Обзор на книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», или как благодаря тайм-менеджменту я перестала есть колбасу

Work life balance — это реальность или миф, созданный маркетологами? Можно ли гармонизировать свою жизнь и перестать нервничать из-за невыполненных задач? Как успевать всё, что запланировала, и планировать то, что успеешь? Ответы на эти вопросы я стала искать в книге, которую посоветовал прочитать моей коллеге Оскар Хартманн во время интервью.

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена, издание 2015 года — эта книга из тех, которые делят твою жизнь на до и после. Читала я её примерно полгода и сразу же внедряла в свою жизнь приёмы, подходы, действовала по методу и не забегала вперёд. Получилось долго, но результаты на лицо — жизнь заиграла более яркими красками. Книга впервые была выпущена в 2001 году, я же читала обновлённое издание 2015 года. Она издана на 30 языках, тиражом 5 миллионов экземпляров. Автор — Дэвид Аллен — один из самых влиятельных исследователей продуктивности, более 35 лет консультирует собственников бизнесов и топ-менеджеров крупнейших международных компаний, о нём писали в Fortune, New York Times, Wall Street Journal.

В основе книги авторский метод Дэвида Аллена — GTD (Getting Things Done) — в переводе «доведение дел до завершения». Метод не просто о том, как привести рабочие дела в порядок, но как справляться и с рабочей, и с личной жизнью — и получать удовольствие от процессов.

Я не буду пересказывать поэтапно методику GTD, которая лежит в основе книги, лучше прочитать её самостоятельно. Расскажу лишь то, что происходило со мной и к каким выводам я пришла. Этот обзор — мой дневник и рефлексия на тему нового подхода к тайм-менеджменту.

Вот строки, которые я написала в своём телеграм-канале спустя месяц после начала чтения книги, чтобы зафиксировать точку отсчёта.

Дальше началась работа, которая потребовала достаточно много времени, но и принесла свой результат. Сейчас, спустя 8 месяцев, я могу это сказать с уверенностью.

Если ты тонешь — начни дышать, расслабься и начинай понемногу грести.

В какой-то момент я поняла, что стала абсолютно неэффективна, потому что задачи валились как снежный ком и я пыталась разобраться в них, большую часть времени тратила на то, чтобы решить: а что именно я должна сделать прямо сейчас. Очень из-за этого нервничала и уставала.

По совету автора я села и стала выписывать все задачи, которые были у меня в голове: начиная от «записаться к лору», к которому не могла попасть уже полгода, заканчивая идеями по стратегии развития компании.

Я села и стала выписывать на листы А4 все подвисшие задачи, которые у меня были на тот момент списками по 25 штук (это уже мой авторский апгрейд методологии) . В результате получилось более 50 задач на двух листах. Я взяла себе за правило решать в течение недели все задачи из одного списка. В процессе того, как я их закрывала, в голове всплывали всё новые и новые задачи. В результате на то, чтобы закончить с подвисшими задачами, ушло около месяца. Зато настроение моё стало улучшаться, и каждый раз, когда я решала какую-либо из давнишних задач — я чувствовала прилив сил и радость.

Мозг — это не склад для информации! Он нужен для творчества и созидания!

Наступил следующий этап внедрения методологии — научиться учитывать входящие задачи и фиксировать их, чтобы заново не оказаться в снежном коме. Схема выглядит страшно!

Схема — это система списков, в которые может попасть любая информация или задача, которая появляется в моей жизни. В ней есть ряд фильтров: требует информация действий, нужна ли она в принципе, могу ли я её сделать здесь и сейчас меньше чем за 2 минуты.

Информация, как в компьютерной игре, проходит по алгоритму и складируется именно в тот список, к которому я возвращаюсь, когда мне нужно, и при еженедельных обзорах.

Приведу пример: я знаю, что через несколько месяцев состоится конференция, которая мне, возможно, интересна — и если у меня не будет планов, то я хотела бы на неё пойти. Как не забыть об этом? Эта информация не нужна мне сейчас и не требует от меня действий, но может быть через месяц у меня станет больше ясности в моём графике. Идём сверху вниз по схеме: информация сейчас не требует действий, поэтому уходит в список «когда-нибудь».

Или моим собакам нужно заказать корм, это требует действий, и я могу это сделать меньше чем за 2 минуты, поэтому такую задачу я даже не буду заносить в список, а сделаю здесь и сейчас.

