Как гарантированно сделать все дела на день
Простые техники тайм-менеджмента, приоритизации и ведения списков задач для гарантированной реализации планов на день
Содержание
На связи команда WEEEK. Существует такой порочный круг: утром вдохновлённо пишешь список дел, к обеду редактируешь, вечером половина уходит на завтра.
Планировать успешное будущее проще и приятнее, чем приступить к действиям, когда силы надо расходовать на рутину, скучные или сложные дела. Так будет всегда, если не брать под контроль планы — а ещё иногда откровенно игнорировать поток входящего срочняка и не гнаться за идеальным качеством.
Просто заставить себя не получится. Реальнее и надежнее выстроить систему фокусирования на главном — и просто держать темп.
Переходим от слов к делу. Точнее, к конкретным техникам!
Метод 1-3-5
Суть техники. Метод 1-3-5 предлагает составить список из девяти задач: одна крупная, три средней сложности и пять маленьких.
Зачем. Длинный список задан провоцирует делать всё подряд, либо только самое лёгкое, либо вообще замирать и прокрастинировать.
Почему работает. Приоритет отдаётся первой задаче — самой большой, сложной, важной. А сделаешь — и уже молодец! На энтузиазме расправляешься с остальными пунктами в списке, которые уже не кажутся страшными.
Как применить. Составь список дел на день. Выбери самую большую и сложную. Вынеси её либо в начало списка, либо визуально выдели её.
Вот как это выглядит в WEEEK:
⚙ Чтобы повторить это в своём рабочем пространстве, зайди в режим отображения Список. Установи низкий, средний и высокий приоритеты задачам. Одна задача должна быть с высоким приоритетом, три со средним, пять с низким.
Тайм-блокинг
Суть техники. Поделить день на временные блоки размером в час или два. Каждый блок отводится под определённое занятие или одинаковые задачи.
Зачем. Отрезок времени «блокируется» от вторжения задач, которые не подходят по типу, — это помогает не распыляться и не терять фокус. Кроме того, коллеги смогут ориентироваться на твой каледарь и свободное время в нём.
Почему работает. В заданные часы работаешь только в одном направлении — не отвлекаясь на параллельные процессы и входящие дела. Такая фокусировка делает нас более эффективными, потому что позволяет непрерывно находиться в одном контексте.
Как применить. Например: с 10 до 11 отвечаешь на письма, с 11 до 13 работаешь над проектом, с 13 до 14 обед, с 14 до 16 звонки, с 16 до 18 текучка и рутина.
❗ Всегда закладывай перерыв и блокируй время на отдых. И даже между блоками оставляй зазор на 10–15 минут перерыва.
Закрытые списки
Суть техники. Составлять списки, в которые нельзя добавлять новые задачи.
Зачем. В обычном списке дела множатся быстрее, чем мы успеваем их выполнять. Это приводит к потере концентрации и ощущению аврала. Галочек «готово» не прибавляется, зато активно растёт тревожность.
Почему работает. Утром выписываешь в список всё, что нужно сделать, и фиксируешь свой план. Тогда день перестаёт быть нескончаемым марафоном и превращается в понятную дистанцию. Мозг воспринимает такой перечень дел как достижимую цель — появляется азарт дойти до конца.
Как применить. Пишешь список дел на день, фиксируешь его и больше ничего не добавляешь. Всё. Ну, не совсем всё. Под конец дня может статься, что задач оказалось слишком много — тогда переноси на завтра, а завтра не делай список таким большим. Если, наоборот, закончишь список раньше — попробуй понять секрет успеха и запомнить его.
Флексить задачи
Суть техники. Флексить задачи — значит делать их более гибкими: при необходимости переносить, дробить, менять приоритеты.
Зачем. Чтобы учесть реалии меняющегося дня, не забрасывать срочные дела, работать с рисками и меньше стрессовать.
Почему работает. Жёсткий план удобен — он помогает держать дела под контролем. Но на практике жизнь вносит коррективы: то коллега принесёт срочные правки, то подрядчик сдвинет сроки. Флекс задач помогает не бороться с реальностью, выбиваясь из сил, а научиться подстраиваться под неё.
Как применить:
- Проблема с выполнением задачи, а отложить никак? Флексим. Достичь цели можно разными способами — ищи более короткий путь
- Не получается добиться идеального результата? Флексим! Делаем шаг назад и выбираем решение проще. Не самое лучшее, но всё ещё актуальное
- Мелкие дела тормозят проект? Правильно. Жертвуем нюансами, чтобы сделать основную задачу хорошо
- И последнее: работаем только над тем, что действительно нужно для выполнения задачи. Отставить перфекционизм!
Метод Помодоро
Суть техники. Одна из самых популярных техник тайм-менеджмента. Работа делится на интервалы по 25 минут. После сфокусированного выполнения задачи следует отдых на пять минут. Так продолжается четыре цикла, пока не наступит время длинного перерыва на 25 минут. И по новой.
Зачем. Помогает держать фокус на работе в течение этих 25 минут — потому что знаешь, что дальше следует перерыв. Затем спокойно отдыхать, восстанавливать силы.
Почему работает. Техника помогает «обмануть» мозг. Тебе не придётся думать, что впереди тебя ждут часы непрерывной работы. Нет, только 25 минут, потом отдых. Это любому под силу. День дробится на кусочки времени, что уже не так страшно охватить и реализовать. И цель становится достижимой, а вознаграждение результатом — скорым.
Как применить. Пользоваться методом просто: достаточно включить специальный таймер, который будет отслеживать периоды работы и отдыха хоть весь день. Вот бесплатный от WEEEK, который работает просто из браузера.
🤓 Совет:
Чтобы ничего не отвлекало во время работы, не забывай отключать уведомления. Если важно оставаться на связи, выдели отдельный промежуток для просмотра входящих. Главное — избавиться от бесконечных пушей, которые так и норовят выдернуть из контекста. А во время перерыва — отдыхай! Подвигайся, походи, сделай гимнастику для глаз.
С чего начать
Браться за все техники сразу не обязательно — иначе это превратится в невыполнимую задачу, которую хочется отложить. Отталкивайся от своей ситуации:
- Метод 1-3-5 подойдёт, когда не понятно, с чего начать
- Тайм-блокинг помогает выстроить чёткую картину дня
- Закрытые списки — способ почувствовать границы
- Флекс задач учит отпускать второстепенное и быть гибче
- Помодоро — находка, чтобы погрузиться в задачу, применяется вместе с остальными техниками
Со временем можно протестировать разные методы и узнать, что работает для тебя эффективнее. Когда найдёшь свой подход, станет намного проще доделывать дела на день. Продуктивность — тоже навык, который развивается с практикой.