Что сделать до внедрения КЭДО, чтобы потом не тратить время на исправление ошибок

Если вы работаете с кадровым документооборотом, то точно знаете про КЭДО и плюсы его внедрения. Ведь КЭДО экономит деньги на бумаге и логистике и делает проще работу с дистанционными сотрудниками. В общем, великолепие, но только в статьях про кадровый электронный документооборот. С чем придётся столкнуться на практике, рассказываем в статье.

Перевести кадровый документооборот даже небольшой компании в электронный формат не так-то просто. Нужно изучить нормативную базу, выбрать информационную систему, разобраться с электронными подписями, написать положение, уведомить сотрудников — и это только основные шаги. А когда вы начинаете заниматься этим, возникают ещё десятки нюансов и проблем.

Чтобы внедрение КЭДО прошло проще, специалисты UCMS Group рекомендуют заранее подготовиться.

Кажется, очевидный и даже немного обидный совет, ведь соблюдать законы обязательно. Но вспомните ситуации, когда кадровые специалисты шли навстречу коллегам и оформляли отпуск не за две недели. Такие мелочи экономят время, но приводят к штрафам и мешают решать спорные ситуации с сотрудниками.

Если данные в 1С или SAP не обновляются, то вы не сможете быстро настроить КЭДО. Например, сотрудник поменял фамилию полгода назад, а в 1С её не изменили, или не указан мобильный телефон. Так часто бывает в небольших компаниях, где нет отдельного кадрового специалиста и документацию ведёт бухгалтер.

Часто системы КЭДО воспринимают как волшебную таблетку, которая автоматизирует рутинные задачи и позволит решать все кадровые вопросы одним кликом. Но это задачи личного кабинета, а через КЭДО можно только обмениваться документами и удалённо их подписывать.

Личный кабинет — это внутренний портал, где сотрудники скачивают справки, согласовывают отпуска и командировки, загружают персональные данные и авансовые платежи и общаются с кадровой службой. Мы в UCMS Group подключаем клиентам личный кабинет 1С или собственную разработку EmployeeGate.

Не торопитесь с введением новых систем, ведь ваша задача — не просто следовать тренду на цифровизацию, а сделать кадровые процессы действительно удобнее и проще.

А если описанные в статье пункты в вашей компании уже реализованы и кадровая служба работает без ошибок, то пора переходить в будущее и внедрять КЭДО. Смотрите бесплатный вебинар руководителя проектов UCMS Group Любови Кестер о том, как выбрать информационную систему для КЭДО, разработать положение, создать электронные подписи и уведомить сотрудников.