Экономика бухгалтерии

Рассказываем, как оценить производительность штатной бухгалтерии и рассчитать эффективное время работы бухгалтера, и почему штатная бухгалтерия не всегда оптимальное решение для бизнеса.

Эта статья будет полезна для предпринимателей и руководителей, которые задаются вопросами:

1. Штатный бухгалтер

1.1. Расходы

1.2. Обязанности бухгалтера

1.2.1. Настройка учетной системы

1.2.2. Налоги, зарплата, отчетность, кадры

1.2.3. Работа с документами

1.3. Итоги

1.4. Выводы

2. Расчет трудочасов на ведение бухгалтерии

2.1. Тестовая компания

2.2. Функционал бухгалтерии

2.2.1. Обработка документов

2.2.2. Работа с банком

2.2.3. Расчет зарплаты, аванса и других выплат сотрудникам

2.2.4. Кадры и отчетность

2.2.5. Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности

2.2.6. Другие задачи бухгалтера

2.3. Google таблица, где можно поиграться с цифрами

2.4. Итоги

2.5. Выводы

3. Аутсорсинг

3.1. Расчет трудочасов аутсорсера на проект

3.2. Расчет стоимости ведения проекта

3.3. Итоги

3.4. Выводы

4. Выводы из всего вышесказанного

Рассмотрим ситуацию, когда предприниматель решает нанять штатного бухгалтера, так как ему необходимо вести учет.

Зарплата штатного бухгалтера 80 000 рублей на руки в Москве. Расходы в этом случае:

Общие расходы составят:

Обязанности бухгалтера можно фундаментально поделить на 3 блока:

Определим необходимую квалификацию специалиста на каждый блок работ.

Описать и стандартизировать учетные процессы, разработать учетную политику и формы управленческих отчетов, автоматизировать учетные процессы и ПО. Зарплата специалиста, который сможет выполнить такую работу начинается от 100 000 рублей на руки в Москве (чаще всего это уровень 150 000 рублей на руки, плюс ему в подмогу может понадобиться 1С программист).

Специалист, который претендует на 80 000 рублей на руки также может справиться с этой задачей, но насколько качественно он ее выполнит и вообще выполнит ли неизвестно, особенно, если учет ведется в сложном программном продукте 1С: УТ, КА, УПП, ERP.

На расчет налогов и зарплаты, общение с налоговой, ведение кадров, а также составление отчетности будет уходить примерно 35% рабочего времени бухгалтера в единственном лице. На эту работу нужно нанимать человека, который имеет опыт и знания. Сильный ведущий бухгалтер в Москве получает 80–100 000 рублей на руки.

50–60% рабочего времени бухгалтер в единственном лице тратит на работу с документами, банком и коммуникацию с контрагентами. С этой работой справится младший бухгалтер после университета, либо с небольшим опытом и с зарплатой 40 000 рублей (с налогами и кадровыми рисками это 61 600 рублей в месяц). При условии, если учетная система настроена и есть руководитель, который контролирует работу младшего бухгалтера.

То есть, для постановки и ведения учета нужны 3 разных специалиста (на самом деле больше), которые будут выполнять тот функционал, под который заточены их навыки. Нанимать всех троих будет очень накладно и нелогично, так как из–за отсутствия нагрузки они будут «гонять чаи», а общий расход на ФОТ приблизится к 300 000 рублей/месяц в Москве.

Поэтому, предприниматель нанимает одного человека, который будет делать всё.

При этом в большинстве случаев предприниматель не рассчитывает примерные трудозатраты сотрудника на ведение учета.

Аналогия: предприниматель решает купить линию производства за 10 млн рублей с максимальной нагрузкой в 100 000 единиц продукции в месяц, однако какая нагрузка будет в реальности предприниматель не знает. Может быть 5 000, 20 000 или 150 000 единиц продукции в месяц.

Для предпринимателя важно, чтобы бухгалтерия давала цифры по бизнесу (управленку), считала минимальные налоги и ела мало ресурсов. С налогами и управленкой штатный бухгалтер может справиться, а с точки зрения расхода ресурсов (временных и финансовых) штатный бухгалтер не всегда оптимальное решение.

Почему бухгалтер просит себе на помощь еще одного сотрудника? Почему бухгалтер распивает чай, а не работает? Почему каждый квартал бухгалтер работает до 12 ночи? Может ли бухгалтер взять на себя больший объем работы? Как можно оптимизировать работу бухгалтерии?

Ответ на эти вопросы кроется в ресурсном планировании и знании процессов бухгалтерии.

