Как построить работу в таск-трекере, чтобы он приносил максимальную пользу. Наш опыт на примере сервиса Mogu

Чтобы эффективно управлять работой сотрудников, нужно понимать, чем именно они занимаются в рабочее время. Когда у вас команда из двух-трех человек, отследить их нагрузку по задачам нетрудно — с этим вполне справится гугл-таблица. Но если под вашим управлением оказался отдел, в котором работают десятки людей, всё становится сложнее. Интуитивный менеджмент в таких условиях может привести к хаосу с вечно горящими дедлайнами.

Привет! Меня зовут Дмитрий Швец, я руководитель отдела Programmatic в СберМаркетинге. Мы занимаемся автоматизированной закупкой рекламных показов. Клиентов много, задач еще больше, и отслеживать нагрузку сотрудников непросто. Именно поэтому я решил внедрить в работу таск-трекер Mogu. Признаюсь, получилось не сразу, но методом проб и ошибок нам удалось выстроить эффективную систему управления. Своим опытом делюсь в статье.

Раньше я и мои коллеги вели учет задач в Google Sheets. Если основная работа над проектами происходила в Битрикс24, то в таблицах мы фиксировали текущую загрузку сотрудников. Но это неудобно: по 15 человек работало с одним документом, каждый заполнял его как вздумается. Сложно читать таблицу, когда в ней много разных отметок и комментариев. К тому же с помощью Google Sheets нельзя в пару кликов получить общее понимание о том, как двигается прогресс по задачам каждого сотрудника.

Конечно, можно отформатировать данные и сделать дополнительные сводные отчеты, но это ручная работа, которая занимает много времени. Именно поэтому я решил найти инструмент, который позволит мне в любой момент буквально за несколько секунд получать актуальную информацию о текущих задачах отдела. Таким «помощником» для меня стал таск-трекер.

Когда я искал таск-трекер, с рынка уже ушли популярные западные сервисы вроде Trello и Asana, поэтому мое внимание привлек новый российский аналог Mogu. Нашел его банально через поисковик: зашел, осмотрелся, понравилось.

Вот что привлекло мое внимание при знакомстве с Mogu и радует до сих пор:

С трекером я определился, но этого оказалось мало. Нужно было придумать и внедрить эффективную систему работы в сервисе. Важно, чтобы и сотрудникам было удобно, и я в любой момент узнавал, чем сейчас занимается конкретный человек в команде, по каким задачам задерживает процесс, а какая часть работ уже выполнена.

Сначала я решил опробовать Mogu на себе: заносил в трекер только свои задачи, чтобы проверить удобство и функционал сервиса. Для следующего экспериментального шага я взял небольшую команду и попросил ребят перенести в трекер все их задачи.

В течение дня сотрудники должны были отображать в трекере прогресс в работе. Я попробовал максимально детализировать процессы: сделал 13 колонок, которые отображают этапы работы над задачами. Попросил ребят подробно заполнять карточки: выставлять статусы, отмечать все каналы для запуска РК, заполнять поля, оставлять комментарии.

Я планировал использовать сразу много фильтров, а для этого сотрудникам приходилось фиксировать в трекере буквально каждый шаг. В моем представлении это должно было сделать работу отдела (пока что одной команды) максимально прозрачной, а я мог бы видеть, где и что нужно оптимизировать. Но задумка провалилась.

Ребята тратили много времени на заполнение карточек и их постоянное обновление. Я думал, что максимальная детализация позволит мне эффективно отслеживать работу команды. Оказалось, я просто загрузил всех лишней работой, да и фильтрация при таком количестве переменных постоянно «ломалась».

Я думаю, внедрить такую детализированную систему не получилось из-за специфики работы нашего отдела. Один сотрудник может вести несколько задач параллельно, время от времени появляются дополнительные таски. Тут же ему могут позвонить, написать, отвлечь. В такие моменты последнее, о чем он будет думать, — как бы поскорее обновить информацию в трекере. Если я в это же время решу проверить текущую ситуацию, то получу неактуальные данные.

Мне не удалось добиться результата, которого я ждал. Систему нужно было доработать.

Я смирился, что с помощью трекера не смогу на 100% закрыть свою потребность до мелочей отслеживать все процессы в работе сотрудников. Нужно было упростить систему. Я сократил количество колонок на доске до девяти штук. Взял трех клиентов и попросил команду только по ним обновлять задачи один-два раза в день. В тот момент я еще надеялся, что ребята будут подробно заполнять карточки.

Первую неделю сотрудники добросовестно вносили изменения утром и вечером. Потом обновления стали происходить реже, раз в два дня, а дальше начался «высокий» сезон, на команду свалилось много отчетов, и всем стало не до трекера.

Я уменьшил детализацию и немного облегчил жизнь команде, но своей цели так и не достиг. Было понятно: нужно работать над системой дальше.

Я решил скорректировать цель, которой хочу добиться с помощью Mogu. Рассудил следующим образом: вот есть Битрикс24, там у меня, условно говоря, 478 задач — я вижу всё, что происходит в моем отделе. Но как мне понять, сколько у конкретного сотрудника задач, которые он реально делает прямо сейчас? Не тех, где он числится наблюдателем или которые уже закрыл, а именно актуальных на текущий момент.

Такой анализ ситуации помог еще точнее сформулировать цель, которой я хочу добиться с помощью трекера. Mogu должен был показывать мне, сколько активных задач находится в работе у конкретного сотрудника, сколько в планах, сколько на этапе ожидания или оптимизации.

Для этого я сократил рабочую доску до восьми основных колонок: «Планирование МП», «МП посчитали», «Запуск/заведение», «МП запущено», «Оптимизация», «ПБА по завершении РК», «Выполнено» и «Дашборды».

Оставил два-три основных фильтра, с помощью которых могу в любой момент посмотреть задачи в работе и их стадию выполнения. Когда я сократил количество колонок и рабочих фильтров, система заработала как швейцарские часы. Я захожу на доску, фильтрую сотрудника, вижу, сколько у него активных и завершенных задач, чем он сейчас занимается и когда примерно освободится.

В каждой карточке есть простые чек-листы. Они помогают систематизировать работу по задаче в рамках определенного этапа.

А еще в Mogu можно формировать удобные отчеты в виде кастомизированных таблиц. Всё, что я не могу отфильтровать и проверить на доске, я смотрю здесь. Например, сколько у меня сотрудников подключено к клиенту.

Сейчас мои сотрудники один раз в день обновляют свои задачи в Mogu — до 11 утра. Оказалось, что этого вполне достаточно. А я наконец-то получил возможность в моменте смотреть, у кого что в работе. Уже сейчас я вижу, как это помогает оптимизировать управление отделом. Например, первая проблема, которая сразу стала очевидной, — на одного сотрудника в моменте приходило слишком много расчетов. Решил добавить нового человека в команду, что позволило снизить нагрузку с ребят и повысить качество работы отдела.

Я считаю так: стоит один раз как следует оптимизировать все процессы, чтобы в будущем не тратить свое рабочее время на организационные вопросы. Трекер Mogu в этом плане помог решить мою главную задачу — эффективно отслеживать выполнение задач каждого сотрудника. Это именно то, что я хотел. Минимум действий = максимум эффективности.

Как вы выстраиваете работу своих сотрудников в таск-трекере? С какими трудностями сталкивались и как их решили? Расскажите о своем опыте в комментариях