Как Zorotime помогает бизнесу увеличить прибыльность проектов

Нужно ли вести учёт рабочего времени на проектах, где стоимость трудозатрат является основным расходом? Однозначно да, и начинать нужно как можно быстрее.

Данная статья о том, как консалтинговая компания 6 месяцев назад автоматизировала учет рабочего времени и управление проектами в Zorotime и увеличила свою прибыль на 30 процентов.

Компания оказывает профессиональные услуги в области аудита и консалтинга. Проекты разделяются на два основных вида: проекты с фиксированной ценой и почасовой оплатой. Некоторые проекты повторяются из года в год. Одновременно может выполняться 15 - 20 проектов. В компании работают 4 управляющих партнера и около 40 сотрудников разных грейдов.

Фиксированная цена проектов определялась на основе планируемого времени на проект и почасовых ставок участников проекта. В ходе выполнения проектов сотрудники не вели оперативный учет рабочего времени в разрезе проектов и задач.

Таким образом, было невозможно определить сколько времени затрачивается на тот или иной проект и сопоставить фактические часы с бюджетными. Финансовый результат по проектам определялся «котловым методом» без анализа финансового результата по каждому проекту в отдельности.

Проекты с почасовой оплатой управлялись следующим образом. Участники проекта учитывали отработанное время в таблицах Excel и направляли данные менеджеру. Менеджер проекта вручную собирал отработанное время по каждому сотруднику в итоговую таблицу, проставлял часовые ставки, рассчитывал сумму к оплате и формировал счет клиенту. Такой процесс являлся достаточно трудоемким и приводил к возникновению существенных ошибок в учете отработанного времени.

Все новые проекты стали создаваться в Zorotime. При создании проектов стала добавляться аналитика: наименование проекта, сроки, бюджет времени и стоимость. Появилась возможность создавать команды проектов с разделением прав доступа. Полностью автоматизировался процесс создания и распределения задач между участниками проекта.

Все сотрудники начали ежедневно списывать рабочее время в разрезе проектов и задач в Zorotime, отражать количество отработанного времени и добавлять детальное описание.

На основе стандартного отчета по проекту у руководства появилась возможность контролировать трудозатраты и прибыльности проектов в реальном времени и оперативно принимать управленческие решения.

В стандартном отчете по проекту отражаются: цена проекта, бюджет времени, фактические трудозатраты, процент использования бюджета, стоимость трудозатрат и прибыль. Прямо из отчета можно сделать выборку времени по датам, сотрудникам или задачам. Для детального анализа времени или проведения расчетов отчет можно быстро экспортировать в Excel.

Руководство и менеджеры проектов стали получать автоматические уведомления на почту при 50, 80 и 100 процентном использовании бюджета времени проектов.

На протяжении 6 месяцев работы в Zorotime руководство компании осуществляло оперативный контроль трудозатрат, себестоимости и прибыльности по каждому проекту.

Как результат, 20 из 150 проектов оказались убыточными, то есть стоимость трудозатрат по ним превысила стоимость по договору. Выполнение таких проектов является целесообразным только при увеличении цены контракта или уменьшении времени на их выполнение. По таким проектам руководством были приняты управленческие решения, которые помогли увеличить консолидированную прибыль за 6 месяцев на 30 процентов.

В результате того, что появилась возможность просматривать и анализировать историю проектов, в компании значительно улучшилось качество планирования трудозатрат и формирование цены по новым проектам.

Все новые проекты стали создаваться в Zorotime. Вместе с добавлением команды проектов, появилась возможность устанавливать часовые ставки по каждому участнику проекта для автоматического формирования сумм к оплате.

Участники проектов начали ежедневно списывать рабочие часы в разрезе проектов и задач в Zorotime, отражать количество отработанного времени и добавлять детальное описание.

На основе стандартного отчета по проекту у руководства появилась возможность быстро понимать общее количество отработанного времени на проекте, усредненную часовую ставку, итоговую сумму к оплате, стоимость трудозатрат и прибыльность.

Для детального анализа фактических часов, ставок и сумм к оплате в разрезе каждого сотрудника, а также выставления счетов клиентам, отчеты можно быстро экспортировать в Excel.