Кейс: внедрение МИС для стоматологии и оцифровка бумажной работы
Известно, что предприниматели, чья деятельность далека от современных бизнес-методик, с настороженностью воспринимают новые компьютерные технологии, включая прикладное программное обеспечение. Но не все руководители настроены скептически. На примере данного кейса мы докажем, что решение по установке современной программы DentalPRO помогло стоматологической клинике из Казани настроить рабочие процессы в формате единого решения.
О нашем клиенте
Современная казанская стоматология «Зубная лечебница» популярна на медицинском рынке. Это известный бренд в своем городе, в котором представлен широкий диапазон предложений по лечению пациентов. Клиника постоянно развивается и модернизируется. Камиль Анзяпович Хабиров — владелец стоматологии, в прошлом был сотрудником «Эксклюзив-дент». Он относится к числу людей, которые хотят для своей компании лучшие современные инновации.
Стоматологическая клиника “Зубная лечебница” в цифрах:
Коллектив состоит из пятнадцати сотрудников. В ней есть:
- одно отделение, в котором работает штатный персонал, плюс два доктора со статусами Индивидуальных Предпринимателей;
- 7 рабочих зубоврачебных кресел, два из которых заняты частными врачами;
- 5 кабинетов: консультация, ортодонтия, терапия (в том числе детская), хирургия (имплантология), и ортопедия;
- доктора различной квалификации;
- управляющий и администраторы;
- 2 ассистента стоматологов;
- 1 зубной техник.
В клинике ранее были разные программные обеспечения, но не получалось достигнуть желаемой автоматизации. При действующих МИС, на заполнение бумаг врачи тратили много рабочих часов, нужно было записывать информацию о ходе лечения клиентов.
Раньше мы их, как правило, рисовали, распечатывали и показывали пациентам. Несколько листочков, от руки написанные тексты — как следствие, пациенты далеко не всегда могли все это прочесть и понять
От Камиля Анзяповича, собственника клиники, мы получили задачи, которые нам нужно было выполнить. Их можно было поделить на 2 части:
- Глобальная
- Локальная
Глобальная часть — это упростить административную работу стоматологии и объединить весь нужный функционал в единое программное обеспечение, а локальная часть предполагала:
- настроить МИС под совместную работу докторов, зарегистрированных как ИП и сотрудников в штате клиники;
- возможность просматривать компьютерные томограммы в одной системе, не подключая дополнительное ПО;
- сделать миграцию базы данных;
- объединить в программе цифровые и карточные совокупности данных;
- убедить сотрудников в необходимости нового ПО;
- избавиться от потребности писать напоминания пациентам с прикрепленными зубными снимками.
Поняв пожелания заказчика, мы начали работать. Конечно, были небольшие сложности, но куда же без них!
Процесс подключения МИС
Подключение системы — это многозадачная процедура. При составлении данного кейса нам пришлось собирать информацию со всех отделений, включая экспертизу. В ней работают практикующие дантисты, благодаря которым создается медицинский раздел в новой МИС.
Подключение системы — это многозадачная процедура. При составлении данного кейса нам пришлось собирать информацию со всех отделений, включая экспертизу. В ней работают практикующие дантисты, благодаря которым создается медицинский раздел в новой МИС.
Можно выделить следующие этапы процедуры подключения:
- Настройка базовых параметров административного модуля. Заполняются данные о числе стоматологических кресел, загружаются все документы и основная информация о стоматологии.
- Подключение «Медицинского блока». Сверяется прейскурант, загружаются истории болезни, записи терапии, настраивается функция автоприема и прочее.
- Настройка IP-телефонии и импорт контактных данных в DentalPRO.
- Обучающие тренинги для сотрудников стоматологии.
- Старт и регулирование программы.
Фактически, самым трудным всегда является импорт информации из прошлой МИС заказчика. Об этом говорит наш многолетний опыт.
При работе с данной стоматологией мы написали дополнительный импортер для удачной передачи данных.
Базы с первого раза корректно не перенеслась и, соответственно, мы составили техническое задание и, в результате, получили качественный импортер и полный перенос той базы, которая у нас была
Импорт нумерации картотеки тоже проходила непросто, но за сутки мы справились.
Еще один маленький, но очень значительный нюанс в нашей работе — это нумерация картотеки. Этот момент был упущен нами и, соответственно, мы его не описали в техническом задании. Однако все было решение в очень сжатые сроки — в течение дня нумерация была восстановлена. Соответственно, цифровую и карточную базу мы теперь можем спокойно интегрировать
Работа с сотрудниками клиники
Взаимодействие с персоналом клиники при установке новой МИС является важной частью работы. Большинство людей не понимает необходимость такого нововведения.