В 99% случаях, когда предприниматель ищет бухгалтера в штат, он не рассчитывает примерные трудозатраты человека на ведение учета (так как просто не разбирается в этой кухне).

Поэтому, компания не может объективно оценить сколько человек нужно для ведения учета, а также их реальную нагрузку полезной работой.

Рассчитаем количество рабочих часов в месяц у бухгалтера:

Бухгалтер будет вести учет в компании:

Предположим, что на бухгалтера возлагаются все обязанности по бухгалтерии, кроме выставления счетов, реализаций (только проверка за менеджерами), а также сбора документов. Конкретизируем эти обязанности:

Условимся, что 1 документ — это универсальный бумажный документ (акт, накладная, УПД, отчет производства за смену, акт инвентаризации, авансовый отчет и так далее), который состоит максимум из 5 позиций номенклатуры. Так как время на обработку 10 документов по 1–2 позиции номенклатуры и 10 документов по 100–300 позиций номенклатуры разное.

Чтобы обработать документ, нужно произвести следующие действия:

Предположим, что на все действия с одним документом уходит 10 минут — это реальный показатель, если бухгалтер не использует OCR, не торопясь работает со сканером, расслаблено проводит опись документа и долго ищет нужную папку в шкафу, чтобы положить в нее документ.

Вычислим, сколько часов потратит бухгалтер на обработку 200 документов:

Также вычислим, сколько документов сможет обработать бухгалтер, если он будет обрабатывать только документы:

Для сравнения:

Допустим, на создание каждого платежного поручения бухгалтер тратит 10 минут с учетом времени на вход в клиент–банк, ввода руками реквизитов и их проверки.

На 175 платежей:

Скорость подготовки платежных поручений зависит от двух вещей:

Если штатный бухгалтер использует эти вещи, то время подготовки одного платежного поручения сократится до 3–5 минут в зависимости от скорости рук и дотошности бухгалтера. Предположим, что бухгалтер очень дотошный и его не подгоняют другими задачами.

На 175 платежей:

Если штатный бухгалтер будет клепать платежные поручения целый месяц с Директ Банком и OCR:

На трудозатраты по обработке банковской выписки влияет частотность загрузки банковской выписки в 1С и количество строк в банковской выписке — каждую строку нужно просмотреть глазами и правильно отразить в учетной системе.

Допустим, что бухгалтер не использует интеграцию с банком и ежедневно выгружает руками банковскую выписку из клиент–банка:

Для сравнения:

Если на предприятии настроена учетная система, то расчет зарплаты происходит практически автоматически. Бухгалтеру передают табели отработанного времени, бухгалтер загружает табель в учетную систему и «по нажатию кнопки» происходит расчет. В идеале, ERP система автоматически отслеживает рабочее время сотрудников и на основании этого производит расчет зарплаты и аванса.

Допустим, что учетная система отлажена неидеально и бухгалтеру приходится собирать данные от руководителей для начисления зарплаты, либо исправлять значения в табеле, а также согласовывать суммы с руководством.

В компании работает 50 человек:

Если бухгалтер будет рассчитывать зарплату целый месяц:

Также бухгалтер рассчитывает другие выплаты по сотрудникам.

Допустим, что бухгалтер рассчитывает порядка 5 дополнительных выплат сотрудникам ежемесячно (больничные, командировки, премии). На каждую выплату бухгалтер расходует 20 минут с учетом подготовки необходимых документов:

Для сравнения:

У бухгалтера будет уходить время на прием и увольнение сотрудников.

Допустим в компании текучка 10%, то есть бухгалтер ежемесячно оформляет 5 сотрудников и увольняет 5 сотрудников. Заложим на каждую такую операцию по 40 минут с учетом подготовки, подписи и архивации всех необходимых кадровых документов:

Кадровая отчетность. Немного попугаем предпринимателей и напишем количество стандартной отчетности по кадрам:

Если программа настроена корректно и кадровый учет велся по всем правилам, то составление отчетности будет составлять примерно фиксированное количество времени. Один отчет ежемесячный, остальные отчеты бухгалтер подготавливает каждый квартал и тратит на это примерно 9 часов.

Нагрузка на бухгалтера по отчетности:

Для сравнения:

Нормативы по подготовке стандартной отчетности находятся примерно в одном диапазоне значений (1–5 часов для квартальной отчетности), как у штатного бухгалтера, так и у аутсорсера.

В бухгалтерии есть операция, которая называется закрытием периода (месяца). По сути это корректное заведение всех документов за предыдущий месяц и расчет налогов за этот месяц.

