«Сегодня из дома»: как перевести офис на удалёнку во время эпидемии. Опыт Just AI
ИТ-компания Just AI рассказывает, почему не стала тянуть с переходом в режим home office и о чем стоит позаботиться, если почти вся команда отправляется на удалёнку.
16 марта Just AI, российский разработчик технологий разговорного AI, отправил сотрудников работать из дома. Наш головной офис находится в Санкт-Петербурге – здесь работает больше 100 человек. Мы достаточно долго спокойно наблюдали за развитием ситуации вокруг коронавируса, но последние события в Европе, а также аналитическая статья Tomas Pueyo, перевод которой был размещен на Хабре, заставили нас поменять мнение.
Шанхайский офис Just AI уже столкнулся с беспрецедентными мерами, которые приняли китайские власти (наши коллеги всё еще работают из дома). И как мы видим сейчас, эти жесткие ограничения сработали – за пределами Уханя нигде в Китае больше не было зафиксировано экспоненциального роста заболевания.
Мы знаем, что многие компании в России тоже еще сомневаются: нужно ли форсировать события и действовать уже сейчас или ждать более четких распоряжений от властей? А что сказать сотрудникам? Как организовать бизнес-процессы в режиме карантина?
Информации о том, в чем состоят главные риски коронавируса, как обезопасить себя и близких, реально ли нужна самоизоляция или это все панические настроения, невероятно много. Люди уже просто не знают, чему верить, а чему нет.
Но как раз в этих условиях работодатель может позаботиться о своих сотрудниках, дав им понятные и человеческие инструкции – что делать прямо сейчас.
Что мы знаем про коронавирус наверняка: он распространяется быстро, долго может не проявлять себя и каждый может стать источником его распространения, даже не подозревая об этом. Одна из основных мер защиты – минимизация контактов с другими людьми, особенно там, где их много (общественный транспорт, массовые мероприятия, торговые центры и т.п.).
Именно этот момент является ключевым. И если мы можем снизить риск того, что кто-то из нас случайно станет распространителем инфекции, мы должны сделать все необходимое и нести эту социальную ответственность, чтобы не допустить распространения вируса и его смертельных последствий. Этому нас уже могла научить история «пациента № 31», женщины, которая одна стала причиной тысяч заражений в Южной Корее:
Чтобы понять, какие ограничения нужны, мы проанализировали, что делают наши коллеги по рынку (в США, например, запустили сайт Stayinghome.Club – это список американских компаний, которые приняли меры для изоляции своих сотрудников). Мы составили собственный список мер для снижения рисков заражения и постарались аргументированно и спокойно донести эту информацию до команды.
Итак, вот рекомендации для сотрудников Just AI.
Кто остается дома
- Первое и самое важное. Если сотрудник чувствует малейшее проявление простуды – он должен остаться дома в обязательном порядке, даже если больничного на руках прямо сейчас нет. И даже если симптомы не соответствуют тем, что отличают коронавирус. Если новый вирус накладывается на другую болезнь – шанс быстро поправиться и избежать осложнений существенно снижается.
- Тем из нас, кто живет далеко от офиса, не имеет личного автомобиля и ездит на работу на общественном транспорте, рекомендовано перейти на работу из дома.
- Всем, кто решит работать из дома и у кого есть необходимость перевезти домой системные блоки и/или мониторы (у нас в команде много программистов и UX-дизайнеров), предложено заказать такси, чтобы доставить домой все необходимое прямо сегодня.
- Если домашние условия все же не позволяют адекватно выполнять рабочие задачи, либо человеку необходимо находиться в офисе по иным причинам – мы будем компенсировать такси или каршеринг от дома до офиса и обратно. Для этого мы заводим корпоративный аккаунт в одном из такси-агрегаторов: сотрудники смогут выбирать корпоративный способ оплаты в приложении при каждой поездке – им не придется носить чеки и ждать компенсации затрат.
Поездки и командировки
- Все международные командировки отменяются. Командировки в Москву и другие города России рекомендовано свести к минимуму, все встречи с клиентами мы просим проводить с помощью Skype/Zoom/Hangouts.
- Если сотрудник возвращается из любой зарубежной страны, которую он посещал в личных целях, – он в обязательном порядке работает дистанционно в течение 20 дней.
Софт и техника
- Для работы с сервисами, доступ к которым из дома может быть обеспечен только через VPN (например, мы используем Confluence), разослана инструкция по подключению.
- Любой митинг/демо проводятся с учетом обязательной трансляции и возможности подключиться дистанционным участникам. Такой функционал есть в Slack, а также в Skype/Zoom/Hangouts.
- Переговорки в офисе будут оборудованы камерами и микрофонами для более удобной видеоконференцсвязи из офиса.
- Если сотрудник продолжает ходить в офис и работает на ноутбуке, то должен всегда брать его с собой домой – на случай, если офис не будет доступен на следующий день.
Жизнь в офисе
- Мы не планируем (пока) закрывать офис, он продолжит функционировать. В ближайшее время здесь появятся санитайзеры, немного поменяется формат снэков, появятся витамины, будут регулярно протираться поверхности столов, ручки дверей и т.п.
Мы ИТ-компания, наш главный бизнес-процесс – разработка продуктов. А она (как и все сопутствующие процессы, стендапы, митапы, митинги и демо) может продолжаться в распределенном режиме. В ИТ-компаниях удалёнкой вообще никого не удивишь.
Но в то же время понятно, что работа из дома требует самодисциплины и самоорганизации, эффективность личных встреч снижается, да и общая эффективность тоже. Особенно при долгой изоляции. Поэтому мы рекомендовали коллегам ознакомиться с советами и успешными практиками работы на дому.
Сколько все это займет времени? Мы не знаем. Пока мы ввели такой режим работы на месяц, возможно, он будет продлен. Если ситуация начнет ухудшаться, дистанционная работа станет единственным вариантом на какое-то время. И хорошо, что адаптироваться к новым условиям можно уже сейчас, пока всё это лишь меры предосторожности.
P.S. В этой видеолекции врача и научного журналиста Алексея Водовозова, как нам кажется, дан достаточно подробный разбор эпидемий и особенностей вируса.
Сначала удаленка в формате свободного посещения офиса, а только потом и позже санитайзеры в этот самый офис со свободным посещением?? Вы точно хорошо подумали?
поделишься санитайзерами?)
У нас офис хорошо оборудован, в нем и менее тревожные времена есть все для того, чтобы руки были чистыми) Но сейчас будут приняты дополнительные меры.
В нашей компании будут работать в офисе до последнего умершего