Внедрение 1С в компании. Отвечаем на 13 самых частых вопросов заказчиков

Вокруг внедрения 1С в компаниях распространено очень много мифов. Одни заказчики полностью уверены, что компания, внедряющая 1С, должна чуть ли не организовать бухгалтерский отдел компании и научить сотрудников вести бухгалтерию. Другие наоборот, удивляются, когда мы предлагаем базовые услуги, которые и так входят в сумму внедрения конфигурации на предприятии.

В этой статье мы собрали несколько наиболее частых вопросов от заказчиков, которые помогут вам понять, чего на самом деле нужно ждать от внедрения учетных систем 1С в компании? Какие могут возникнуть спорные ситуации? В чем могут заключаться задачи заказчика? А также ответы на многие другие вопросы.

Это одно из самых частых заблуждений. Компания, внедряющая программное обеспечение 1С, не должна организовывать работу бухгалтерии. Это задача топ-менеджмента компании, создать и регламентировать работу финансового отдела. Компании, занимающиеся автоматизацией, должны только описать действующий на предприятии учет в виде алгоритма. Если бухгалтерский и особенно управленческий учет не налажен и ведется хаотично, то автоматизировать его невозможно. Для начала нужно этот бизнес-процесс систематизировать.

Тот же тезис касается просьб заказчика о консультациях в областях, например, налоговой оптимизации или корректного отображения каких-то операций. Нужно понимать, что 1С консультант не является экспертом в области бухгалтерского учета. Это работа профессионального финансового консультанта. Конечно, если какой-то вопрос находится в компетенции сотрудника IT-компании, он поможет и подскажет, но такие консультации вне зоны прямой экспертизы специалиста. Поэтому в некоторых случаях перед началом автоматизации учета на предприятии, нужно провести его аудит и систематизацию со специалистом по финансам и учету.

О наличии подобной услуги, к слову, можно узнать у компании, внедряющей решения 1С. Даже если у них в штате нет профильного специалиста, они часто сталкиваются с подобными проблемами и могут посоветовать опытного квалифицированного профессионала.

Введение базовой информации, касающейся работы компании, в том числе справочники каталоги и константы — это задача сотрудников компании заказчика. По желанию клиента, этим могут заняться специалисты компании, внедряющей конфигурацию 1С, но нужно понимать, что эта услуга не входит включается в стоимость лицензии и оплачивается отдельно. Поэтому гораздо проще и выгодней эту простую задачу доверить штатным бухгалтерам.

Да, но делать это можно только в стандартной версии 1С, а не в базовой, которая однопользовательская и предназначена для одного профиля в одном предприятии. В стандартной 1С таких ограничений нет, и можно вести несколько организаций одновременно.

Также если вы планируете использование одной программы для нескольких компаний, необходимо оценить доступные серверные мощности. Справится ли сервер с нагрузкой и объемом информации. Для этого нужно обратиться за консультацией к специалисту по системному администрированию. Если ресурсов сервера недостаточно, или спрогнозировать эту нагрузку сложно, мы рекомендуем использовать облачные решения. Такие сервера можно легко масштабировать при необходимости. Также это выгодно с точки зрения физического обслуживания сервера (не нужно отдельное помещение и затраты на сервис оборудования).

На самом деле, невозможно сказать, кто именно виноват в ошибке в отчете. Это может быть как ошибка программного обеспечения, так и банальный человеческий фактор. Гораздо чаще встречается именно второй вариант, по невнимательности операторы часто допускают ошибки при механическом вводе данных. И естественно, компания-подрядчик не может отвечать за то, насколько правильно пользователи вводят данные.

Но мы можем помочь в поиске ошибки и подсказать, почему именно не сходится отчет. Это входит в задачи менеджеров поддержки учетной системы. Если, конечно, такая услуга была заказана клиентом.

Тут нужно сразу оговориться, что обучение сотрудников не входит в стоимость лицензии учетных систем 1С. Это дополнительная услуга. Обучение проводится непосредственно для подготовленной под нужды компании и адаптированной конфигурации.

Но мы никогда не навязываем эту услугу. Достаточно часто встречаются случаи, когда в компании опытный бухгалтерский отдел, который долго работал с 1С. Им не нужно дополнительное обучение, они и без консультантов со стороны компании хорошо понимают, как работать с ПО.

При этом мы рекомендуем после внедрения конфигурации заказать как минимум 1-2 месяца поддержки, чтобы операторы могли первое время быть постоянно на связи со специалистами для того чтобы задать вопрос, или решить возникшую проблему.

Нет, программное обеспечение самостоятельно не обновляется. Проблема в том, что внедряемые в компании учетные системы — это не стандартные коробочные версии. Почти невозможно просто взять стандартную конфигурацию 1С и сразу начать ей пользоваться в компании. В любом случае потребуется хоть минимальная, но адаптация под работу предприятия. Не говоря уже о профессиональном индивидуальном внедрении учетных систем по потребностям компании.

Обновление — это изменение компонентов программного обеспечения. Любое неконтролируемое обновление может привести к тому, что какая-то функция или отчет, просто перестанут работать корректно.

Внедренные в работу компании конфигурации учетной системы сильно отличаются от стандартных, поэтому предугадать, насколько корректно ваше программное обеспечение поведет себя после автообновления (или самостоятельного обновления) компонентов.

