мы помогаем монетизировать пространства как арендаторам, так и собственникам, переформатируя пустующие площади под сервисные офисы и переговорные комнаты для последующей сдачи в аренду клиентам Home Office.