Не так хорош дебит, как его малюют. Руководство по управлению задолженностями

Логика обычного человека проста: кредит - плохо, дебет - хорошо🗿. Иными словами, если я должен, то это не лучшее положение дел, а если мне должны, то это просто прекрасно. Но в бизнесе ситуация иная! В первую очередь и то, и то - задолженность, относиться к которой нужно внимательно. Ведь даже ситуация, когда вашему бизнесу должны, может привести к тому, что уже вам не хватит оборотных средств и придется брать займ под угрозой кассового разрыва. Та-дааам!😱

Итак, как держать денежные потоки под контролем. Для этой статьи я разработала краткую инструкцию из пяти пунктов от: рекомендаций по управлению задолженностями до “выбивания” долгов.

Дебиторская задолженность(ДЗ).

Это как мираж в пустыне. Ситуация, когда у вас на “горизонте” есть где-то деньги, но по факту их нет. Из схемы выше видно, что дебиторов у компании может быть очень много. Это значит, что ваши деньги могут зависнуть у разных контрагентов и в совокупности вы можете недосчитаться довольно кругленькой суммы.

Кредиторская задолженность(КЗ).

Это ваши обязательства перед контрагентами. Список кредиторов абсолютно такой же. Ведь в этой схеме должники и те, кому должны находятся по разные стороны. Вот и всё отличие.

Представим, что вы владелец компании, занимающейся производством эксклюзивных чайников с функцией голосового управления. Ваша компания получает заказ от ритейлера гаджетов "FuturTech", который заявляет: "мы возьмем 10 000 чайников, но заплатим через 60 дней после доставки". Вы чувствуете вкус успеха, но возникает дебиторская задолженность.

Чтобы дебиторка не потянула за собой негативный экономический эффект надо учиться анализировать задолженности. Для наглядности разложите все долги по полочкам. Создайте реестр и разбейте должников:

По контрагентам: Чтобы видеть, кто ваши должники и сколько каждый из них должен, запросите в бухгалтерии оборотно-сальдовую ведомость. По каждому контрагенту также можно сделать доп. разбивку по накладным, актам и т.д.

По срокам: Это нужно что видеть какие долги просрочены и на сколько дней. Данные можно взять из специального отчёта

Сделайте пометки по договорам: Какие условия оплаты прописаны в договорах? Есть ли штрафы за просрочку? Такой реестр можно завести и для кредита. Эти документы не для налоговой, поэтому свободная форма подходит. Получая предоплату от клиента или заказывая партию микрочипов для умных чайников у поставщика вы будете точно знать, когда и сколько вам нужно заплатить или получить.

Чем меньше этот показатель, тем лучше. Формула расчёта не сложная:

Пример (за 3 месяца):

В январе общий долг перед вами составлял 500 тыс. руб., а в марте уже 160 тыс. руб. При этом ваша выручка за 3 месяца - 600 тыс. рублей.

Получается, что средняя дебиторская задолженность в этот период: 330 тыс. рублей, а оборачиваемость чуть больше 50 дней.

Итог: В среднем ваши клиенты оплачивают счета через 51 день. Это не критично (к тому же выше мы говорили, что "FuturTech" обещали оплату через 60 дней), но уже важно не расслабляться и стремиться сократить этот срок.

В идеальном мире, долги должны гаситься в течение месяца, но бизнес-реальность диктует свои условия. Ориентируйтесь на сроки, прописанные в договорах, и здраво оценивайте ситуацию. Например, для нашего производства умных чайников просрочка в 30 дней – не повод для паники, а задержка платежа на 60 дней уже требует активных действий(о них ниже). Просроченный долг на 90 и более дней – это тревожный сигнал, который может поставить под угрозу финансовую стабильность компании. Конечно, есть ниши, где долгосрочные долги (от года и больше) – нормальная практика. Это, например, судостроение, авиастроение, нефтегазовая промышленность и тд.

Не пускайте дебиторку на самотёк! Спланируйте, какой уровень ДЗ приемлем для вашего бизнеса. Например, вы можете установить лимит на максимальную сумму дебиторки или на максимальный срок отсрочки платежа.

Пример: Вы решили, что максимальная сумма дебиторки не должна превышать 10% от вашей выручки. Если ваша выручка за год – 2,4 миллиона рублей, то максимальная сумма ДЗ – 240 тыс. рублей. В прошлом примере в декабре задолженность была в размере 160 руб. Получается вполне допустимый результат.

В этом пункте есть ещё пара полезных рычагов и, соответственно, советов. Например, вы можете разбить ответственность за долги по менеджерам и следить, как они работают с вопросами своевременной отгрузки и оплаты. Для этого, во-первых, надо разработать соответствующую систему мотивации, а во-вторых, при составлении реестра (возвращаемся к пункту 2) долги можно сгруппировать и по своим сотрудникам.

Работайте с надёжными клиентами: Проверяйте их финансовое состояние, репутацию, историю платежей.

Чётко прописывайте условия оплаты в договорах: Сроки, штрафы, порядок разрешения споров.

Берите предоплату: Особенно при работе с новыми клиентами или при выполнении крупных заказов. Да, это превратится в вашу кредиторскую задолженность. Но ведь вы не собираетесь забывать, что пользуетесь чужими деньгами?

Дробите крупные заказы на этапы: И берите оплату за каждый этап.

К сожалению, просроченные долги - не редкость, и они требуют активных действий. Некоторые из пунктов ниже тоже можно отнести к профилактике, но всё же их цель – вытягивание ваших средств:

Не позволяйте долгам управлять вами, управляйте ими сами! А если понадобится помощь, вы знаете к кому обратиться - https://t.me/uchot_finance 😉