amoCRM для HR-менеджера. Или как обработать 100 кандидатов за 1 день?

Привет, меня зовут Доброхвалов Михаил, я основатель и руководитель компании WelbeX. Наша компания занимается внедрением и доработкой amoCRM, а также разработкой порталов и мобильных приложений для нужд бизнеса.

Вскоре после того, как мы начали искать сотрудников для нашей компании, стало понятно, что большинство традиционных процессов собеседования ошибочны или не вписываются в современные стандарты.

У нас была цель: найти талантливых людей, которые станут неотъемлемой частью нашей команды, покажут высокий результат и останутся с нами надолго. Чтобы избежать проблем с тратой времени впустую, мы решили сосредоточиться на оптимизации процесса найма людей на раннем этапе, а не полагаться на устаревшие шаблонные вопросы.

Именно поэтому мы разработали рекрутинговую систему в amoCRM, которая позволила нам обрабатывать несколько заявок одновременно и автоматически отсеивать неподходящих кандидатов.

Как это работает?

Полезное открытие для нас и хороший совет для вас: храните всю информацию о вакансиях, их описание и ссылки на анкеты в Notion. Это максимально удобное приложение-блокнот, в котором всю необходимую информацию можно разложить по полочкам, иметь к ней быстрый доступ и ничего не терять.

Созданная нами система удобна тем, что на начальных этапах общения с кандидатом почти не нужно вовлекать сотрудников. Всю работу выполняет бот.

Мы публикуем вакантное место и к описанию должности прикрепляем специальную ссылку на анкету. Кандидат должен перейти по ней и заполнить необходимую нам информацию. В случае, если человек не увидел ссылку, а оставил отклик на вакансию, наш HR отправляет сообщение с просьбой заполнить анкету.

Зачем нужна анкета? В ней кандидат указывает ФИО, контактные данные, место проживания и ссылку на резюме. Мы используем эти параметры, но вы можете выбрать свои, в зависимости от требований вашей компании. Все данные в анкете автоматически заносятся в amoCRM, и создается карточка кандидата. Таким образом, человек попадает на первый этап нашей воронки - "Первичный контакт".

После того, как человек попал в нашу воронку, ему приходит автоматическое приветственное сообщение, а так же предложение пройти тестовое задание, чтобы попасть в команду. Здесь кандидат переходит на этап воронки: "Взят в работу".

Для того, чтобы бот правильно подобрал ТЗ (тестовое задание), мы прописываем специальные UTM-метки в URL каждой вакансии.

Для чего мы даем тестовое задание? Для нас важно, чтобы мы не оказались одной из тех компаний, куда человек просто оставил отклик, даже не ознакомившись с основными требованиями. Мы не заинтересованы в людях, которые не проявляют вовлечённости в дело. Если на таком начальном этапе кандидат вкладывает свои ресурсы, выполняя тестовое задание бесплатно, это хороший показатель того, что на человека можно рассчитывать в будущем. Так же ТЗ даёт возможность оценить уровень навыков и подход к выполнению задач.

После того, как мы получили один из предложенных вариантов ответа, бот отправляет сообщение, где указана ссылка на задание и инструкция. За этим следует перенос на 3 этап воронки: "Получил ТЗ".

После того, как тестовое задание готово и отправлено нам, кандидат попадает на этап "Отправил ответ". Тут впервые в работу включается HR-менеджер. Его задача заключается в том, чтобы выяснить правильно ли заполнены все пункты и работают ли ссылки. Если все хорошо, то в Asana автоматически появляется задача для ответственного специалиста, который проверит ТЗ. Так происходит перенос карточки кандидата на этап "Ответ валиден".

После проверки мы переводим кандидата на этап "ТЗ проверено". Если тестовое задание выполнено хорошо, и кандидат набирает необходимое количество баллов, то бот отправляет приглашение на собеседование.

По результатам собеседования выставляется оценка. В случае, когда человек набирает порог баллов, мы отправляем предложение о работе. Если кандидат согласен на наши условия, мы высылаем ему доступы к необходимым системам, всю возможную информацию, и он переходит на предпоследний этап воронки "Готов к работе".

На этом этапе мы наблюдаем, справляется ли человек с обязанностями, укладывается ли в сроки и умеет ли работать в команде. По завершении испытательного срока руководство принимает окончательное решение на этапе "Результат ТМ", а затем мы закрываем сделку.

Чтобы оценить эффективность нашей системы, необходимо провести аналитику. С помощью общего анализа мы можем увидеть, сколько дней уходит на то, чтобы найти специалиста для компании, сколько заявок необходимо обработать, чтобы в результате мы наняли нужное нам количество сотрудников, в какой отрасли специалистов больше, а в какой меньше, с какой платформы приходит больше всего заявок.

В amoCRM в разделе "Аналитика", вы можете выбрать любой, интересующий вас критерий, и посмотреть результат.

Используя наш пример, мы можем сделать выводы, что прежде, чем вывести 1 хорошего специалиста, бот отсеивает более 50% незаинтересованных кандидатов.

С помощью нашего автоматизированного метода мы прошли с вами через все этапы найма кандидата и можем подвести следующие итоги:

Система проста и удобна тем, что 50% работы HR-менеджера выполняет бот. Мы видим, как это удобно, когда у вас открыто много вакансий, и идет большой поток претендентов. HR-менеджер физически может не успевать отобрать все заявки, отправить каждому сообщение или тестовое задание. Таким образом, есть риск, что вы упустите стоящего человека, или наоборот потратите слишком много времени на неподходящего вам кандидата.

В нашем случае, мы сразу можем увидеть результат первой работы. Если человек не справляется с заданием, или решает, что ему это не интересно, вы ничего не теряете, так как ваши сотрудники не тратят на него свое рабочее время.

Вы видите аналитику каждого этапа вашей воронки, можете задать нужные вам фильтры и, с помощью всех результатов, разработать план дальнейшей работы.

Надеемся, что наша статья была полезной для вас и вашей компании. При возникновении вопросов будем рады на них ответить. Так же мы можем лично помочь вам настроить такую же рекрутинговую систему.