Советы работодателю: как документально защитить ценную информацию от сотрудников
Алгоритм действий от специалистов консалтинговой компании «ЮКЕЙ».
Что такое ценная информация? Это всегда надежно защищенная и охраняемая от распространения информация. Чем меньше людей, владеющих и использующих ее, тем она ценнее и дороже.
Например, актуальная база контактов. Это эффективный инструмент для работы компании, а когда есть понимание, как ее расширять, то и для развития. С другой стороны, потеря базы или ее передача в другие руки, может, как минимум, лишить компанию конкурентного преимущества.
Многие организации озабочены тем, как защитить ценную информацию и сохранить ее исключительно в стенах офисах и в головах действующих сотрудников. И конечно же, как не допустить ее распространения работниками бывшими.
Управляющий партнер консалтинговой компании «ЮКЕЙ» Надежда Пронина предлагает поделить ценную информацию на два вида. От вида зависит, как ее защищать и как работодателю выстраивать отношения с сотрудниками.
Во-первых, есть конфиденциальная информация. Она принадлежит работодателю, а он уже предоставляет ее работнику для выполнения служебных обязанностей. К ней относятся производственные, технические, экономические, организационные данные.
Во-вторых, есть результат интеллектуальной деятельности (РИД). Это произведения, изобретения, полезные модели и промышленные образцы, селекционные достижения, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау).
Если речь идет о конфиденциальной информации, советуем:
- написать перечень того, что является конфиденциальной информацией и составляет коммерческую тайну;
- подготовить положение о коммерческой тайне и обязательно прописать в нем условия и меры ответственности за нарушение режима;
- ознакомить с положением всех работников под их роспись;
- подготовить проекты допсоглашения к действующим трудовым договорам с работниками, содержащие условия о распространении обязательств по сохранению режима конфиденциальности в отношении коммерческой тайны;
- не забыть включить эти условия в типовой трудовой договор, который заключается с новыми сотрудниками.
Эти превентивные меры помогут вам создать условия для нераспространения конфиденциальной информации. Другое дело, если это уже произошло.
Работодатель может привлечь сотрудника к ответственности, если его действия причинили вред, то есть нанесли реальный ущерб, а не просто привели к упущенной выгоде. Действующих работников в рамках дисциплинарной ответственности, бывших — в рамках гражданско-правовой.
Работодателю сложнее защитить свои интересы, если речь идет об информации, которая расценивается как результат интеллектуальной деятельности (РИД). Сложность в том, что права на РИД бывают двух видов: исключительными имущественными и личными неимущественными.
Личные неимущественные права, согласно Гражданскому кодексу РФ, неотчуждаемы, непередаваемы и принадлежат автору РИД. Что касается исключительных имущественных прав, то их принадлежность регулируется трудовым договором, договором заказа на создание объекта интеллектуальной собственности или договором подряда, договором НИОКР.
Исключительные (имущественные) права на служебные РИД, как правило, принадлежат работодателю. Чтобы это было наверняка, советуем:
- в трудовых договорах прописать, что исключительные права на все РИД, которые были получены работником при выполнении должностных обязанностей, принадлежат работодателю;
- формализовать выдачу заданий на создание служебного РИД;
- зафиксировать выплату авторских гонораров (вознаграждений) в трудовых договорах. Как вариант, можно прописать какая часть заработной платы приходится на вознаграждение творческого труда работника, приводящего к появлению РИД.
Благодаря предпринятым действиям вы защитите свои законные права и интересы на результаты интеллектуальной деятельности и минимизируете риски оспаривания принадлежности прав.
Что касается исключительных имущественных прав на РИД, созданных в результате договора подряда или НИОКР, то имейте в виду — они принадлежат автору. Если вы хотите приобрести исключительные права, то зафиксируйте это в договоре заранее.