Допустим, что перед закрытием месяца бухгалтер еще раз проверяет каждый документ, чтобы все было отражено корректно, заложим на эту операцию 1 минуту.

Также у бухгалтера могут возникнуть сложности с правильным заведением документа, дополнительные коммуникации с руководителем или сотрудниками, «борьба» с 1С. Это влияет на продолжительность закрытия месяца. На эти случайные процессы также нужно заложить время.

По нашим эмпирическим данным (из таймшитов сотрудников), время на эти случайные процессы зависит от количества документов — от 0,5 до 5 минут на один документ. Время на один документ зависит от опытности бухгалтера, его скорости работы, учетных процессов, ПО, размера и специфики компании. Это показатель, который учитывает сложность учета и невозможность по одной кнопке подготовить отчетность.

Если бухгалтер делает ежемесячный расчет налогов с учетом всех документов за этот период (закрытие периода), то на подготовку отчетности не уйдет много времени (время подготовка отчета на прибыль или НДС примерно одинаковое).

Если за квартал прошло около 600 документов, то время подготовки отчетности по налогу на прибыль и НДС будет составлять порядка ~7 часов на каждый отчет, в зависимости от качественного закрытия предыдущих периодов, опыта и скорости бухгалтера, особенностей отражения налоговой нагрузки и учетных процессов компании (сильно влияет сезонность).

Бухгалтерская отчетность за год с объемом документов примерно в 3 000 за год займет порядка ~15 часов. Это время также зависит от качества закрытия отчетных периодов, учетных процессов, специфики компании, опыта и скорости бухгалтера.

Предположим, что бухгалтер имеет хороший опыт за плечами, учетные процессы в компании поставлены хорошо и у бухгалтера не уходит много времени на коммуникацию, исправление косяков за менеджерами и борьбы с 1С:

Итоговая нагрузка бухгалтера на дополнительную обработку документов и подготовку отчетности с учетом 200 поступлений и 50 реализаций в месяц:

Для сравнения:

Время подготовки отчетности штатным бухгалтером, аутсорсером и ОЦО находится примерно в равных временных диапазонах. Разница в производительности будет составлять порядка единиц часов, так как отчетность в любом случае подготавливает человек.

Допустим, что бухгалтер ежемесячно изучает по 10 новых договоров. На каждый договор уходит примерно по 30 минут.

На производство 1 акта-сверки уходит 10 минут. Предположим, что бухгалтер делает ежемесячно 30 актов-сверки.

Порядка 4 часов ежемесячно будет уходить на взаимодействие с налоговой и около 5 часов в месяц на общение с контрагентами и банком. Чем больше компания, чем «специфичней» учет, тем больше времени будет уходить на коммуникацию.

Порядка 10 часов будет уходить на составление управленческой отчетности, если управленка ведется в excel и учетная система не настроена, как нужно.

Итого:

Трудочасы на проект:

Из расчетов выходит, что в не отчетные месяцы бухгалтер не донагружен, а в отчетный месяц нагрузка выходит за рамки оптимальной — простой ресурсов 12,3% (оптимальный показатель 15–20%).

Однако, возможна ситуация, когда документы приходят неравномерно. Например, в течение квартала документы ежемесячно приходят по 150 единиц, а остальные документы задерживают поставщики или менеджеры, или у бизнеса присутствует сезонность (большое число поставок раз в квартал).

В итоге бухгалтеру в отчетный месяц придется обработать 150 документов за предыдущий месяц, плюс 50 × 3 = 150 документов за 3 месяца, которые накопили поставщики, менеджеры или прибыла крупная поставка.

В этом случае нагрузка бухгалтера в отчетные месяцы будет превышать теоретический максимум, бухгалтеру придется работать эффективно все 8 часов или задерживаться вечерами на работе, в этом случае будет ситуация «бухгалтерия работает по 12 часов, какие молодцы».

В не отчетные периоды треть рабочего времени бухгалтер будет проводить неэффективно и появится ситуация «распития чаёв и ничегонеделанья».

Конечно, планируемые трудочасы на проект вычисляются сложнее, чем мы привели в этом примере. Это упрощенный вариант, который учитывает примерный порядок цифр. Но этих примерных расчетов достаточно, чтобы оценить основные тайминги в бухгалтерии и понять, чем в большинстве своем занимается бухгалтер, как на глаз оценить примерную нагрузку сотрудника и на каких участках можно оптимизировать его работу.

