Когда бизнес требует автоматизации
Цифровизация уже давно стала трендом, большинство компаний понимают необходимость в автоматизации своих бизнес-процессов и уже используют целый арсенал цифровых инструментов. Однако есть компании-консерваторы, которым и так хорошо, и мир цифровых возможностей не вызывает у них никакого интереса. Именно для них Мария Юсупова, руководитель проектов компании nlogic (входит в "ИКС Холдинг"), расскажет, когда наступает момент развития компании, требующий цифровых перемен.
«Есть действительно много компаний, которые искренне верят, что никакая автоматизация им не нужна и что их сотрудники и так прекрасно справляются и не тонут в бесконечном количестве типовых рутинных задач. Но очень часто это является заблуждением. Чтобы в этом убедиться, достаточно проверить, есть ли в вашей компании основные триггеры, свидетельствующие о том, что компания уже сейчас нуждается в автоматизации процессов»
Триггеры для бизнеса, определяющие необходимость оцифровки:
- Возникают сложности с хранением и поиском информации, все теряется с уходом очередного сотрудника, отсутствует прозрачный подход к бизнес-процессам;
- У компании накопился определенный объем типовых, рутинных операций, где не требуется участие человека;
- У компании понятные и отлаженные бизнес-процессы. Понятен источник инициативы, формулируется задача и понятно, как и кому ее решить, но отсутствует прозрачность процесса ее выполнения. Контрольные точки происходят через электронную почту, мессенджеры или в устной форме;
- Много времени сотрудников тратится на подготовку отчетов о проделанной работе, нет системы, которая аккумулирует данные для быстрой и удобной выгрузки отчетов;
- Если типовой процесс выполняется тремя и более сотрудниками, которые занимаются исключительно этими процессами, например, заносят данные о первичных документам в систему учета;
- Как правило, процессы, которые требуют автоматизации, четко регламентированы: в компании существуют детальные инструкции с последовательностью действий в той или иной ситуации.
Например: для того, чтобы получить ощутимый эффект от применения технологии распознавания документов достаточен объем от 10 000 страниц в год.
Если все перечисленное выше относится к вашей компании, становится очевидным тот факт, что вам нужна автоматизация, но, чтобы она имела должный эффект, необходимо оценить участки, которые в ней наиболее нуждаются.
Где автоматизация даст самый большой эффект?
- Где много повторяющихся операций (от 3000 операций в год);
- Где не требуется принимать управленческие решения, такие решения четко регламентированы;
- Человеческий труд носит механический характер: перенести данные из документа в систему, заполнить шаблон документа данными сотрудника, подготовить типовую претензию или иск в случае появления дебиторской задолженности или контрагента и т.д.
Пример: вы получили решение суда от 10.01.2020 в вашу пользу, оно вступило в силу и следующий шаг подготовка заявления для получения исполнительного листа. Такого рода участки идеально подходят для автоматизации.
Когда вы все же решились встать на путь цифровизации и нашли технологического партнёра, который разработает для вас релевантное решение и интегрирует его в работу компании, необходимо провести предпроектное обследование, чтобы было проще составить техническое задание и эффект удовлетворил всех участников этого процесса.
Предпроектное исследование:
- Сформулировать потребность исходя из текущего процесса. Особенно это важно, когда инициатива идет от подразделения, которое не является специалистом в процессе, который планируется оптимизировать. Важно провести интервью с сотрудниками, которые каждый день выполняют такие операции, выявить:
- наиболее проблемные участки, которые чаще всего повторяются и занимают больше всего времени;
- участки, которые нельзя или невозможно автоматизировать;
- участки, которые не требуют автоматизации.
- Следующим шагом будет четкое описание целевого результата, как именно вы хотите, чтобы в итоге выглядели процессы в компании. ТЗ: «Сделайте, чтобы все было проще» не подойдет. Формирование целевой концепции сложная и творческая работа, в которой необходимо ваше участие;
- Далее компания-разработчик должна оценить инфраструктуру вашей компании: какие есть целевые системы, у кого какие роли, определить точки интеграции;
- После этого производится оценка сроков и ресурсов.
При наличии всех необходимых критериев и бюджета можно смело переходить к этапу реализации вашего проекта.
Последним шагом является определение прогнозируемых эффектов от внедрения IT-решений.
Если у вас нет систем, из которых можно было бы собрать информацию как все было до внедрения того или иного решения, чтобы сравнить с тем, что вы получили на выходе, вы можете отталкиваться от целевой картины. Однако следует понимать, что для оценки эффектов необходимо минимум 1-2 месяца, а оптимально 1 год.
Я надеюсь, что материал был полезным и поможет компаниям максимально эффективно использовать время своих сотрудников, а выполнение рутинных процессов оставить искусственному интеллекту.
Спасибо всем, кто дочитал до конца!