Так я внедрила систему учёта задач в свою личную жизнь, для этого использовала программу «Битрикс24». Возможно, вы подберёте свою систему, но лично мне удобно, чтобы все задачи (и личные, и по проектам) были в одном пространстве.

Быть атлантом и держать на своих плечах все проекты, чтобы не развалились как карточный домик, или построить классное здание, которое будет жить самостоятельно?

Никогда раньше не понимала и не ощущала разницу между словами «Контроль» и «Управление» до того, как прочла эту книгу. Как же много энергии уходило, чтобы помнить всё, что я просила сделать своих коллег, как же много энергии уходило, чтобы контролировать, напоминать, и как много напряжения это вызывало. Микроменеджмент — это одна из главных помех к масштабированию и гармоничной жизни.

Контроль — это трата ресурсов, управление — это созидание. Мы с командой это поняли и научились ставить приоритеты, договариваться о конкретных задачах, назначать время, когда мы встречаемся и обсуждаем, что сделано, а что не сделано и почему.

Сервис «Битрикс24» служит нам отличным инструментом для координации и планирования проектов. Мы постепенно стали переходить от ощущения «работаем на дедлайн» к «планируем свой график». Появилось время подумать, оценить обстановку, распределить силы.

Привет, перфекционистам! Нашлась волшебная таблетка от прокрастинации!

Самое интересное, конечно, это управление проектами. По определению автора, проект — это любая задача, которая требует больше одного действия. Привет, перфекционистам! Нашлось орудие против вашего стремления к идеалу! Автор предлагает понимать проект как набор действий, которые ты совершаешь для достижения результата.

Цели проекта должны быть чётко зафиксированы — тогда мозг автоматически начинает вести мозговой штурм для достижения цели. Главный вопрос — каков следующий шаг? Шаги должны быть конкретные и закрываться нажатием одной кнопки в системе учёта дел — то есть максимально детализированы. Тогда вы неизбежно будете приближаться к результату.

Инвестирование времени в задачи, которые помогают достигать результата максимально эффективно.

Почему мы считаем, что спонтанные задачи важнее тех, которые мы запланировали? Срочное и важное? Если к вам «прилетает» задача, вам не обязательно начинать делать её здесь и сейчас — вы можете обсудить с адресатом, когда её необходимо выполнить, и распределить в список с указанием срока. Спокойствие! Не стремимся делать несколько дел одновременно — это лишний стресс.

Ведение своего бизнеса и работа на телевидение научили меня тому, что ты всегда можешь найти варианты и договориться о чём угодно. Например, некоторые финансовые вопросы можно решить договорившись о постоплате (или привлечь партнёра на проект). Нужно создавать возможности и проектировать варианты, а это невозможно сделать, если ты всё время находишься в ситуации дедлайна и тушения пожаров. Поэтому «работа по планированию работы» очень важна.

Мы подошли к главной интриге этой статьи! Прочитав заголовок, вы до этого момента всё время задумывались о том, причём здесь колбаса. Для меня копчёная колбаса была вредной привычкой, но только я это не осознавала. Пробегая мимо магазина после работы в 23:00 — я залетала в него, чтобы взять первое, что лежало на прилавке (и что не нужно было готовить). Плюсом в ней были вкусовые добавки, которые через вкусовые рецепторы переключали меня с рабочего состояния на другие ощущения. Мне казалось, что я очень люблю этот продукт и никогда не смогу отказаться от его поглощения:) Но книга по тайм-менеджменту дала другой результат. Оказалось, что если я буду планировать свою жизнь и график питания тоже, то можно питаться намного вкуснее и полезнее, чем колбасой. С тех пор я стала один раз в неделю делать закупку продуктов и планировать свой рацион. Моё состояние стало намного лучше и сразу же появилось время на множество других дел. А почему? Потому что я внедрила приём планирования по принципу Горизонтов (сверху вниз: «Миссии и принципы», «Видение», «Цели», «Зоны ответственности и внимания», «Текущие действия») от автора — и сразу же увидела, какие сферы в моей жизни проседают и осознанно переместила фокус внимания на них тоже.

Бонусом прикрепляю вам вариации на тему от нейросети Kandynsky — тайм-менеджмент и копчёная колбаса). Так интересно, оказывается нейросеть еще не умеет рисовать копченую колбасу...

Благодарю вас за то, что инвестировали своё время в прочтение статьи. Буду признательна, если вы ответите на вопросы:

Напишите в комментариях, какие книги по тайм-менеджменту вы читаете и какие полезные инструменты уже внедрили в свою жизнь.

И еще раз благодарю Вас за прочтение!)