Как платформа WinWork помогла автоматизировать процессы выплат и документооборота для аутсорсинговой компании
Компании, работающие с широким кругом подрядчиков, часто нуждаются в оптимизации документооборота и выплат. Несколько лет назад платформа WinWork начала сотрудничество с одной из ведущих аутсорсинговых компаний, которая предоставляет услуги крупным игрокам, включая Ozon и Сбербанк.
Изначально вся работа была выстроена через реестры в личном кабинете платформы, но со временем число исполнителей и объем работ выросли, поэтому у клиента возникла потребность создать собственную CRM-систему и автоматизировать процессы. Рассмотрим, как внедрение от WinWork помогло компании повысить эффективность.
О клиенте
Клиент — одна из крупнейших аутсорсинговых компаний, оказывающая услуги в таких сферах, как ретейл, сельское хозяйство, логистика и производство. Среди их заказчиков корпорации, для которых компания обеспечивает рабочую силу и управляет крупными проектами, направляя исполнителей на вахтовые работы, курьерские и другие задачи.
В условиях постоянного роста штата исполнителей — порядка 5000 человек — клиент столкнулся с необходимостью оптимизировать управление процессами. В процессе работы использовались несколько платформ, но они не полностью отвечали запросам компании, особенно по части документооборота.
Клиент обратился к платформе WinWork с запросом на автоматизацию ключевых этапов взаимодействия с исполнителями, включая подписание актов и выплату вознаграждений, а также интеграцию с собственной CRM-системой для учета всех операций в едином интерфейсе.
Какое решение предложила платформа WinWork
После детального анализа потребностей клиента, платформа WinWork предложила комплексное решение, ориентированное на автоматизацию и интеграцию с уже существующей системой управления клиентом. Основные элементы внедренного решения включали:
- Интеграция с CRM-системой клиента — так компания получила возможность контролировать ключевые этапы работы исполнителей в собственной CRM.
- Автоматизация документооборота — вместо ручной обработки актов клиент получил возможность загружать реестры документов с функцией автооплаты, а исполнители получали выплату сразу после подписания документов.
- Оптимизация процесса выплат — компания смогла массово производить выплаты через WinWork, собирая чеки и акты исполнителей в автоматизированном режиме.
- Поддержка White Label — команда WinWork предложила клиенту рассмотреть возможность использования White Label интерфейса, где исполнители могли бы подписывать документы и работать с сервисом, не переходя на сторонние платформы.
Эти решения позволили клиенту упростить управление большим количеством исполнителей, минимизировать ошибки и значительно сократить время на обработку документов и выплат.
Результаты интеграции
После внедрения решений платформы WinWork, компания смогла достичь значительных улучшений в работе с исполнителями и процессах управления:
- Сокращение времени на обработку документов — процедура, которая ранее занимала несколько дней, теперь происходит за несколько часов.
- Снижение нагрузки на бухгалтерию — благодаря автоматической отправке актов и реестров, сотрудники компании смогли значительно сократить объем рутинных задач, связанных с документооборотом и выплатами.
- Увеличение скорости выплат — выплаты исполнителям теперь осуществляются автоматически после подписания документов, что ускорило процесс расчетов и позволило избежать задержек.
- Повышение точности и прозрачности — интеграция с CRM позволила компании детально отслеживать этапы работы исполнителей, от принятия заявки до завершения задачи, что улучшило контроль и свело к минимуму ошибки.
- Сбор аналитических отчетов — благодаря автоматизации аутсорсинговая компания аккумулирует в одном месте все данные, которые необходимы для взаимодействия с заказчиками клиента (Ozon, Сбербанк и другие).
- Масштабируемость системы — с расширением количества проектов и исполнителей компания продолжает использовать решения WinWork, зная, что система легко адаптируется к возросшему объему работы.
Интеграция с платформой WinWork не только упростила и ускорила ключевые процессы, но и обеспечила клиенту долгосрочную основу для дальнейшего роста и масштабирования. Быстрая обработка документов, автоматизация выплат и интеграция с внутренней CRM помогли клиенту снизить нагрузку на команду и улучшить контроль за выполнением задач.
Если ваш бизнес нуждается в оптимизации работы с подрядчиками и автоматизации финансовых процессов, платформа WinWork готова предложить решения, которые повысят точность и скорость ваших операций. Запишитесь на демонстрацию сервиса и узнайте, как мы можем помочь вашему бизнесу работать еще эффективнее.