Экономия времени и денег: как автоматизация помогает в сфере аренды спецтехники

В современном бизнесе время - это деньги. Особенно в сфере аренды спецтехники, где эффективность и оперативность играют решающую роль. Но как можно сэкономить время и деньги, не жертвуя качеством и результативностью? Ответ прост: автоматизация процессов. В этой статье мы рассмотрим, как автоматизация может помочь в сфере аренды спецтехники и какие преимущества она может принести вашему бизнесу. Готовы узнать больше? Давайте начнем!

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

Хотите автоматизировать процессы в вашей компании и сэкономить время и деньги? Тогда важно продумать бизнес-процессы, которые лежат в основе вашего бизнеса. Определите, какие шаги и задачи выполняются в вашей компании от начала до конца процесса аренды спецтехники. Это может включать поиск клиентов, обработку заявок, подготовку техники, заключение договоров и многое другое.

Не забудьте также продумать мотивацию сотрудников и установить ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы обеспечить высокую производительность и результативность работы. Мотивированные сотрудники, работающие на достижение общих целей, могут стать сильной командой, способной преодолеть любые вызовы.

Исходя из бизнес-процессов и организационной структуры вашей компании, вы сможете настроить воронки и систему автоматизации, такую как Битрикс24, чтобы они соответствовали вашим потребностям. Это позволит вам эффективно управлять клиентами, заявками, техникой и другими аспектами вашего бизнеса.

Давайте начнем с рассмотрения бизнес-процессов в малом и среднем бизнесе до 15 сотрудников в штате в сфере аренды спецтехники. Это поможет нам понять, какие именно процессы можно автоматизировать и как это принесет пользу вашей компании.

Владелец бизнеса / Директор по продажам

Процессы:
разработка стратегии продаж, установление партнерских отношений, управление командой продаж

KPI:
объем продаж, конверсия сделок, удержание клиентов

Ценный продукт:
предоставление клиентам оптимальных решений для их потребностей в аренде спецтехники

Менеджер по продажам

Процессы:
привлечение новых клиентов, обработка запросов, проведение презентаций, заключение договоров

KPI:
количество новых клиентов, объем продаж, конверсия сделок

Результат:
предоставление клиентам оптимальных решений для их потребностей в аренде спецтехники

Логистический менеджер

Процессы:
планирование и координация операций, управление парком техники, организация доставки и возврата техники, контроль за соблюдением сроков и качества услуг

KPI:
эффективность использования техники, точность планирования, соблюдение сроков аренды, уровень удовлетворенности клиентов

Результат:
оперативная и надежная логистика, минимизация времени простоя и рисков при аренде спецтехники

Диспетчер

Процессы:
планирование и координация работы техники, контроль за соблюдением графиков, взаимодействие с клиентами и водителями

KPI:
точность планирования, соблюдение графиков, уровень удовлетворенности клиентов

Результат:
оперативное и эффективное управление работой техники, минимизация времени простоя

Технический специалист

Процессы:
техническое обслуживание и ремонт техники, диагностика и устранение неисправностей, контроль за состоянием и безопасностью техники

KPI:
качество выполненных работ, соблюдение графика технического обслуживания, минимизация времени простоя

Результат:
обеспечение надежности и безопасности техники, оперативное устранение возникающих проблем, максимальное использование техники

Реальные процессы и KPI могут быть адаптированы под конкретные потребности и цели вашего бизнеса.

1. Воронка продаж:

Этапы:
Потенциальный клиент, Предложение, Переговоры, Заключение договора, Завершено

Ответственные:
Менеджеры по продажам

Цель:
Отслеживание и управление процессом продажи, от первого контакта с потенциальным клиентом до заключения договора

1. Смарт-процесс "Техническое обслуживание"

Этапы:
Прием техники, Диагностика, Ремонт, Тестирование, Готово

Ответственные:
Технический специалист, Начальник отдела технического обслуживания

Цель:
Отслеживание и управление процессом технического обслуживания и ремонта техники

2. Смарт-процесс "Логистика"

Этапы:
Заявка, Подтверждение, Подготовка техники, Доставка, Возврат

Ответственные:
Логистический менеджер, Диспетчер

Цель:
Отслеживание и управление процессом логистики, от получения заявки до возврата техники

Ваши настройки Битрикс24 могут отличаться. Реальные воронки и смарт-процессы могут быть настроены и адаптированы под конкретные потребности и бизнес-процессы вашей компании.