В клинике «Зубная лечебница» большинство работников оказались лояльными, но минимальный процент протестующих все же был.
С такими людьми как раз возникали трудности — это врачи, администраторы. Любую сложность, которая возникала в процессе внедрения, они воспринимали как некую точку, за которую можно зацепиться и показать, какая программа плохая и как она не подходит для нашей клиники.
В процессе обучения, а руководство DentalPRO предлагало все варианты (вплоть до презентации и общения по «Скайпу»), все происходило на высшем уровне. В итоге, эти люди-консерваторы в конечном итоге изменили свое мнение в лучшую сторону и смогли увидеть все плюсы этой программы. Сегодня они спокойно используют DentalPRO в своей работе
Результат проведенного обучения был успешен. Все прошли аттестацию.
В клинике обучение проходило около 15-и человек, включая администраторов и врачей. Сам курс состоял из несколько этапов. Первый этап — это отдельная обособленная программа обучения, она проходила дистанционно. По ее завершению состоялось тестирование. Далее, уже вторым этапом, проходили встречи в «Скайпе». В режиме видеотрансляции проходил проверочный блок, где удаленно врач или администратор сдавал некий экзамен
Особенность клиники
Одним из пожеланий заказчика было адаптирование DentalPRO под функционал стоматологии. И мы это выполнили.
По его запросу нам нужно было:
- соединить воедино работу частных и штатных врачей;
- усовершенствовать блок рентген-кабинета.
Сначала мы справились с первым пунктом.
На момент написания данного кейса, второй пункт находился в процессе работы.
Одна из глобальных задумок — это интеграция снимков. Она уже была сделана, однако мы попросили интегрировать их в формате компьютерной томограммы, и этот вопрос прямо сейчас решается в рамках DentalPRO
Мнение о модулях
Когда руководители стоматологии содействует в установке нового программного обеспечения, то все идет гораздо легче и быстрее. Так было в этот раз.
Нашей инициативой было [тестовое] внедрение программы на неделю раньше основного запуска. Эту неделю мы использовали для того, чтобы отработать много-много процессов, которые возникали как из-за нашего непонимания, так и из-за вынужденного периода адаптации софта под клинику.
Пришли дни, когда произошло уже [основное] внедрение, приехали сотрудники компании и все вопросы, которые успели скопиться, были разрешены оперативно — будь это вопрос консультативного характера или какой-то технический вопрос
Модуль «Мед блок», в котором размещены планы лечения и зубная формула, особо отметил главврач стоматологии:
В новой программе нам понравилось наличие презентабельного плана лечения, который абсолютно понятен и пациенту, и врачам. Причем не только тем врачам, которые составляют этот план, но и тем, кто могут присоединиться в ходе лечения.
Презентабельность планов лечения была отправной точкой в вопросе смены софта. Помимо этого, разработки DentalPRO активно сотрудничают с нами — наши идеи постепенно воплощаются в жизнь.
Итог
Результаты проведенной работы по установке DentalPRO были успешными. Современное технологическое оснащение позволило повысить сервис и автоматизировать трудовые будни «Зубной лечебницы».
В результате новая установленная МИС помогла руководству стоматологии достичь желаемого, а именно:
- функционал клиники объединен в рамках DentalPRO;
- начали переносить томограммы в «Рентген-модуль»;
- переместили данные клиентов;
- Синхронизировали бумажную и карточную базы с сохранением сквозной нумерации;
- цифровая база и карточная были интегрированы;
- презентабельный план лечения, который понятен врачу, пациенту и его родственникам;
- закончили обучающий процесс по адаптации работников к работе с DentalPRO;
- ушли от бумажного вида работы с пациентами клиники. Теперь все визуализировано в системе.
Работа с «Зубной лечебницей» продолжается по сей день. В недавнем прошлом от них поступил запрос: наладить программу таким образом, чтобы можно было видеть карточки пациентов, в случае когда их лица засветились перед входной камерой стоматологии. Но об этом — в другой раз.
В завершении хочется сказать, что DentalPRO упростила бумажную работу, перевела ее в цифровой формат. Для своих коллег я бы рекомендовал программу потому, что это просто. Просто внедрить и просто в ней работать
Краткое интервью с главврачом стоматологии «Зубная лечебница» смотрите в этом ролике: