Как не провалить выстраивание тендерного отдела: 5 правил из личного опыта

Только за первое полугодие 2023 года объем госзакупок по 44-ФЗ в сфере ИТ увеличился на 11,7% и составил 141,38 млрд ₽. Бизнес понимает, что государство — привлекательный заказчик и с ним можно работать, а для этого нужен тендерный отдел.

Стоит понимать: тендерный отдел обладает своей спецификой, поэтому компании неизбежно столкнутся с трудностями. Посмотрим, как их можно избежать.

Когда в компании создают направление с нуля, логично нанимать для его развития эксперта с опытом. В этом отношении тендерный отдел — не исключение. Я бы искал человека, который «варился» в области закупок последние 5-7 лет. Это важно, ведь законодательство регулярно меняется и нужно, чтобы эксперт понимал актуальную правовую повестку.

Вам предстоит выбрать между специалистами с опытом в государственных и коммерческих закупках. Приоритет лучше отдать первому, потому что такой человек обладает не только навыками поиска тендеров, но и глубоким пониманием особенностей тендерного дела с точки зрения государства.

Ключевые обязанности нового сотрудника могут включать работу с коммерческими контрактами, участие в документообороте, поиск процедур и иногда сканирование документов. Это нормальная работа при запуске направления, но некоторые кандидаты могут этого испугаться. Поэтому об этом лучше сразу договориться.

Первое, что предстоит сделать — сканы коммерческих договоров за всю историю компании и структурировать документооборот. Грубо говоря, должны быть отдельные папки по разработке: «сайты», «интернет-магазины», «платформы» и т.д. Тендерный специалист не сможет работать без этого.

Структурированная информация дает легкий доступ к нужной информации в случае поиска закупок в конкретной области. Допустим, интересная закупка нашлась случайно и остался один день до подачи заявок. Например, есть закупка на создание информационной системы. Если в бумагах беспорядок, специалист просто не успеет собрать релевантный пакет документов и отправить заявку.

Если не можешь быстро подтвердить опыт в конкретной области, многие заявки проходят мимо. Другими словами, компания теряет деньги. Часто — очень большие.

В госзакупках много неочевидных моментов и ловушек, которые новичок просто не заметит. Опытный специалист при беглом взгляде на проблемное ТЗ сразу укажет на логические капканы и скажет откуда они взялись. И главное — он в большинстве случаев понимает, что вообще хочет заказчик.

Здесь проще объяснить на примерах. В документах к одному тендеру была строка «Абонентская плата 360 000₽». Окей, вроде все нормально. Потом прописывается, что по приложению идет деление на 2 года, то есть уже 180 000₽. Однако ссылки на это приложение нет ни в одном документе. Возникают вопросы: заказчик оставил документы небрежно или это ты ничего не понимаешь? Если дело в заказчике, то где еще может скрываться подвох?

В этом случае руководитель спокойно укажет собственнику или CEO на риски конкретного конкурса и стоит ли тратить на него время.

Вторая ситуация: у нас был молодой закупщик. Он был старательный, но по опыту был ниже среднего. Когда он сталкивался с ситуацией, которую не понимал, то звонил маме — руководителю закупочного отдела в крупной ИТ-компании. Хорошо, что у закупщика был советчик. Однако возникает вопрос: а самостоятельно он способен справиться и готов ли расти?

Здесь обратная ситуация: трудно довериться сотруднику и сложно сказать, сможет ли он стать полноценным руководителем направления.

Точность и педантичность — вот два главных качества хорошего тендерного специалиста. Такие требования диктует само устройство госзакупок. Чтобы податься на тендер, нужно четко отразить нужные компетенции, опыт, корректно позиционировать компанию. Все это влияет на успешность участия в тендере. Но и это не все.

Повторюсь: часто над заявками приходиться работать быстро. Поэтому нужно вчитываться в заявку, знать на что смотреть в первую очередь.

Пример из практики: я нашел перспективную закупку и с утра позвонил молодому тендерному специалисту, чтобы он сразу готовил документы. Он занялся поручением параллельно другим задачам и подался на тендер только вечером.Это обычная практика, ведь тендеры закрываются в фиксированное время, а по прикидкам у специалиста оставался час в запасе. Однако сессия уже была закрыта, даже итоги подведены. В чем же дело?

Я листаю ТЗ и вижу, что везде написано «Республика Саха, Якутия». Естественно, тендер проходит по времени закупщика. Время на сбор документов было потрачено зря. Вот так неопытность и невнимательность влияет на работу. Если бы заявка была подана сразу, была бы иная ситуация.

Хороший работник получает достойную зарплату и мотивирован приносить бизнесу больше денег. Это очевидно и всем понятно. Однако, здесь легко наломать дров. Давайте рассмотрим недостатки основных вариантов мотивации сотрудников в тендерном отделе:

1. Процент от прибыли. Тендеры порой уходят в минус и это не вина тендерного специалиста. Это большая тема, которую не раскрыть и на 100 страницах. Просто не делайте так.

2. Сдельная оплата за подачу заявки. Мотивируем работать на количество, а не качество. Допустим, договорились платить 10 000₽ за закупку. Специалист может оформить до 5 заявок в день и получить 200 000₽ за месяц. Только у компании выигранных может быть 0, да и сами тендеры сомнительные.

3. KPI. Внешне неплохой вариант, но иногда тендер выступает формальной процедурой, для которой основные усилия уже сделала команда. Да и как точно рассчитать точный вклад тендерного специалиста?

За годы проб и ошибок мы пришли к правилу подбора специалиста через его эффективность и личностные качества. К последним отношу порядочность и желание работать. В этом отношении моя идеальная формула для мотивации тендерного специалиста выглядит следующим образом:

Оценка личностных качеств остается на руководителе. Здесь стоит ориентироваться по обстоятельствам и договоренностям.

1. Лучше искать человека из мира государственных закупок, а не коммерческих. Такой специалист ответственный и умеет правильно читать документы, написанные предельно косноязычно.

2. Есть закупки, которые внешне выглядят нормально, но сулят бизнесу седыми волосами и убытками. Опытный сотрудник видит «красные флаги» и умеет читать между строк. В случае риска может отстоять позицию и доказать, что конкретный тендер не нужен.

3. Встречаются тендеры, написанные под конкретного исполнителя. Важно сразу их распознать и не тратить время на заявку. Вас там никто не ждет.

На сегодня это все! Подписывайтесь на наш ВК и запрещенные сети, скоро там будут ещё статьи про ИТ и менеджмент!

#тендры #ИТ #госзакупки #тендерныйотдел