Как сделать бюджетирование затрат на персонал быстро и без Excel

Как эффективнее планировать затраты на персонал с помощью модуля «Бюджетирование» в «1С: ЗУП»

Планирование — это очевидная польза для компании, потому что позволяет видеть проблемные места и возможности для роста. Но часто оно делается в последний момент и вызывает головную боль, если его составлять по старинке — в таблицах Excel.

В статье поделимся, как упростить и оптимизировать финансовое планирование затрат на персонал с помощью модуля «Бюджетирование» в программе «1С: Зарплата и управление персоналом».

Бюджетирование помогает спрогнозировать финансовое положение компании на следующий месяц или год. Чтобы эти прогнозы были верными, нужно грамотно планировать затраты по каждому сотруднику, учитывая в том числе актуальное законодательство.

Финансовое планирование необходимо компаниям любого размера, но, когда штат превышает сто человек, составлять бюджет в базах Excel становится сложнее. Таблица растёт, а с ней растут и сложности:

— Обновлять всю базу по каждому сотруднику/позиции. Чтобы проверить актуальность бонусов и компенсаций, придётся потратить не один час.

— Учитывать все изменения законодательства, которые появляются каждый месяц. Вспомните только изменения из-за COVID-19...

— Находить ошибки в данных.

И это всё только подготовительные работы перед самим планированием. Они могут занимать от нескольких часов до нескольких дней, если готового шаблона нет.

Главный плюс модуля «Бюджетирование» — он встраивается в текущую конфигурацию «1C: ЗУП» и автоматически подтягивает актуальные данные по сотрудникам и учитывает изменения в законах.

В системе уже есть все необходимые данные для бюджетирования:

— список сотрудников, их позиции, кост-центры;

— штатное расписание;

— оклады и бонусные схемы;

— алгоритм оплаты питания.

В модуле «Бюджетирование» можно заранее настроить алгоритмы расчёта плановых сумм бюджета и рассчитывать все необходимые на предприятии параметры, даже если они нестандартные. Например, когда компания принимает на работу экспатов и должна учитывать особенности налогообложения и компенсации проживания для иностранных граждан.

Вы можете сразу приступить к аналитике и планированию, а не заниматься переносом данных из одной системы в другую.

Для операционного и стратегического планирования необходимо правильно настроить аналитику. В модуле для «1C: ЗУП» пользователь сам выбирает детализацию аналитических отчётов. Можно посмотреть расчёт по сотруднику, департаменту или всей организации, на месяц или весь год.

Примеры отчётов:

— Отчёт «Анализ начислений» формируется в зависимости от статьи бюджета, вида начисления. Он наглядно показывает фактические суммы в связке «статья бюджета — вид расчёта».

— Отчёт «Head Count» формирует информацию в зависимости от временной или постоянной ставки сотрудника.

Если вы работаете с «1C: ЗУП», то принцип работы модуля «Бюджетирование» будет сразу понятен — не нужно придумывать ничего нового, просто возьмите готовое решение. Например, в UCMS Group мы внедряем модуль по этапам:

— Покажем демоверсию, чтобы вы поняли, как работает модуль и каких функций не хватает.

— Доработаем стандартные возможности модуля под потребности компании.

— Обучим ваших сотрудников и ответим на все вопросы.

Бюджетирование позволит сразу видеть ошибки и несоответствия в план-факте, грамотно прогнозировать финансовое положение компании и вовремя вносить коррективы.