1. Этап "Потенциальный клиент"

До автоматизации:

Менеджер по продажам затрачивал в среднем 10 минут на каждого потенциального клиента. В это время он пролистывал все каналы коммуникации, переписывал данные по клиенту и принимал решение о дальнейших действиях

После автоматизации:

После интеграции каналов коммуникации и использования CoPilot и искусственного интеллекта, менеджеру требуется всего 5 минут на каждого потенциального клиента. Он просматривает заявку, читает сообщение от клиента или проводит телефонный разговор, а затем использует CoPilot для автоматического заполнения полей по записи звонка. Сэкономлено 5 минут на каждого клиента.

2. Этап "Предложение"

До автоматизации:

Менеджер по продажам ручным образом создавал и отправлял коммерческие предложения, затрачивая в среднем 30 минут на каждое предложение.

После автоматизации:

Робот "Создание коммерческого предложения" автоматически генерирует и отправляет коммерческое предложение, сокращая время до 5 минут на каждое предложение. Сэкономлено 25 минут на каждое предложение.

3. Этап "Заключение договора"
Робот "Создание документа" и робот "Отправить email" автоматически заполняют договор информацией из сделки и реквизитами клиента, а также создают счет и отправляют клиенту на почту и в мессенджер. Затрачивается 10 минут на каждое заключение договора. Сэкономлено 20 минут на каждое заключение договора.

1. Этап "Заявка"

До автоматизации:

Логист ручным образом принимал заявки с различных источников. Затрачивалось в среднем 15 минут на каждую заявку.

После автоматизации:

Интеграция со всеми каналами коммуникации позволяет заявкам попадать в единый список благодаря интеграции. Затрачивается 5 минут на каждую заявку. Сэкономлено 10 минут на каждую заявку.

2. Этап "Подготовка техники"

До автоматизации:

Логист ручным образом ставил задачу техническому специалисту и описывал требования для подготовки техники, затрачивая в среднем 20 минут на каждую подготовку техники.

После автоматизации:

При использовании формы для бронирования техники, логист тратит 0 минут на подготовку техники, так как система автоматически ставит задачу техническому специалисту. Однако, 30% заявок по-прежнему поступают через звонки или сообщения в мессенджерах, и для них логист тратит в среднем 20 минут на подготовку техники.

Воронка продаж:

55 минут на каждого клиента

Воронка логистики:

30 минут на каждую заявку (для 70% заявок) и 20 минут на каждую заявку (для 30% заявок)

Автоматизация процессов в Битрикс24 позволила сократить время, улучшить эффективность работы сотрудников и повысить общую производительность компании по аренде спецтехники.

Предположим, что воронка продаж имеет 200 потенциальных клиентов в месяц, а конверсия составляет 50% до этапа "Предложение" и 7% до этапа "Заключение договора".

1. Воронка продаж

Экономия времени на этапе "Потенциальный клиент":
5 минут на каждого клиента

Экономия времени на этапе "Предложение":
25 минут на каждое предложение (50% от 200 клиентов)

Экономия времени на этапе "Заключение договора":
20 минут на каждое заключение договора (7% от 200 клиентов)

Теперь рассчитаем общую экономию времени в месяц с учетом конверсии.

Экономия времени на каждого клиента:
5 минут * 200 клиентов = 1000 минут

Экономия времени на каждое предложение:
25 минут * 100 клиентов = 2500 минут

Экономия времени на каждое заключение договора:
20 минут * 14 клиентов = 280 минут

Общая экономия времени в месяц
1000 минут + 2500 минут + 280 минут = 3780 минут

2. Воронка логистики

Экономия времени на этапе "Заявка":
10 минут на каждую заявку (70% от 50 заявок)

Экономия времени на этапе "Подготовка техники":
20 минут на каждую подготовку техники (30% от 50 заявок)

Рассчитаем общую экономию с учетом распределения заявок (онлайн-бронирование 30% и "по-старинке" 70%)

Экономия времени на 70% заявок:
10 минут * 0.7 * 50 заявок = 350 минут

Экономия времени на 30% заявок:
20 минут * 0.3 * 50 заявок = 300 минут

Экономия времени на подготовку техники для 30% заявок:
20 минут * 0.3 * 50 заявок = 300 минут

Общая экономия времени в воронке логистики в месяц:
350 минут + 300 минут + 300 минут = 950 минут

