Тайм-менеджмент руководителя детского центра

Ритм жизни руководителя детского центра безумный, энергозатратный и почти непредсказуемый. Ведь помимо наваливающихся каждый день систематических задач, требующих решения, именно в работе с детьми и преподавательским составом часто случаются внеплановые ситуации и цейтноты в некоторые напряженные для учебы месяцы. Дети и их родители – клиенты особенные, никогда не предскажешь, если ребенок заболеет или его отправят к бабушке, что обеспечит пробелы в занятиях.

Оставляйте время для решение внеплановых задач и внезапных вопросов каждый день. Даже если вы запланируете свободное “окно” в своем загруженном графике, оно все равно будет загружено важными делами, потому что к руководителю всегда идут с проблемами и предложениями – это нормальный процесс. Если у вас нет выделенного времени на внезапные вопросы, требующие срочного решения – то вам придется сдвинуть свои планы, чтоб решить эти вопросы сейчас, и следующий день будет загружен вдвойне.

Стройте грамотную коммуникацию с сотрудниками. Вы должны попытаться минимизировать количество «звеньев», которые находятся между постановкой задачи и получением ее сотрудником. В современном мире есть множество способов донести информацию – не посредством вызова в кабинет или телефонного звонка, на который человек в определенное время не сможет ответить. С помощью мессенджеров, локальных сетей или функций систем crm выберите способ доносить до сотрудников задачу максимально быстро, без потери информации.

Научите людей предлагать решения самим. Приучите сотрудников не «вываливать» на вас сразу всю проблему, а выделить самое главное, а также предложить свои варианты решения. Это сэкономит ваше время, вы выберете наиболее удачный из предложенных вариантов, у сотрудника останется чувство «сопричастности» к решению вопроса. Дополнительную информацию вы можете запросить уже сами в процессе разговора.

Делегируйте полномочия. Если вы видите, что какие-то вопросы могут решаться не на вашем уровне, без вашего непосредственного участия, или же можно научить коллектив разбираться с определенным видом деятельности самим – сделайте это. Также можно смело переложить какую-то часть задач на компетентного помощника, который сможет «отфильтровывать» вопросы, находящиеся не в вашей компетенции.

Рассчитывайте свою продуктивность. У каждого есть время, когда он наиболее собран, энергичен и продуктивен. Ставьте наиболее энергозатратные задачи на период вашей активности: для жаворонка это первая половина дня, для совы – вечер. И обязательно выделите немного времени в середине дня, когда вы сможете отдохнуть, собраться с мыслями, «встряхнуться» для дальнейшей продуктивной работы.

Выделяйте время, когда вас нельзя беспокоить. Помимо того, что часть своего дня вы должны «выделить» для внештатных ситуаций и внезапных вопросов, вы также должны оставить время для работы в тишине. Иногда руководителю нужно просто подумать. Рассмотреть аналитические данные по работе центра, спланировать стратегии. Приучите сотрудников, что есть время, когда вас нельзя беспокоить. Что вы можете даже выключить уведомления в месенджере, поэтому они не должны испытывать панику, если вы не отвечаете в ближайшие пять минут. Согласуйте тот факт, что вы можете какое-то время не быть на связи, поскольку решаете вопросы, требующие полной сосредоточенности.

Облегчить жизнь, освободить время и систематизировать процессы вам также поможет CRM-система для детского центра.

CRM для детского центра – это система автоматизации - мобильная, интуитивно понятная и удобная. С ее помощью вы сможете видеть финансовые процессы и получать грамотную аналитику работы центра, чтоб строить стратегию развития. Сможете коммуницировать с сотрудниками напрямую, рассылая им задачи, осуществлять обратную связь. Необходимость бумажных отчетов или отчетов в эксель будет упразднена. Снизится процент ошибок в работе, ведь сотрудники не смогут что-то перепутать или упустить – все фиксируется системой.

Программа учета детей в детском центре, оформление абонементов, составление расписаний, учет посещаемости в детском центре, карточки каждого ученика, обеспечивающие индивидуальный подход к клиенту, связь с сотрудниками, мобильность в постановке задач – все это предоставит CRM OLLA Berkana – система, предназначенная для оптимизации работы учебного заведения, «заточенная» под особенности образовательного учреждения. Разгрузите свой день и автоматизируйте рутинные рабочие процессы с помощью OLLA Berkana!