Поэтому такой работой должен заниматься специалист. В идеале тот, кто конфигурацию в компании внедрял. Он знает особенности и «адаптированные» места системы. Такой специалист точно знает, где могут возникнуть ошибки, знает как их протестировать и убедиться в корректности работы программного обеспечения.

Услуга обновления программы включена в пакет поддержки, поэтому если вы заранее договорились с компанией-подрядчиком, вам беспокоиться не о чем. Специалисты корректно проведут обновление системы. Если у вас нет договоренности о поддержке, это тоже не проблема, вы можете обратиться к студии за разовой услугой.

Первая и самая частая причина медленной работы учетной конфигурации 1С — плохая реализация, кривой код. Это не самокритика, мы не допускаем неоптимизированных решений, замедляющих работу внедряемых конфигураций. Но если вашу систему учета разрабатывали сторонние специалисты, такая проблема вполне может быть.

Вы можете заказать у нас аудит вашей уже работающей учетной системы. Мы проанализируем корректность реализации программного обеспечения и предложим свои рекомендации. Часто бывает так, что функция не адаптирована под особенности компании. Например, реализован сложный поиск по содержанию карточек товаров в автосервисе с номенклатурой в десятки тысяч единиц. В таком случае поиск будет очень долгим. Его можно было оптимизировать, сделав поиск только по номеру детали. Так он будет моментальным. В этом проблема неадаптированных под компанию конфигураций.

Если исключить фактор плохого кода, то к наиболее частым причинам медленной работы 1С можно отнести:

Единственный правильный способ решения проблемы медленной работы — аудит со стороны специалистов. Особенно если у вас подключен пакет поддержки. В таком случае можно просто попросить у специалистов сделать аудит отчета (или какой-то функции, работающей медленно). После такого аудита получится найти и устранить проблему. Не стоит заниматься «самолечением». Скорее всего, это приведет к еще большим проблемам.

На этот вопрос невозможно ответить однозначно. Если речь идет о стандартных отчетах, предусмотренных в конфигурациях 1С, то их настройку осуществляют пользователи.

С другой стороны, если говорить о сложных индивидуальных отчетах, их уже проектируют и настраивают под нужды компании специалисты подрядчика. Также к сотрудникам команды поддержки можно обращаться в случае возникновения проблем со стандартными отчетами. Любые дополнительные услуги оказываются в рамках отдельных договоров об оказании услуг.

Еще одно распространенное заблуждение о компаниях, внедряющих учетные системы 1С и о их службах поддержки. На самом деле, подрядчик не должен (и не может) делать резервные копии за клиента. Компания и специалисты службы поддержки просто не может копировать и хранить конфиденциальную информацию о компании заказчика.

Созданием и хранением резервных копий должен заниматься системный администратор. В случае форс-мажора (а это может быть что угодно, от повреждения сервера до выдернутого из ракеты штекера), если не будет заранее созданной резервной копии, сотрудники компании подрядчика могут только установить новую базу, которую потом придется вручную заполнять.

Поэтому правила и периодичность формирования резервных копий должны быть утверждены заранее, и четко соблюдаться системным администратором компании. Это обезопасит информацию, хранимую в учетной системе.

Продолжение предыдущего вопроса. Информацию о лицензии, которая передается заказчику после внедрения учетной системы, также должен хранить именно клиент. Речь идет о файле лицензии licdata (в нем хранятся реквизиты клиента), регистрационном номере лицензии и пин-кодами.

Эта информация потребуется для взаимодействия с 1С по вопросам лицензии. Эту информацию должен хранить заказчик, как и любую другую юридическую документацию. Мы рекомендуем клиентам сделать несколько копий Licdata и пин-кодов, и хранить файлы на разных устройствах. Это поможет исключить сценарий, при котором данные лицензии будут утеряны.

Каждая версия программного обеспечения 1С привязана к конкретной лицензии, о которой мы рассказали в предыдущих пунктах. При каждом запуске программного обеспечения происходит сверка информации о лицензии и о устройстве, с которого произведен вход.

Ошибка «Лицензия не обнаружена» чаще всего появляется в том случае, если на сервере произошло обновление. Например, обновлена операционная система. В таком случае могут быть проблемы при проверке лицензии во время входа.

Для восстановления доступа нужно активировать лицензию по инструкции поставщика или обратиться к менеджерам службы поддержки. Но во избежание таких проблем проще отключить обновления на сервере.

Тут важно отметить, что проектная документация — это не место для догадок и предположений. Сформированное техническое задание будет в точности реализовано программистами. Поэтому если у вас есть какие-то цели и ожидания их нужно включить в техническое задание перед утверждением.

Чем точнее ваши ожидания описаны в техническом задании, тем точнее продукт будет соответствовать поставленной цели. Перед тем как утвердить проектную документацию, нужно проверить, предусмотрены ли в нем все ключевые детали.

За работоспособность офисного оборудования и другого программного обеспечения, не связанного напрямую с внедряемой учетной системой 1С, отвечает штатный IT-специалист компании.

Если принтер не работает при отправке на печать документа из 1С, то проблема именно в принтере, а не в учетной системе. Проблему должен искать ответственный специалист в компании.

Если ответа на ваш вопрос вы не нашли в статье, вы можете его задать напрямую. Вы можете получить бесплатную консультацию о внедрении 1С от наших специалистов.