Общая экономия времени для менеджера и логиста: 3780 минут + 950 минут = 4730 минут

Для расчета экономии денег, которую мы могли бы сэкономить, если автоматизировали процессы, нам необходимо знать стоимость одного часа работы менеджера по продажам и логиста.
Стоимость одного часа работы менеджера по продажам:
90000 рублей / 168 часов = 535,71 рублей/час
Стоимость одного часа работы логиста:
60000 рублей / 168 часов = 357,14 рублей/час
Теперь рассчитаем экономию денег, основываясь на общей экономии времени, которую мы рассчитали ранее.
Экономия денег для менеджера по продажам:
Общая экономия времени для менеджера: 3780 минут = 63 часа
Экономия денег для менеджера: 63 часа * 535,71 рублей/час = 33 750 рублей
Экономия денег для логиста:
Общая экономия времени для логиста: 950 минут = 15,83 часа
Экономия денег для логиста: 15,83 часа * 357,14 рублей/час = 5 650 рублей
Общая экономия денег:
Экономия денег для менеджера: 33 750 рублей
Экономия денег для логиста: 5 650 рублей
Общая экономия денег: 33 750 рублей + 5 650 рублей = 39 400 рублей

Если в компании 4 менеджера по продажам и 2 логиста, то для расчета общей экономии денег нужно умножить рассчитанную экономию на количество сотрудников.
Экономия денег для менеджера по продажам в месяц: 39 400 рублей
Экономия денег для логиста в месяц: 39 400 рублей
Общая экономия денег для всех сотрудников в месяц

Экономия денег для менеджеров по продажам: 39 400 рублей * 4 = 157 600 рублей

Экономия денег для логистов: 39 400 рублей * 2 = 78 800 рублей

Итого мы могли бы сэкономить суммарно 236 400 рублей в месяц на зарплате всех менеджеров по продажам и логистов в компании.

Экономия денег для менеджеров по продажам:
157 600 рублей * 12 = 1 891 200 рублей

Экономия денег для логистов:
78 800 рублей * 12 = 945 600 рублей

Итого 2 836 800 рублей за год.

Для расчета времени окупаемости внедрения Битрикс24 в компании, необходимо учесть суммарную экономию денег за год и вычесть из нее затраты на тариф и настройку системы.
Вариант с 4 менеджерами и 2 логистами:
Суммарная экономия денег за год: 2 836 800 рублей
Затраты на тариф Битрикс24 Профессиональный: 134 200 рублей
Затраты на настройку и обучение: 150 000 рублей
Вариант с 1 менеджером и 1 логистом:
Суммарная экономия денег за год: 473 600 рублей
Затраты на тариф Битрикс24 Профессиональный: 134 200 рублей
Затраты на настройку и обучение: 150 000 рублей
Теперь рассчитаем время окупаемости:
Вариант с 4 менеджерами и 2 логистами:
Время окупаемости = (Затраты на тариф + Затраты на настройку и обучение) / Суммарная экономия денег за год
Время окупаемости = (134 200 рублей + 150 000 рублей) / 2 836 800 рублей
Время окупаемости ≈ 0.093 года или около 34 дней ≈ 1.13 месяца
Вариант с 1 менеджером и 1 логистом:
Время окупаемости = (Затраты на тариф + Затраты на настройку и обучение) / Суммарная экономия денег за год
Время окупаемости = (134 200 рублей + 150 000 рублей) / 473 600 рублей
Время окупаемости ≈ 0.57 года или около 208 дней ≈ 6.93 месяца

Автоматизация процессов с использованием Битрикс24 является выгодным решением для компании. В гипотетическом примере с 4 менеджерами и 2 логистами время окупаемости составляет всего около 1.13 месяца, а в примере с 1 менеджером и 1 логистом - около 6.93 месяцев.

Это означает, что компания сможет начать получать дополнительную прибыль от внедрения Битрикс24 уже в короткие сроки.

Кроме того, автоматизация процессов позволяет сэкономить значительное количество времени и денег, улучшить эффективность работы сотрудников и повысить общую производительность компании.

Таким образом, внедрение Битрикс24 и автоматизация процессов являются выгодными инвестициями для компании.

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#экономиявремени #экономияденег #автоматизацияпроцессов #арендаспецтехники #увеличениепроизводительности #эффективность #сокращениезатрат #бизнесоптимизация #современныебизнесрешения #срм #crm #CRM #bitrix24 #bitrix24crm #crmbitrix #bitrix