Экосистема гибкого офиса: что это и почему за ней будущее

Офис любой компании, большой или маленькой, — это прежде всего собрание людей, необходимых для выполнения поставленных перед ними задач. По мере разрастания фирмы людей становится все больше, меняются их цели, задачи и приоритеты. Вместе с этим должны меняться и условия нахождения в офисе, и, конечно же, изменения должны проходить в лучшую сторону.

Для того чтобы человек работал с максимальной отдачей, приносил пользу компании и оставался удовлетворен своим занятием, ему нужно предложить не только достойную оплату, но и соответствующие условия труда. Должны быть организованы комфортные рабочие места, возможность для отдыха, доступ к питанию и прочее. Помещения должны иметь современный вид, радовать эстетичным оформлением, мотивируя на создание чего-то нового и творческого. Должна быть продумана безопасность объекта, системы пожарной безопасности, средства ограничения доступа и прочее.

Реализовать все перечисленные требования достаточно сложно, но со временем появилось такое понятие, как опенспейс-пространство. Оно предполагает максимальную открытость, функциональность объекта, обеспечивает возможность для самостоятельной и групповой работы. Именно поэтому все больше арендаторов в попытке привлечь новых клиентов и добиться долгосрочной аренды создают такие пространства. Большинство современных бизнес-центров может похвастаться наличием подобной экосистемы, обеспечивающей комфорт работников и более высокий уровень производительности труда.

Отношения между нанимателем и сотрудником меняются со временем. Приходит понимание необходимости большей свободы для работников, если есть желание получать от них соответствующую отдачу при выполнении собственных обязанностей. Все больше квалифицированных специалистов требуют не только достойную зарплату, но и привлекательные условия труда, включая обустройство рабочего места.

Исходя из этого офис меняется и подстраивается под требования персонала, работающего в нем. Это касается всего, от формирования более удобного пространства до предоставления доступа к комплексной инфраструктуре.

Далеко не каждая компания может позволить себе создание подобного офиса самостоятельно. На помощь приходит наем объектов с уже подготовленной и полностью работающей инфраструктурой. Все больше современных бизнес-центров предлагает гибкие офисы, подстраивающиеся под заказчика и работников.

Экосистема гибкого офиса разрабатывается таким образом, чтобы обеспечить максимально высокий уровень комфорта для всего работающего персонала. Разработка, планирование и проектирование выполняются с учетом опросов и проводимых наблюдений. Конечно, подстроиться под каждого сотрудника невозможно, и зачастую то, что хорошо для одного, неприемлемо или некомфортно для другого. Но все равно при разработке учитываются самые разные требования и пожелания широкой целевой группы.

Что же собой представляет гибкий офис? Это максимально целостное пространство, предназначенное для работы различного количества персонала. В нем учтено и реализовано практически все, что может потребоваться для работы в любой момент времени. В частности, объект оснащен всеми видами коммуникаций, от водоснабжения до быстрого интернета и системы видеонаблюдения. Присутствует мебель для оборудования рабочих мест, переговорных и прочих помещений. Ремонт и инфраструктура разработаны таким образом, чтобы обеспечить комфортные условия труда для каждого сотрудника, сделать пребывание в помещении максимально приятным.

При аренде такого офиса компания получает возможность сразу заезжать в помещение и начинать работу по собственному профилю, не тратя средств и времени на его обустройство. Разве что потребуется провести брендирование приемной и некоторых других помещений, добавив корпоративную символику и декоративные элементы.

Если разбирать тезисно, то современный гибкий офис должен соответствовать следующему набору требований:

К территории офиса и непосредственным рабочим местам должен быть обеспечен свободный доступ в любое время. Современный офис живет без фиксированных графиков. Зачастую сотрудники задерживаются допоздна для решения критических задач или же имеют попросту нефиксированный график из-за разъездов, встреч и прочих мероприятий за пределами рабочей территории.
Наличие ресепшена для встречи посетителей и гостей, упрощенной навигации по БЦ, в котором могут одновременно базироваться десятки компаний.
Рабочие места с соответствующим оснащением для подключения рабочей станции, проводного интернета, столы для хранения личных вещей, деловой документации, если она предусмотрена. Личные шкафчики для хранения верхней и сменной одежды также не помешают.
Отдельно выделенные помещения общественного и рабочего типа. Речь идет о переговорных комнатах, столовой, кухне, туалетах, помещениях для отдыха и т. д.
Мини-АТС, обслуживающая БЦ или отдельный офис, с подключенными к ней выделенными и внутренними телефонами, для организации связи между персоналом при необходимости решения рабочих вопросов.
Места для отдыха и проведения личного времени с комфортом. Это могут быть помещения под фитнес, лаундж-зоны, комнаты для чтения или просто расслабления.
Беспроводной доступ к интернету с единым паролем или вовсе без него, чтобы была возможность быстрого подключения с любых устройств пользователя.
Система контроля и ограничения доступа с применением магнитных карт, биометрических систем и прочих современных решений для исключения доступа посторонних.
Штатная клининговая система, способная обеспечить качественное и оперативное обслуживание офиса в нерабочие часы.
Софт для администрирования офиса, проведения арендных платежей, сбора отчетной и прочей документации.

