Обязательный аксессуар любого офиса — техника для печати, копирования и сканирования. Однако, даже с учетом их широкого распространения, многие компании не придают важности сервисному обслуживанию аппаратов. В этом материале расскажем, как максимально продлить удовольствие от бесперебойной работы оргтехники, и почему регулярное техобслуживание устройств выгодно.
Всем офисным сотрудникам знакомо чувство отчаяния, когда нужно срочно распечатать документы или отсканировать их, но аккурат в этот момент устройство перестает работать и засыпает навсегда.
Чтобы не обмануться в ожиданиях и избежать возможных разочарований в работе многофункциональных устройств (МФУ) , стоит забюджетировать не только расходы на приобретение хорошего оборудования, но и заложить средства на его техобслуживание.
Существует ряд заблуждений, из-за которых люди пренебрегают решениями для управления печатью – развеем некоторые из них.
- Мы купили дорогой и современный МФУ – он будет работать вечно.
У любой техники есть регламент обслуживания и ресурс, запрограммированный в чипе. При этом компоненты МФУ также рассчитаны на определенный срок службы.
Никто не задается вопросом, зачем проводить регулярное ТО автомобиля или периодическую диагностику компьютера. Очевидно – так можно устранить неполадки, и, что еще более важно – предупредить их возникновение. Тот же принцип применим к принтерам и к МФУ.
Если регулярно проводить проверку техники, можно продлить ресурс устройства, срок службы его компонентов и вовремя выявить, требуется ли замена деталей.
Например, ресурс картриджа показывает, на сколько страниц его хватит. Когда у производителя указано, что один картридж способен отпечатать 5 000 листов, на выходе получается меньшее количество, так как обычно текста на страницах больше. Без регулярного обслуживания аппарата о необходимости замены картриджа становится ясно в самый неподходящий момент. Некстати возникает и другая ситуация, когда нужно сменить фотобарабан, а никто своевременно не задумался о его замене.
Еще один пример – ролики подачи бумаги, которые изнашиваются со временем. Их ресурс может составить 50 тыс. отпечатанных листов бумаги, после чего вы начнете сталкиваться с постоянными замятиями бумаги, и потребуется замена роликов.
- Замятие бумаги сотрудники могут и сами устранить, вряд ли возникнут другие проблемы.
Помимо действительно часто возникающей неприятности в виде замятия бумаги, других причин для выхода из строя МФУ хватает. Вот лишь некоторые из них:
- бледная печать;
- бумага не подается или принтер захватывает несколько листов сразу;
- при печати проявляются белые полосы на бумаге и остатки тонера;
- МФУ включается, но не работает;
- устройство шумит при работе.
В сети можно найти обширный список из советов «помоги себе сам» для устранения неисправностей МФУ. Например, для разных проблем интернет-ресурсы советуют проверить уровень тонера, целостность картриджа, посмотреть нет ли застрявшей скрепки в тракте подачи, провести обновление драйвера устройства, словом, вариантов для диагностики и устранения неполадок – масса.
Согласитесь, ваш персонал вряд ли сможет разобраться в технических тонкостях и провести подобные манипуляции с МФУ. Да и в целом компании более выгодно, когда каждый сотрудник занимается своим делом.
- Любой администратор или IT-специалист может справиться с ремонтом МФУ.
Устранение неполадок неквалифицированным сотрудником – лотерея, где на кону стоит исправность всего аппарата.
Даже если предположить, что ваши сотрудники сами возьмутся за устранение неисправности в устройстве – подобная инициатива может дорого обойтись компании. Для сравнения, стоимость ремонта блока лазера составляет примерно 2 000 руб. , а цена нового многофункционального устройства колеблется в промежутке от 25 до 500 тыс. руб.
Неопытные сотрудники вашей компании в спешке они могут:
- неправильно установить картридж в принтер;
- рывками извлечь застрявшую бумагу, оставив часть внутри устройства;
- забыть убрать с листов бумаги скрепки, клей, скотч, которые могут серьезно повредить аппарат;
- разместить МФУ в неоптимальных местах для работы техники, например, в помещениях с высокой влажностью.
Как вариант, можно нанять отдельного специалиста на окладе, который будет заниматься исключительно процессом обслуживания оргтехники. Но это непрактичное решение – например, как быть, если сотрудник вдруг заболеет или уволится? Помимо этого, содержание такого специалиста в штате компании может обойтись дороже, чем подключение технического обслуживания МФУ.
- У нас новый аппарат – вызовем инженера, когда понадобится ремонт.
Когда турист едет за границу, он приобретает медицинскую страховку, чтобы обезопасить себя от значительно более высоких затрат в случае, если ему понадобится лечение.
В случае с МФУ вам точно нужно заранее подумать о будущем ремонте. Узнать о проблеме с устройством можно еще до того, как с ней столкнутся пользователи – для этого нужен проактивный мониторинг оргтехники. Он заключается в сборе и анализе данных о процессах печати, получении информации о возникающих ошибках и состоянии МФУ в режиме реального времени.
Выгода от подключения сервиса технического обслуживания МФУ
По данным исследовательской и консалтинговой компании IDC, организации способны сократить на 20-30% расходы на печать. Достичь этого можно разными способами.
- Снижение затрат на расходные материалы
Стоимость черно-белой печати в четыре раза ниже цветной, и, как показывает практика, печатать в цвете зачастую не нужна.
Компания расходует много средств не только на картриджи, но и на бумагу. Во многих офисах на аппаратах лежат распечатанные листы бумаги, которые так и не дождались своих владельцев. К моменту, когда о них вспомнили, кто-то из сотрудников их уже любезно выбросил. В результате документы распечатывают снова.
Цифры, показывающие среднее количество расходуемых материалов могут шокировать – так, офисный сотрудник в среднем отправляет на печать 34 страницы в день, из них 17% он вообще не использует! При этом почти две трети всех распечатанных документов в этот же день отправляются в мусорную корзину или на переработку.
- Сокращение расходов на печать для личного пользования сотрудников
С подключением доступа к МФУ по карте сотрудника можно избежать нецелесообразных затрат и сохранить конфиденциальность документации. Так снижается вероятность, что личные данные попадут не в те руки.
- Экономия времени персонала
Подсчитано, что в среднем персонал организации каждый рабочий день тратит 19 минут на попытки устранить проблемы в работе техники, включая МФУ. А это составляет более 80 часов в год – то есть две недели непосредственно их рабочего времени! Драгоценные часы, которые сотрудники могли бы использовать на свои задачи и развитие компании.
С сервисным обслуживанием МФУ можно держать под контролем все процессы печати, сканирования и копирования в офисе. Другими словами – избежать сюрпризов во время работы с устройствами, ощутимо сократить расходы на их печать и ремонт, и, наконец – просто упростить всем взаимодействие с техникой.
ГК Арти предлагает скидку в 4 % на услуги сервиса печати. Для получения скидки нужно показать менеджеру промокод ARTIVC01.