Внедряем кадровый электронный документооборот: 5 преимуществ перед бумажным

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это как ЭЦП, только для кадровиков. По существующим законам сейчас бизнес сам решает нужна ли ему эта система. Однако не исключено, что уже в 2025–2026 гг. КЭДО станет обязательным для всех компаний. Рассказали в статье почему переход на эту систему прямо сейчас сэкономит много вашего времени и денег.

Привет! Мы команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon Outsourcing. Регулярно входим в ТОП-3 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений.

Наша команда сравнила бумажный и электронный кадровые обороты, посчитала затраты на их ведение и выяснила, что КЭДО — более выгодное и надежное решение для бизнеса. По результатам нашего анализа, кадровый электронный документооборот способен сэкономить бизнесу от 1 млн рублей ежегодно. Все благодаря оптимизации процессов и сокращению расходов на сотрудников, канцелярию и архивное хранение.

Кадровый электронный документооборот позволяет создавать, подписывать, хранить и обмениваться кадровыми документами в электронном формате без дублирования на бумажных носителях. В отличие от бумажного документооборота у него есть 5 ключевых преимуществ:

Сотрудники, менеджеры и руководители будут экономить время на работе с кадровой документацией. Им не придется сначала согласовывать документы, отправляя его несколько раз поразным адресам электронной почты. Затем распечатывать эти документы и нести на подпись в разные кабинеты. После — отправлять все бумаги контрагентам курьером или почтой. А в конце проделывать все по новой, если вдруг в одном из документов кто-то обнаружит ошибку. С КЭДО данные трудозатраты сокращаются, и для работы с документами понадобится только компьютер и интернет.

Unicon Outsourcong разработал собственную систему электоонного документооборота, которой могут пользоваться наши клиенты. С ее помощью можно в режиме одного окна не только подписывать документы, но и администрировать процессы: согласовывать запросы от сотрудников, заявления, контролировать процесс исполнения графика отпусков, организовывать процессы непрерывности в части организации замещений менеджеров на периоды отсутствия.

Чтобы найти необходимый документ, достаточно зайти в компьютер и ввести в системе название файла или сделать отбор по фильтру — на это уйдет не больше 1 минуты. Больше не придется идти в архив или разбирать тонну бумажек, скопившихся на столе, когда нужно срочно достать отчет за прошлый месяц.

Бумажные документы легко испортить чаем во время обеда, положить «не туда» или потерять (особенно часто это происходит на этапе логистики документа из региона). Еще к ним проще получить несанкционированный доступ — зайти в архив сможет практически любой сотрудник при отсутствии системы контроля входа в отдел кадров. С электронными документами все сложнее — они защищены криптографическими методами, а уровень доступа регулируется в зависимости от статуса сотрудника.

Можно отслеживать «движение» файлов в реальном времени — например, смотреть, на каком этапе находится подписание документа. Оценивать, не затягивается ли процесс сдачи отчетности. Также электронные документы нельзя подписать «задним числом» — еще один способ контролировать потенциальные нарушения.

Для ведения электронных документов не нужны канцтовары, бумага, архивные помещения и услуги курьерской службы. Уменьшается количество рабочего времени, которое сотрудники тратят на делопроизводство, а сами сотрудники на походы в отдел кадров. Также в некоторых случаях КЭДО позволит сократить и штат кадров за счет оптимизации внутренних процессов. А это, в свою очередь, сокращение расходов на оплату труда.

Пример. Количество сотрудников в компании — 200 человек. Средний размер з/п сотрудника — 50 000 рублей, руководителя — 75 000 рублей. Без использования КЭДО все данные нужно заносить вручную. По нашей оценке при таких исходных данных ежегодно при бумажном документообороте компания теряет около 1,2 млн рублей — это траты за рабочее время тех, кто участвует в бумажном документообороте, расходы на канцтовары и бумагу.

Процесс внедрения кадрового документооборота обычно состоит из 6 этапов.

