Зачем нужен кадровый электронный документооборот

В период пандемии многие руководители компаний поняли, что сотрудники могут работать удаленно настолько же эффективно, как и при работе в офисе. При этом компания снижает расходы на аренду помещений и организацию рабочих мест, а поиск нового сотрудника больше не ограничивается регионом, в котором находится офис компании. Казалось бы, никаких сложностей. Но только не для сотрудников бухгалтерии и кадров. Ведь многие документы и приказы требуют подписи сотрудника, а значит возрастут расходы на почтовые отправления и появляются риски штрафов от проверяющих организаций, если подписи не будут получены вовремя. Зная о потребностях рынка, в августе 2020 года фирма 1С выпустила сервис “1С:Кабинет сотрудника”, который позволяет упростить процесс взаимодействия сотрудников компании с отделом кадров и бухгалтерий за счет автоматизации процессов документооборота. Сервис значительно облегчил работу кадрового оборота компаниям с географически разрозненной деятельностью.

Для оформления кадровых документов, можно использовать только 1С:Кабинет сотрудника, но только если маршрут согласования прост и не требует никаких доработок. Если же в компании организован сложный маршрут согласования кадровых документов, тогда на помощь приходит кадровый электронный документооборот (КЭДО), поскольку он позволяет настраивать маршруты и процессы согласования документов в соответсвии с алгоритмами, принятыми в компании. Разберем на примере оформления отпуска удаленному сотруднику.

Существует 2 варианта реализации КЭДО с подключением 1С:ДО и без, на схемах ниже приведены эти варианты:

Первым делом нужно обеспечить сотрудникам доступ в 1С:Кабинет сотрудника, как указано как на схеме 1 и схеме 2.

Сотрудник в своем личном кабинете формирует и отправляет на согласование заявление на отпуск. В настройках ЛК указано, что все отпуска согласовывает специалист отдела кадров. Такие настройки необходимы для того, чтобы все задачи на предоставление отпуска автоматически приходили в 1С:ЗУП на специалиста отдела кадров и не уходили на согласование руководителям подразделений. Специалист отдела кадров согласовывает отпуск, после чего задача на оформление отпуска автоматически уходит в 1С:ЗУП.

На вкладке "Обработка" запускается процесс согласования и обработки заявления.

Если согласовывает отпуск только руководитель, то процесс полностью происходит в 1С:Кабинет сотрудника. Но если согласующихся несколько, то руководителю в 1С:Документооборот приходит задача "Согласовать заявление сотрудника". Если руководитель согласовывает заявление полностью или согласовывает с замечаниями, обработка продолжается. Если руководитель не согласовывает заявление, обработка прерывается и сотрудник получает уведомление о том, что заявление не согласовано. Уведомление о результатах согласования выгружается из 1С:ДО в 1С:ЗУП, а потом из 1С:ЗУП в ЛК.

Затем согласованное заявление передается в отдел кадров для дальнейшего оформления.

Результат согласования заявления поступает автоматически в 1С:ЗУП специалисту отдела кадров в виде задачи из 1С:ДО.

Если руководитель не согласовал заявление на отпуск, специалист отдела кадров в задаче на предоставление отпуска, поступившей из ЛК, нажимает кнопку "Отказать". После этого сотруднику в личный кабинет приходит уведомление об отказе в отпуске. Если руководитель согласовал заявление на отпуск, специалист отдела кадров в задаче на предоставление отпуска, поступившей из ЛК, нажимает кнопку "Ввести отпуск".

В 1С:Зарплата и управление персоналом автоматически создается и заполняется документ "Отпуск".

Специалист отдела кадров формирует печатную форму приказа на отпуск и по кнопке "Передать в 1С:Кабинет сотрудника", подписывает и передает приказ в личный кабинет сотрудника.

После того, как специалист отдела кадров выполнил задачу в 1С:ДО и 1С:ЗУП, и сформировал приказ на отпуск, в 1С:ЗУП бухгалтеру приходит задача о необходимости рассчитать отпуск и выплатить отпускные сотруднику.

После того как бухгалтер рассчитывает отпуск и перечисляет отпускные сотруднику, он нажимает кнопку "Выполнена" в задаче в 1С:ЗУП. По итогам периода, бухгалтер публикует из 1С:ЗУП расчетный листок сотрудника в его личный кабинет.

Бывают такие ситуации, когда сотрудник или руководитель отказывается от использования личного кабинета или просто не имеет к нему доступа тк его рабочее место не оборудовано компьютером - сотрудники завода или вахтовые рабочие. В таких ситуациях на помощь снова приходит 1С:Документооборот. Оформлением заявок и документов за таких сотрудников занимается секретарь, делопроизводитель или другое ответственное лицо, используя только функционал 1С:ДО, минуя ЛК сотрудника.

Уже сегодня КЭДО позволяет:

При кадровом ЭДО документы существуют только электронно, их не нужно дублировать на бумажных носителях, что также позволяет компании сэкономить на бумаге и расходниках. Помимо этого, за счет упрощенного процесса формирования и согласования запросов будет меньше нарушений сроков подачи заявлений, что уменьшит нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию. В свою очередь, со стороны сотрудников компании будет меньше появляться дополнительных вопросов, так как большинство данных им будут доступны в личном кабинете. С Личным кабинетом можно работать через браузер, приложение для десктопа или мобильным приложением. При входе в систему требуется обязательная авторизация, которая осуществляется по логину и паролю - эти данные сотрудник создает самостоятельно.

Перейти на КЭДО может абсолютно любая компания, а значит получить неоспоримое удобство в виде создания, подписания, хранения и обмена кадровыми документами в электронном виде. Система позволяет осуществлять гибкую настройку и доработки под задачи каждого конкретного бизнеса.

Узнать больше о возможностях КЭДО, его подключении и настройках вы можете на соответствующей странице нашего сайта