Как выбрать систему управления печатью

Каждые 50 сотрудников используют для печати в среднем 10–12 пачек бумаги в месяц. Финансовые и юридические подразделения — в десятки раз больше. Добавим к этому стоимость других расходников, таких как картриджи и тонеры, а также ремонтов и техобслуживания принтеров. Получается, затраты среднего и крупного бизнеса на печать составляют сотни тысяч, а в ряде случаев миллионы рублей ежегодно. От 3 до 14% от выручки, если верить аналитикам.

При этом далеко не всегда печатающие устройства используются по назначению. Иногда документы просто не используют или даже забывают в принтерах. Кроме того, отсутствие контроля за печатающей техникой приводит к проблемам с безопасностью: по нашим данным, до 20% утечек информации происходит через каналы печати и копирования.

Чтобы избежать этих и многих других проблем с бумагой, компании все чаще используют специализированное ПО для управления и мониторинга печати. Так, в свое время внедрение такой системы в Управлении ФНС России по городу Москве и 42 подведомственных инспекциях позволило выявить избыточную печать документов — 22% от общего объема. А в АО «МПБК «ОЧАКОВО» только за счет устранения невостребованной печати или забытых на принтере документов смогли сократить расходы на печать на 18%.

Во многом это — результат грамотного выбора подходящего ИТ-инструмента. Делимся своим топ-5 советов, как это сделать.

Система управления печатью — это не только средство контроля. Это, в первую очередь, комфортная рабочая среда для сотрудников. Поэтому работа с ней должна быть простой и понятной даже без высокого уровня технических навыков. Помимо прочего, это позволит снизить сопротивление команды — достаточно акцентировать внимание на том, что система упростит повседневную рутину сотрудников, а не усложнит ее.

Кроме того, сейчас сотрудники нередко отправляют файлы на печать с собственных мобильных устройств. Поэтому важно обеспечить мобильный доступ к системе, в том числе управление очередью документов.

Ни один элемент ИТ-инфраструктуры в компании не может существовать в вакууме — системы управления печатью не исключение. ПО должно встраиваться в уже существующий ландшафт и не терять при этом в эффективности и производительности. К примеру, для предотвращения внутренних сливов информации нужно настроить взаимодействие средств мониторинга печати с DLP-системами, которые анализируют и фильтруют весь трафик компании для выявления утечек конфиденциальной информации. С помощью этих инструментов можно при необходимости мгновенно заблокировать передачу данных и файлов.

Еще один важный момент — возможность поддержки различных видов оборудования, установленных в компании. Именно с этой целью мы выстроили партнерские отношения с большинством поставщиков: Pantum, Xerox, HP, Ricoh, Koniсa Minolta и другими, — и поддерживаем даже ту технику, производители которой ушли из России.

С помощью инструментов мониторинга и отчетности можно анализировать объемы печати по сотрудникам и отделам и выявлять чрезмерную нагрузку на оборудование, или же другие аномалии в использовании принтеров отдельными лицами или отделами. Кроме того, это позволяет проводить автоматическую инвентаризацию и отслеживать состояние парка печатающей техники в режиме реального времени — например, обнаруживать критические изменения в техническом состоянии устройств, такие как замятие бумаги, проблемы с термопленкой или печатающей головкой, или же сбои в работе операционной системы.

Информационная безопасность и целевое использование печатных ресурсов должны обеспечиваться аутентификацией пользователей по карте, PIN-коду, биометрии, логину, личному документу или одноразовому коду. Доступ к устройству — осуществляться лишь по факту аутентификации. В таком случае без подтверждения нельзя ни распечатать, ни забрать чужие документы.

Современные средства защиты отслеживают не только информацию о том, кто копировал или распечатывал документ — но и какие сведения тот содержал. При необходимости можно настроить права доступа к конкретным данным, заблокировать устройство или зафиксировать, кто получил доступ к конфиденциальной информации.

Модульная архитектура системы позволяет вместо множества разрозненных узкоспециализированных продуктов внедрить один, закрывающий все потребности организации. Работать с ним можно из единого интерфейса — сотрудникам не придется переключаться между окнами и приложениями, чтобы организовать процесс печати. Более того, такая архитектура позволяет кастомизировать продукт — настроить его так, чтобы он полностью отвечал бизнес-задачам компании, уделив большее внимание приоритетным для ее сотрудников процессам.

***

На рынке сегодня представлен широкий выбор систем управления печатью. Более того, разработчики постоянно совершенствуют свои продукты и расширяют их функциональность. Поэтому не стоит спешить с выбором конкретного решения — особенно если речь идет о крупном бизнесе и сотнями печатающих устройств. В таком случае важно организовать пилотное внедрение системы, отследить, как изменился процесс печати, и проконтролировать, насколько продукт удобен для сотрудников. И только в случае успешного пилота — масштабировать систему на всю организацию.

У АРТИ есть промокод на 4% скидки для новых клиентов — «ARTISERVICE33». Вы можете написать его нашему менеджеру Михаилу — mkidra@arti.ru и внедрение системы управления печатью станет дешевле для вашего офиса.