Что использовать руководителю для продуктивного управления Excel, Google Таблицы или CRM OLLA Berkana?

Как хозяйка, главный постановщик и вдохновитель небольшой студии танцев, я все время нахожусь в творческом поиске. И, увы, личностям творческим, слегка «витающим в облаках», иногда трудно сладить с подводными камнями бизнеса. Я (смею надеяться) талантливый преподаватель, но тяжело при этом быть еще талантливым дельцом.

Услышала про такую вещь, как crm-система и, разобравшись, что к чему (проще говоря – это программа управления бизнесом, несмотря на заковыристое название), решила: вот мое спасение. Ведь эта crm упрощает массу бизнес-процессов: систематизирует входящий поток заявок, ведет учет клиентов и сотрудников, фиксируя все данные о них; сохраняет «историю» – данные обо всех сделках и контактах с клиентами, если они понадобятся для составления аналитики или будущих проверок. Финансовый учет, автоматизация входящих заявок, постановка задач для коллектива и задач компании в долготекущей перспективе – все это также должна упростить и полностью автоматизировать грамотная crm-система.

В общем, я решила браться и тестировать. И вроде бы существуют бесплатные Гугл-таблицы, на которых можно опробовать систему учета. Ведь программа обещает «автоматизацию бизнеса», а это именно то, что нужно для моей творческой головы, в которой сложно удержать необходимость составить график персонала, составить расписание занятий, вести учет клиентов и даже журнал посещаемости младших детских групп – то, что ввиду «камерности» моей организации приходится делать самой.

Итак, что же удобного я нашла для себя в Google Таблицы, а что меня разочаровало:

Гугл таблицы, конечно же, совершенно бесплатны, но и «сервис автоматизации» тут весьма условный – очень много чего приходится вводить вручную самой.

Поэтому стоит все же сказать, что опыт использования Гугл таблиц позволил мне поделить их функционал и работу с интерфейсом на «достоинства» и «недостатки».

К «приятным моментам» можно отнести следующее:

– Как уже упоминала, Google Таблицы – бесплатный сервис;

– Таблицы просты в использовании, интерфейс приятен и понятен;

– Так как Гугл связан с их облачным хранилищем, есть возможность пользоваться им и быть уверенным, что данные в системе находятся в полной безопасности;

– Здесь можно доступными способами проводить аналитику и составлять отчеты.

«Недостатками» гугл-таблиц я бы назвала следующие пункты:

– Много информации приходится вводить вручную, когда совершенно нет времени, а от этого-то я и пытаюсь уйти;

– Для грамотной отчетности нужно использовать некоторые формулы, что усложняет обработку данных;

– Наиболее важный, на мой взгляд, недостаток – Google Таблицы подходят только для начального развития бизнеса, не слишком сложных структур; в анализе работы среднего и крупного бизнеса толку от них мало.

Пока я думала, стоят ли вообще эти срм потраченных на них усилий, и что я делаю не так, администратор детской школы английского языка, с которыми мы арендуем помещение в одном здании, упомянула про CRM Олла Беркана – сказала, они очень удобны как раз для школ, детских учебных центров, студий, кружков – словом, для нашей сферы деятельности.

CRM Олла Беркана www.ollaberkana.ru система платная, но у них есть пробный бесплатный период или демо-версия, и я решила: «Почему бы не попробовать?»

Попробовала, нажала кнопку «получить десять дней бесплатно», находящуюся прямо на главной странице сайта, – теперь рассказываю. Первый факт, очень меня порадовавший, – менеджеры после отправки заявки перезвонили практически сразу, в течение пяти минут. Хотя, возможно, мне просто повезло попасть в момент низкой загруженности, не знаю. Далее о самой системе срм. В первую очередь, поражает широта возможностей хранения и анализа различной информации: от упорядоченных данных клиентов в карточной системе, до информации о сотрудниках, возможности вести расчет заработной платы, а также просматривать историю сделок.

По сравнению с другими системами приятно удивила автоматизация важных процессов. Работа с клиентами становится почти молниеносной: найти абсолютно все данные о конкретной персоне является простым и быстрым действием.

Итак, в CRM Олла Беркана автоматизированы следующие процессы: прием заявок от клиентов, постановка задач для сотрудников, почтовые рассылки все клиентам, заинтересованным лицами и подписчикам; всесторонний и тщательный анализ работы компании; создание документов происходит по шаблону, а информация вводится автоматически, без необходимости заполнять все вручную.

Технические решения программы протестированы и надежны, но если вдруг возникают какие-то вопросы – всегда можно позвонить в службу поддержки, где вам вежливо и оперативно окажут помощь в полном объеме.

CRM Олла Беркана подойдет не только школам, подобным моей, но в принципе любым компаниям, работающим в сфере дополнительного образования, когда для учащихся необходимо вводить учет абонементов, график посещаемости, составлять расписания, вести учет детей и их журнал успеваемости. В целом, при вашем индивидуальном запросе Олла Беркана обещают найти эффективное решение для любого типа организаций и учреждений и составить набор именно тех модулей, которые подойдут для вашего ведения бизнеса и грамотных бизнес-решений в необходимой отрасли образования.

Для оформления заказа и начала работы с CRM Олла Беркана достаточно просто оставить заявку на сайте или позвонить им по контактному телефону; там же, в режиме живого общения, можно задать все интересующие вопросы компетентным менеджерам.

Но даже помимо общения с «живыми» менеджерами по своим вопросам я нашла массу полезного и интересного для самообразования в сфере crm: у Олла Беркана есть свой ютуб-канал, где упорядочено и доступно в форме видеоуроков представлено много полезной информации, а также проходят семинары с экспертами отрасли и конференции по теме.

Да, эта система платная – но я ни секунды не пожалела о том, что теперь являюсь обладателем их лицензионной версии (на которую перешла, оценив все преимущества версии демо). К тому же я обнаружила, что на платном варианте то и дело «прилетают» свои «плюшки»: у них часто проходят выгодные акции или рассылаются спецпредложения.

Программа учета решает абсолютно все вопросы руководителя или администратора, отнимающие массу времени: работа с сотрудниками, составление их графиков, фиксация рабочих часов, анализ работы и оплата труда; но также и полный контроль над посещаемостью клиентов, привлечением и регистрацией новых клиентов, выдачей и заменой абонементов, и, конечно же, планирование задач компании.

Свободное время – для других, более важных в моей творческой деятельности задач – оно того стоит, правда. Я теперь больше занимаюсь именно тем, в чем состоит мое призвание: танцую, учу, фантазирую, делаю постановки новых номеров, с которыми мы скоро выступим на конкурсах областного значения, прославляя имя нашей школы. А рутина… Ее можно автоматизировать, сделать практически незаметной, а также никогда не допускающей ошибок, в отличие от действий живого, заполняющего данные человека – что успешно доказывает CRM Олла Беркана, ставшая бессменным подспорьем в росте моей компании и во всех наших достижениях.

Сейчас у CRM OLLA Berkana новогодняя акция https://ollaberkana.ru/