Зависит от того, как выстроены процессы документооборота ОЦО/аутсорсера.

1.
"Чтобы документ попал к ОЦО/аутсорсеру на проведение надо
1) получить документ от контрагента

2) узнать у своего сотрудника реально ли получена услуга /товар и есть стоит ли подписывать

3) поставить подпись и печать"

Этот процесс может выполнять 1 человек, если у него есть доверенность на подпись и печать. Например:
1.1. Получить документ может начальник склада, который принимает материалы и по доверенности ставит свою подпись на накладные и С-Ф, а также ставит печать, которая находится под его зоной ответственности и сделана специально для накладных и С-Ф.
1.2. Соответственно по второму пункту ничего узнавать не нужно, так как начальник склада будет нести материальную ответственность.
1.3. Соответственно он на месте ставит подпись по доверенности и печать, которая находится в его зоне ответственности.

2.
"в случае ОЦО

4) сделать и отправить скан на проведение

в случае 1с

4) провести в 1с самому"

Непонятно, что вы имеете в виду под "в случае 1с". Если вы пользуетесь аутсорсингом или вас обслуживает ОЦО, то проводить документ в 1С будет аутсорсер или ОЦО.

По сканам тоже зависит от процессов. Сканировать могут, как ваши сотрудники, так и сотрудники аутсорсера или ОЦО.

Например, вы можете копить документы за 1-2 недели, а потом отправлять коробки с сотнями и тысячами документов в ОЦО или аутсорсеру. Далее, аутсорсер или ОЦО самостоятельно сканит документы. 

Или можете сразу сканировать документ и отсылать аутсорсеру. Если у вас 10-15 документов за день, то с обычным сканером это будет логично делать. Если документов переваливает за сотню, то на сканирование документов будет уходить много времени (если нет промышленного сканера).

Все зависит от процессов и таймингов на каждый процесс.

3. 
"5) куда то положить наш оригинал

6) отправить оригинал поставщику"

Зависит от процессов.
5. Организация может хранить документы, как на своей территории, так и на территории аутсорсера/ОЦО.
6. Подписывать оригинал должно ответственное лицо. Например, начальник склада при приемке материалов сразу передает в руки контрагентов подписанный оригинал с печатью. Если это услуги через онлайн, когда не происходит физической передачи материалов, товаров, услуг, то в этом случае подписывать и ставить печать также должно ответственное лицо (например, руководитель отдела продаж, технической поддержки и т.д.).

——
"ОЦО берет скан, пропускает через OCR, проводит его за 1 минуту и идет дальше.

и это мы берем еще простой вариант, без управленки. а если нужно указать на какое цфо отнести документ, то еше и кодировку сделать."

1. ОЦО в любом случае проверяет документ на корректность (подпись, печать).
2. В ОЦО могут приходить бумажные документы, тогда с ними происходит полный цикл от описи и архивирования.
3. Человек в любом случае проверяет документ после распознавания OCR.
4. ОЦО может регламентировать нужную форму документов, в том числе для работы с поставщиками. В этом случае не нужно указывать никаких дополнительных реквизитов и данных, на документе уже все есть.
5. Если учетная система настроена так, как нужно, то "управленка" считается автоматически на основании заведенных документов в учетную систему.

====
"Получается, что из 6 шагов оцо берет на себя 1 и то для него возникает доп шаг - отослать.

Экономия ?"

А как вы думаете, как ОЦО делают производство справок для сотрудников, расчет зарплаты или прием документов для HR процессов практически без участия человека? ОЦО оптимизирует учетные процессы: часть функционала бухгалтера в классическом понимании может перекладываться на сотрудников, чтобы оптимизировать процесс.

Логично, что, если сотруднику нужна справка, то он может самостоятельно заполнить форму и сразу ее получить, а не тратить свою время на постановку задачи и дополнительную коммуникацию, которая может возникнуть в процессе, если делегировать задачу. За счет оптимизации времени на постановку задачи и коммуникации достигается общее увеличение производительности процесса.

В остальных процессах тоже самое. Сэкономленные 1-2 минуты на постановке задачи и делегировании на масштабе компании в тысячи сотрудников может сэкономить многие десятки и сотни тысяч человеко-часов.

ОЦО не отсылает документы, это зона ответственности сотрудников, которые ответственны за материалы, товары или получение услуг. Функция ОЦО - отразить факт хоз.деятельности в системе, причем сделать это максимально быстро и корректно.

ОЦО может выполнять полный цикл обработки документа - от проверки документа до его архивирования. Все зависит от процессов.

Экономия от использования ОЦО 100% будет, иначе Мегафон, Северсталь, Газпром, Райффайзен, Ростелеком и другие мастодонты (практически все крупные компании используют ОЦО и передают туда бухгалтерский учет) их не строили и не вливали бы в их развитие десятки миллионов рублей.

***
Сейчас все ОЦО стараются переходить только на ЭДО, так как с бумажными документами слишком много "возни".