Корпоративный портал в крупной компании. 7 примеров задач, которые он может решать

Мы не задумывались о настоящей пользе корпоративного портала, пока он не помог нам быстро исправить неприятную ошибку. Без него мы узнали бы о проблеме значительно позже и могли ухудшить отношения с клиентами.

Схожих ситуаций мы старательно пытались избежать — в свежую сборку системы закрался баг. Он ломал функциональность канбана, важную часть проектного управления, в клиентских версиях. Обнаружили проблему просто — заметили всплеск обращений на дашборде.

Исправили баг тем же утром. Больших потерь удалось избежать, а всего-то нужно было заглянуть на портал.

Корпоративный портал в крупной компании. 7 примеров задач, которые он может решать

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который даёт сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным сервисам и внутренней информации. Он похож на виртуальный офис, где сотруднику расскажут новости, запишут на обучение, помогут с оформлением документов и напомнят о важных задачах.

В этой статье расскажу о 7 бизнес-задачах, которые можно решать с помощью корпоративного портала. Тут будут и наши кейсы, и кейсы клиентов.

1. Доступ к оперативной аналитике

Дашборды на портале помогают руководителям всегда быть в курсе актуальных показателей бизнеса: финансовых результатов, закрытых вовремя задач, ожидаемой прибыли. Так они могут быстрее принимать управленческие решения.

Данные можно представить в виде диаграмм, таблиц, списков — как удобно сотрудникам. Например, тот самый дашборд, который помог нам быстро выявить баг, это таблица со ссылками на клиентов и задачи и временем, когда поступил запрос.

Ещё наши админы очень любят разбивку вопросов по категориям — помогает быстро настроиться на тему обращения
Ещё наши админы очень любят разбивку вопросов по категориям — помогает быстро настроиться на тему обращения

2. Централизация заявок сотрудников в различные отделы

Пока в компании не очень много сотрудников, работать с их обращениями можно вручную. Раз в год кто-то запросит новую мышку, раз в месяц что-то случится с техникой — тут автоматизация не нужна. Но когда компания растёт, нагрузка увеличивается в разы. Так было и у нашего клиента, компании «Световые Технологии».

Чтобы сотрудникам не нужно было вручную систематизировать и маршрутизировать обращения, мы настроили портал, который стал единым окном обращения во все службы.

На нём можно:

  • подать заявку в любое подразделение — запросить справку 2-НДФЛ, заказать новую мышку;
  • посмотреть аналитические данные;
  • отправить идеи для развития компании;
  • узнать показатели своего отдела по закрытым в срок задачам и многое другое.

Сейчас, кроме единого окна обращений, в системе автоматизировано 60 бизнес-процессов. «Первую Форму» каждый день используют 550+ сотрудников в восьми городах России, европейских странах и даже в Индии.

Мы не можем показать портал «Световых Технологий» из-за NDA. На иллюстрации — портал другого нашего клиента, максимально похожий по наполнению
Мы не можем показать портал «Световых Технологий» из-за NDA. На иллюстрации — портал другого нашего клиента, максимально похожий по наполнению

Портал значительно сокращает время на рутинные действия, например, на оформление отпусков. Себе мы внедрили шаблоны нужных форм, настроили запрос подписей у согласующих и интеграции с календарями и 1С. Система сама ставит задачи кадровому отделу, пересылает данные в 1С и проставляет отсутствие сотрудника.

И даже не нужно тратиться на бумагу
И даже не нужно тратиться на бумагу

3. Среда для общения сотрудников и документооборота

Процесс работы с документами в каждой компании разный: свои матрицы согласования, особенности подписания и прочего.

В фармацевтических компаниях, как, например, у нашего клиента «Северной Звезды», документооборот вообще должен соответствовать стандарту GMP о соблюдении на производстве правил безопасности и требований к качеству. Все документы должны храниться в защищённом архиве, доступ к которому должен быть под рукой.

Мы настроили в системе корпоративный портал с прямой ссылкой на структурированный архив. Система сама следит, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным.

Все функции системы доступны как с ПК, так и со смартфона. Это ускорило согласования счетов, договоров и персональных предложений клиентам в 10 раз. Кроме того, на портале есть чаты, ВКС и комментарии — они заменили сотрудникам Skype.

