Автоматизация выплат ускорила работу бухгалтерии: кейс образовательной платформы
Компании, работающие с большим количеством внештатных исполнителей, часто сталкиваются с необходимостью оптимизировать процессы документооборота и выплат. Одним из значимых клиентов платформы «Мои Самозанятые» стала крупная онлайн-образовательная компания, входящая в топ-5 крупнейших площадок в России. До интеграции их процесс работы с самозанятыми был неэффективным и трудоемким. Давайте рассмотрим, как платформа помогла улучшить ситуацию и каких результатов удалось достичь.
О клиенте
Клиент — известная образовательная платформа, предлагающая курсы по самым разным направлениям: от дизайна до программирования. Компания работает с большим числом фрилансеров и преподавателей, давая им возможность создавать и продавать образовательные продукты. На текущий момент более 10 тысяч специалистов сотрудничают с платформой, а ежемесячно активными остаются около 1500 исполнителей.
До начала сотрудничества с сервисом «Мои Самозанятые» у компании возникали значительные трудности с организацией документооборота и выплат. Вот с какими проблемами они столкнулись:
- Документы передавались в виде сканов или через сторонние сервисы, которые не соответствовали требованиям эффективной работы.
- Уровень автоматизации был низким, и большинство операций выполнялись вручную.
- Массовая загрузка документов из 1С отсутствовала — каждый акт приходилось обрабатывать вручную.
- Из-за большого числа исполнителей сотрудники, отвечающие за документооборот, были перегружены рутинной работой.
В результате этого возрастало количество ошибок, увеличивались временные затраты, и снижалась общая эффективность. Компания стремилась к автоматизации, чтобы снять нагрузку с команды и повысить точность обработки документов.
Как «Мои Самозанятые» помогли оптимизировать процессы
Клиент обратился с запросом на полную автоматизацию документооборота с помощью API-интеграции с 1С. Компания выбрала платформу «Мои Самозанятые» как единственную, которая предложила готовое решение для их специфических задач.
В процессе интеграции потребовалось внести некоторые доработки, но сотрудничество оказалось успешным. Команда сервиса разработала уникальное решение, которое включало:
- Возможность массовой загрузки документов в систему. Теперь все документы внештатных исполнителей (самозанятых, ИП и физлиц без специального налогового статуса) можно загрузить буквально в пару кликов.
- API-интеграцию с 1С, которая автоматизировала процесс создания и отправки актов и договоров исполнителям
- Возможность добавлять изображения в акты — важная функция для работы с дизайнерами и интеллектуальной собственностью.
Теперь документы автоматически формируются, отправляются на подпись и хранятся в системе.
Результаты интеграции
После внедрения нашей платформы процессы документооборота значительно ускорились:
- Время на обработку документов сократилось с двух недель до нескольких дней.
- Массовая отправка документов через 1С сняла большую часть нагрузки с сотрудников.
- Увеличилась точность и скорость подписания актов самозанятыми, благодаря удобному приложению. Это ускорило и сами выплаты.
Несмотря на успех, компания продолжает совершенствовать свои процессы. Одной из оставшихся задач является внедрение автоматической оплаты после подписания актов. Это еще снизит нагрузку на сотрудников. Клиент планирует дальнейшую автоматизацию процессов, чтобы свести к минимуму участие человека. «Мои самозанятые» продолжают тесно сотрудничать с площадкой и работать над улучшением текущих решений.
Еще один успешный пример оптимизации бизнес-процессов с помощью автоматизации работы с исполнителями — кейс рекламной площадки. Читайте по ссылке.
В сервисе «Мои Самозанятые» есть всё необходимое для удобной и безопасной работы с внештатными исполнителями:
- ЭДО: составление и дистанционное подписание договоров, актов и любых других необходимых при сотрудничестве документов;
- сбор чеков с самозанятых за несколько минут;
- автоматическая проверка статуса плательщика НПД;
- моментальные массовые выплаты;
- контроль рисков штрафов и доначислений от ФНС;
- техническая поддержка сервиса.
С сервисом «Мои самозанятые» ваш бизнес будет работать оперативно, точно и безопасно.