Аутсорсинг бухгалтерии стоит на 3 китах:

За счет этих «китов» аутсорсер увеличивает производительность своих сотрудников и снижает себестоимость. Поэтому, нормативы на выполнение операций у аутсорсеров получаются ниже, чем у штатной бухгалтерии (но не всегда), а стоимость ведения учета может быть ниже, чем стоимость ведения с помощью штатной бухгалтерии (опять же не всегда).

Возьмем за основу усредненные нормативы аутсорсеров, которые указывали выше и рассчитаем трудочасы на ведение проекта на основе данных тестовой компании.

Предположим, что сотрудники аутсорсера имеют быстрые руки, аутсорсер использует OCR для ввода документов в 1С, настроил интеграцию 1С и банка, сделал шаблоны трудовых документов в 1С, чтобы ускорить кадровые процессы, а также регламентировал учетные процессы по подготовке отчетности, закрытию месяца и кадровым задачам:

Также аутсорсер будет использовать сотрудника соответствующей квалификации для каждого вида работ. Допустим, что аутсорсер будет использовать для ведения проекта следующих специалистов:

Трудочасы на проект:

Для каждого вида работ аутсорсер будет использовать сотрудника с соответствующей квалификацией и ставкой в час. Умножая ставку в час специалиста на количество времени, которое затратит каждый специалист на ведение проекта получаем итоговую стоимость:

В этом приблизительном расчете аутсорсер будет затрачивать на ведение проекта на 30% меньше времени, чем штатная бухгалтерия. Стоимость получилась на 10 000 рублей в месяц ниже, чем стоимость штатного бухгалтера.

По рынку, такой проект оценят в 90–140 000 рублей в месяц, широкая вилка связана с нормативами и часами, которые закладывает аутсорсер на ведение проекта (у разных аутсорсеров они могут значительно отличаться) и стоимостью часа специалистов аутсорсера.

В теории можно применить нормативы аутсорсеров к штатному бухгалтеру, который ведет учет в одиночку. Но на практике окажется, что производительность штатного сотрудника ниже, чем производительность сотрудников аутсорсера.

Плюс на таких объемах (ОСН, 200 документов поступлений в месяц, 50 сотрудников в штате, 175 платежей в месяц) штатный бухгалтер может попросить подмогу в лице бухгалтера на первичную документацию и банк. Это зарплата порядка 40 000 рублей на руки в Москве.

Аутсорсинг за 120 000 рублей в месяц на этом фоне выглядит привлекательно.

Когда 2 сотрудника в отделе бухгалтерии будут нагружены на 80–90%, то потребуется 3 сотрудник (скорей всего это будет бухгалтер по зарплате и кадрам). Нагрузка снова перераспределится между 3 сотрудниками и опустится до ~55% в среднем.

Общее правило: при каждом новом приеме сотрудника постоянные расходы будут скачкообразно возрастать, а эффективное время работы снижаться (как у нового сотрудника, так и сотрудников, у которых забрали часть функций) до момента выхода на рабочие мощности.

Поэтому, многие компании из малого и среднего бизнеса используют частичный аутсорсинг бухгалтерии — отдают на аутсорсинг узкий блок задач. Выгоднее передать участок бухгалтерии за 50 000 рублей в месяц на аутсорсинг, чем нанимать сотрудника на фуллтайм за 100 000 рублей в месяц (с учетом налогов и взносов), который не будет нагружаться задачами (их просто не будет).

Чаще всего это блок зарплаты и отчетности по кадрам. Также компании иногда оставляют на своей территории младшего бухгалтера, который работает с первичкой и банком, а бухгалтерскую, налоговую, управленческую отчетность и кадры передают на аутсорсинг (из–за недостаточной нагрузки ведущего бухгалтера на полный рабочий день).

В некоторых случаях, средний бизнес предпочитает полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг, так как компания не хочет заниматься построением и отладкой процессов еще в одном отделе компании, а также не хочет заниматься HR процессами. Компания хочет получить гарантированный результат (корректную управленческую отчетность в первую очередь), пусть даже за большие деньги чем общий ФОТ бухгалтерии (с налогами и взносами).

Такие проекты могут стоить 300 000 рублей в месяц и более, аутсорсер может подключать сотрудников на фулл тайм (сотрудники будут работать по 135–150 часов только на этом проекте), внедрять своего сотрудника на территорию клиента, который будет заниматься документооборотом. Подключать налоговых консультантов, программистов 1С, финансистов. Делать выездные командировки на объекты и разрабатывать кастомное ПО под клиента.

В общем, в любом случае нужно сравнивать выгоды того или иного решения на основе расчетов и цифр, с перспективой, с учетом явных и неявных расходов и рисков.

Материал подготовили S4 Consulting.

Наш блог на vc.