Зачем проверять расчёт заработной платы и ведение кадрового делопроизводства
Ошибки в документации стоят дорого — лучше находить их до того, как это сделает инспекция.
Законодательство меняется постоянно. Отследить, соответствует ли отчётность каждому изменению, сложно — нужно постоянно мониторить поправки. К тому же ошибки часто возникают из-за невнимательности или неправильного подхода к расчётам.
Из-за ошибок в отчётности работодателю приходится платить штрафы, пени, наводить порядок и решать трудовые споры с сотрудниками — тратить своё время и деньги компании. Этого можно избежать, если вовремя пригласить экспертов для проверки.
В статье рассказываем, в каких случаях проводить аудит расчёта заработной платы и документации отдела кадров, чтобы не беспокоиться о «всевидящем оке» надзорных органов.
⠀
Лучше перестраховаться — особенно когда речь о финансах компании
В среднем, мы в UCMS Group проводим за год 10 аудитов расчёта заработной платы и 10 кадровой документации клиентов. У всех компаний мы находим ошибки. Стоимость некоторых измеряется сотнями тысяч рублей.
Последствия ошибок в документации и расчётах всегда неприятные: штрафы, пени, трудности при сдаче отчётности, недовольство сотрудников, блокировка счёта из-за задолженностей. Для компании — это большие убытки и удар по репутации. Своевременная проверка снижает риски — как минимум компания в курсе всех подводных камней и может принять решение, на какие риски готова идти, а какие нужно срочно исправить.
⠀
Отследить все недочёты внутри компании сложно — не хватает времени и не видно картину целиком
У всех компаний при аудите выявляются ошибки — это нормальная ситуация. Есть несколько причин, почему так происходит:
1. На бухгалтерии и кадровой службе высокая нагрузка. Разбираясь в рутине, они попросту не успевают своевременно отслеживать изменения в законодательстве и новые указы. А их много — будь то прогрессирующая ставка НДФЛ или нерабочие дни в связи с коронавирусом.
2. Какие-то изменения автоматически отражаются в системе учёта, если вовремя обновлять программу, но с некоторыми приходится разбираться самостоятельно — это долго и не всегда получается с первого раза.
Наши клиенты не сразу сориентировались, как «путинские каникулы» влияют на расчёт среднего заработка: посчитали, как поняли; дождались разъяснения проверяющих; пришлось пересчитывать. Те, кто не пересчитал, столкнулись с рисками: сотрудники недовольны, потому что им занизили средний заработок, а налоговая — потому что оплатили мало страховых взносов.
С компенсацией тестов на коронавирус — ещё сложнее. У проверяющих нет единого мнения по поводу того, облагать ли их взносами, а рекомендации не всегда понятны. В спорных случаях приходится обращаться в органы за конкретными разъяснениями — писать запросы в налоговую, ФСС или Роструд. И такие ситуации возникают постоянно.
3. В компаниях у каждого сотрудника своя зона ответственности — мало кто видит картину целиком. Разберём на примере.
Все премии должны быть указаны во внутренних документах компании — локальных нормативных актах. На старте работодатель их зафиксировал, компания продолжает развиваться, меняются сотрудники, возникают новые виды премий, но в документах уже не отражаются — нет времени к ним возвращаться или про них забывают. Кадровая документация сосредоточена в одних руках, зарплата — в других. Главбух занимается налогами. В дела друг друга они не лезут. Каждый отвечает за свою часть, но никто не видит ситуацию в целом.
В итоге возникает риск: налоговая служба может не признать новые виды премий расходами, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Причина — они не зафиксированы в локальных нормативных актах. Компания платит больше налогов, чем могла бы. Обнаружить ошибку можно только при перекрёстной проверке, если состыковать все документы.
⠀
Чтобы устранить недочёты до того, как их найдёт инспекция, пригласите эксперта
Кадровый и расчётный аудит поможет проверить, в порядке ли документация и не грозят ли вам штрафы при проверках. Внешний эксперт уже знает, на что обратить внимание, и в курсе последних изменений в области заработной платы. И самое главное — он всегда на стороне клиента. Задача — не отчитать за недочёты, а найти все риски, помочь исправить, не допустить их появление впредь и снять стресс с клиента. Получается удобнее и эффективнее, чем пытаться справиться своими силами.
Мы рекомендуем обязательно проводить аудит, когда:
— меняете систему оплаты труда;
— приглашаете другого специалиста по расчётам или главного бухгалтера;
— наблюдаете неэффективное взаимодействие HR-службы и бухгалтерии;
— начисляете заработную плату по сложной схеме. Например, при суммированном учёте рабочего времени, договорах ГПХ, районных коэффициентах и северных надбавках;
— отправляете сотрудников в частые командировки и нужно своевременно начислять командировочные;
— используюте разные алгоритмы для выплаты поощрений из премиального фонда;
— чувствуете недовольство сотрудников по вознаграждением, в коллективе есть конфликты из-за выплат.
⠀
А лучше поручите задачу нам
UCMS Group входит в ТОП-3 крупнейших компаний в области расчёта заработной платы и кадрового делопроизводства и уже 25 лет решает задачи клиентов.
Проверим всё — от кадровых документов до того, прошла ли компания специальную оценку условий труда. В спорных ситуациях обратимся за точными разъяснениями в налоговую, ФСС или Роструд. Составим письменное заключение: опишем все риски и подготовим чёткую инструкцию, как исправить недочёты. А дальше вы сами примете решение, какие риски для вас существенны, и сможете их предупредить.
Подробнее об услугах проверки расчёта заработной платы и ведения кадрового делопроизводства рассказали на сайте UCMS Group.