Здесь мы не можем показывать клиентскую систему, поэтому покажем нашу
Здесь мы не можем показывать клиентскую систему, поэтому покажем нашу

Ещё один пример — автоматизация подготовки документов. ОАО «В/О «Изотоп» ─ предприятие Госкорпорации «Росатом», которое работает на рынках изотопной продукции, радиационной техники, медицинского оборудования.

В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, и чтобы этот процесс не тратил много времени, мы настроили портал с доступом к шаблонам. Из них система сама генерирует нужные документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр со статусом каждого договора, поручения или служебной записки.

Из единого реестра можно перейти в отдельные документы и уточнить детали
Из единого реестра можно перейти в отдельные документы и уточнить детали

4. Информирование сотрудников

В крупной компании новости часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. Корпоративный портал же аккумулирует и систематизирует все данные.

Например, одна бывшая коллега делилась со мной, что в новой компании важная информация доходит с задержкой. Когда на майских праздниках командам обновили посменный график работы, не все узнали об этом вовремя. Кто-то и вовсе проснулся 2 мая от звонков начальства.

Мы публикуем на портале ссылки на статьи, объявления, напоминания о новых регламентах. Новости можно лайкать и обсуждать в комментариях
Мы публикуем на портале ссылки на статьи, объявления, напоминания о новых регламентах. Новости можно лайкать и обсуждать в комментариях

5. Поддержка внутреннего HR-бренда

Корпортал объединяет всех сотрудников компании. На нём можно обмениваться знаниями, проводить интерактивы для поддержки корпоративной культуры.

Мы в «Первой Форме» регулярно проводим внутренние тренинги по работе с клиентами и синхронизации по успехам и проектам в работе. Объявления о событиях публикуем на портале, чтобы коллеги точно знали, куда и во сколько подключаться.

Даже курсы английского для всех желающих проводим
Даже курсы английского для всех желающих проводим

6. Организация всех данных о конкретном сотруднике в личном кабинете

Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях, цели компании.

Для себя мы ещё настроили интерактивные списки скорых отпусков и дней рождений коллег. С ними можно заранее запланировать задачи и придумать поздравления именинникам.

Списки можно выгрузить в Excel
Списки можно выгрузить в Excel

7. Онбординг и обучение персонала

На корпоративном портале можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и сообщать о новых инструкциях. Для новичков можно разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников, чтобы онбординг проходил проще.

Для себя мы связали оргструктуру со статьями базы знаний о том, чем занимается каждый отдел и к кому с какими вопросами можно прийти. Наш новый копирайтер быстро оценила эту фишку — она позволяет быстрее находить экспертов для статей и интервью.

Вот так выглядит описание одного из наших отделов. Ребята, привет :)
Вот так выглядит описание одного из наших отделов. Ребята, привет :)

Вместо вывода: самое важное в корпоративном портале

Когда вы решаете внедрить корпоративный портал, ориентируйтесь на потребности сотрудников.Например, на главной странице можно разместить новости, подборки задач и объявления. У каждого отдела при этом может быть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:

  • проекты в работе,
  • HR-задачи,
  • клиентов в воронке продаж и другое.

That’s all! Надеюсь, корпоративный портал поможет вам также, как помогает нам :)

P.S. А если вы хотите поработать с крупными клиентами, присоединяйтесь к нашей команде бизнес-аналитиков. Вы сможете глубоко погрузиться в их процессы и узнать максимум отраслевых особенностей. До встречи :)

1616
10 комментариев

Я думал копрортал это бесполезная фигня которую эйчары придумали. Но курсы английского это прикольно

Ответить

это у тебя нормального корпортала не было

2
Ответить

HR-составляющая, конечно, тоже есть. Но корпортал помогает решать разноплановые задачи

Ответить

тут главное чтоб это все в курятник не превратилось ....Курсы английского правда прикольно, если не раз в неделю и не по часу

Ответить

А всем ли вообще нужен корпортал? Чатики есть же

1
Ответить

Крупным компаниям чатиков будет мало :)

1
Ответить

Корппротал штука полезная и начинать его создавать лучше еще будучи небольшой компанией. Коммуникацию туда выводить на этом этапе нет необходимости - лучше оставлять чатики, а вот общую информацию о компании, структуру отделов и взаимосвязи лучше выводить на портал. Чтобы все было в быстром доступе в одном месте)

1
Ответить