Перечисленные решения позволяют обеспечить необходимую гибкость в функционировании офиса, подстроиться под рабочий график сотрудникам с разными ритмами работы, быстро и эффективно взаимодействовать между собой целым отделам. Как результат, правильно организованная рабочая среда быстро приносит свои плоды, избавляет от рутинности и улучшает производительность труда. О других преимуществах стоит поговорить подробнее.

Для компании-арендатора гибкий офис представляет значительную ценность и позволяет сразу начать работу, не тратя время на формирование нужной инфраструктуры, организацию рабочих мест, внедрение систем взаимодействия и коммуникаций. Так, к преимуществам можно отнести следующее:

Готовая и полностью работающая инфраструктура без дополнительных вложений, стоимость которой уже заложена в арендную плату, что позволяет значительно снизить стартовые расходы.
Обслуживание офиса уже организовано и также включено в ренту. К обслуживанию относятся услуги охраны, клининга, технического обеспечения инфраструктурных систем и коммуникаций.
В договоре можно заранее прописать возможность пользования переговорными, спортивным залом, конференц-залом и прочими необязательными для работы офиса помещениями по определенному графику или в порядке почасовой аренды. Так не придется оплачивать дополнительные помещения на постоянной основе, доступ к ним будет в свободном режиме.
Готовая отделка в современном стиле, повышающая привлекательность помещений для персонала, а также говорящая о респектабельности компании.
Большинство бизнес-центров с офисными помещениями подобного типа расположено в центральной части города. Это предполагает развитую инфраструктуру и систему доступа с использованием личного или общественного транспорта. Персоналу значительно проще добираться до работы и дома.
Персонал, занимающийся обслуживанием помещений, нанимается и контролируется владельцем здания. Меньше головной боли для руководства компании и более простой доступ к нужным услугам в любое время.
Современная планировка объекта, упорядоченная система расположения помещений разного назначения, более быстрая навигация и комфорт при перемещении.
Возможность аренды офиса исходя из количества рабочих мест, что позволяет адаптировать под свои нужды объект требуемой площади с выгодной арендной платой.

Как и у любого другого решения, у гибких офисов есть свои недостатки, заметные при более глубокой оценке:

Инфраструктура общего пользования доступна для всех сотрудников, всех компаний, снимающих помещения на объекте.
Аренда и использование объекта предполагают соблюдение определенного перечня правил, отказаться от которых будет невозможно.
Переговорные, презентационные залы и прочие помещения общего пользования необходимо бронировать предварительно, чтобы не столкнуться с тем, что они будут заняты в самый ответственный момент.
Многие дополнительные услуги требуют и дополнительной оплаты, в соответствии с договором найма может быть прописана предоплата за аренду.
Контроль перемещений по территории, объекты общего пользования могут предусматривать использование ключей-карт и прочих средств ограничения доступа, система наблюдения по всей территории.
При длительных сроках аренды создание собственной инфраструктуры может оказаться выгоднее аренды. На практике речь идет о сроках около 10 лет.

В целом, как показывает статистика, бизнес-центров с гибким офисным пространством в РФ сейчас не так много, все они сосредоточены на территории столицы. Однако в дальнейшем тренд неминуемо будет развиваться и распространяться, а услуги — становиться доступнее.

Гибкие офисы отлично подходят для небольших и амбициозных компаний с фиксированным бюджетом. Более крупным организациям есть резон задуматься о собственной инфраструктуре, что в перспективе может оказаться более выгодным решением с точки зрения затрат. А для того, чтобы не прогадать с обустройством офиса, необходимо привлекать компетентных специалистов. Управление проектами в свою очередь можно доверить системе Projecto.

Попробовать Projecto бесплатно

4 комментария

Андрей Коновалов

8 февр

не фиксированный график это конечно прекрасно для работника, но вот для работодателя нет. Арендую офис ты платишь за эту аренду и разрешаешь свой работникам по сути не приходить туда)Зачем тогда вообще офис, если можно работать удаленно и заарендовывать конференц залы или зал в ресторане для совещаний