1. Решение о переходе на КЭДО и выбор сервиса

Прежде чем решить перевести кадровое документопроизводство в электронный формат, стоит продумать:

От этих нюансов зависит, какая программа КЭДО подойдет компании и как будет проходить его организация.

Сейчас бизнес может выбрать государственную платформу «Работа в России» или любой коммерческий сервис. Первый вариант — это бесплатное, но не очень гибкое решение от Минцифры. В отличие от коммерческих систем КЭДО, «Работа в России» не настраивается под специфику компании и не подходит команде из 50+ человек. Ее возможности ограничены. Сервисы от коммерческих организаций всегда платные, но они позволяют настроить КЭДО под конкретные требования бизнеса. Благодаря количеству сервисов, компания сможет выбрать тот, который подойдет именно ей. Например, подобрать программу исходя из объема документов, который обрабатывает бизнес. Или выбрать сервис по бюджету.

2. Формирование ответственной группы по внедрению КЭДО

Для внедрения КЭДО необходима команда из руководителя, кадровиков, юристов, IT-шников и специалиста по электронному документообороту, это может быть человек из штата или на аутсорсе. Задачи такой группы:

3. Получение сертификатов электронных подписей

Электронная подпись или ЭП лежит в основе любого электронного документооборота. Она наделяет цифровой документ юридической силой, фиксирует содержание файла, которое было в нем на момент подписания соглашения. Электронная подпись в России может быть 3 видов:

УКЭП чаще всего используется руководителями, так как имеет большую область применения и юридическую силу. Для сотрудников принято оформлять УНЭП — ее, как правило, достаточно для качественной организации кадрового электронного документооборота.

Каждый из видов ЭЦП можно получить в разных местах. Простая ЭЦП оформляется через портал «Госуслуги», либо в информационных системах работодателя, за неквалифицированной ЭЦП необходимо обратиться в ФНС, либо аккредитованный удостоверяющий центр, а квалифицированную ЭЦП выдают только аккредитованные Минкомсвязью России компании.

4. Составление локального нормативного акта (ЛНА)

Для внедрения и регулирования КЭДО компании необходимо разработать локальный акт. Он должен охватывать требования ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. В акте должны быть зафиксированы права и обязанности работника и работодателя, технические характеристики сервиса КЭДО, даты внедрения и порядок доступа к системе. Также стоит добавить в ЛНА обстоятельства, при которых можно использовать документы на бумажных носителях: например, в случае технического сбоя.

5. Информирование сотрудников и получение согласия

Этот этап можно провести параллельно с оформлением электронных подписей и после ознакомления с локальным нормативным актом, регулирующим КЭДО. Каждый сотрудник должен дать письменное согласие взаимодействовать с работодателем через электронный документооборот (для сотрудников, которые имеют стаж на 01.01.2022 г.). Если сотрудник не дал согласие в установленный срок, это расценивается как отказ. Но у сотрудника остается право перейти на КЭДО в будущем. По факту получения согласия от работников подписывается с каждым работником соглашения в письменной форме о применяемой ЭЦП.

6. Обучение сотрудников

Когда система КЭДО настроена, а документы оцифрованы и архивированы, необходимо объяснить команде, как работать в новых реалиях:

Полный процесс перевода компании на КЭДО обычно занимает — от 1 до 6 месяцев для кадровых процессов, и от 1,5–3 месяца для охраны труда.

Прежде чем выбрать сервис, необходимо провести анализ всех доступных предложений и сравнить их по следующим критериям:

Но все же идеальное решение для бизнеса — найти поставщика с комплексным решением. Это позволит сэкономить ресурсы компании при переходе на КЭДО и избавиться от лишней «головной боли». Такое комплексное предложение может включать в себя:

КЭДО — хотя и не обязательный, но правильный выбор как для крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса. Он позволяет сократить расходы компании, навести порядок в документах, уменьшить количество ошибок в важных договорах и соглашениях, а также упростить процесс работы с внутренней документацией. Если вам необходимо внедрить кадровый документооборот - обращайтесь. Мы поможем.