Корпоративный портал в крупной компании. 7 примеров задач, которые он может решать

Мы не задумывались о настоящей пользе корпоративного портала, пока он не помог нам быстро исправить неприятную ошибку. Без него мы узнали бы о проблеме значительно позже и могли ухудшить отношения с клиентами.

Схожих ситуаций мы старательно пытались избежать — в свежую сборку системы закрался баг. Он ломал функциональность канбана, важную часть проектного управления, в клиентских версиях. Обнаружили проблему просто — заметили всплеск обращений на дашборде.

Исправили баг тем же утром. Больших потерь удалось избежать, а всего-то нужно было заглянуть на портал.

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который даёт сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным сервисам и внутренней информации. Он похож на виртуальный офис, где сотруднику расскажут новости, запишут на обучение, помогут с оформлением документов и напомнят о важных задачах.

В этой статье расскажу о 7 бизнес-задачах, которые можно решать с помощью корпоративного портала. Тут будут и наши кейсы, и кейсы клиентов.

Дашборды на портале помогают руководителям всегда быть в курсе актуальных показателей бизнеса: финансовых результатов, закрытых вовремя задач, ожидаемой прибыли. Так они могут быстрее принимать управленческие решения.

Данные можно представить в виде диаграмм, таблиц, списков — как удобно сотрудникам. Например, тот самый дашборд, который помог нам быстро выявить баг, это таблица со ссылками на клиентов и задачи и временем, когда поступил запрос.

Пока в компании не очень много сотрудников, работать с их обращениями можно вручную. Раз в год кто-то запросит новую мышку, раз в месяц что-то случится с техникой — тут автоматизация не нужна. Но когда компания растёт, нагрузка увеличивается в разы. Так было и у нашего клиента, компании «Световые Технологии».

Чтобы сотрудникам не нужно было вручную систематизировать и маршрутизировать обращения, мы настроили портал, который стал единым окном обращения во все службы.

На нём можно:

Сейчас, кроме единого окна обращений, в системе автоматизировано 60 бизнес-процессов. «Первую Форму» каждый день используют 550+ сотрудников в восьми городах России, европейских странах и даже в Индии.

Портал значительно сокращает время на рутинные действия, например, на оформление отпусков. Себе мы внедрили шаблоны нужных форм, настроили запрос подписей у согласующих и интеграции с календарями и 1С. Система сама ставит задачи кадровому отделу, пересылает данные в 1С и проставляет отсутствие сотрудника.

Процесс работы с документами в каждой компании разный: свои матрицы согласования, особенности подписания и прочего.

В фармацевтических компаниях, как, например, у нашего клиента «Северной Звезды», документооборот вообще должен соответствовать стандарту GMP о соблюдении на производстве правил безопасности и требований к качеству. Все документы должны храниться в защищённом архиве, доступ к которому должен быть под рукой.

Мы настроили в системе корпоративный портал с прямой ссылкой на структурированный архив. Система сама следит, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным.

Все функции системы доступны как с ПК, так и со смартфона. Это ускорило согласования счетов, договоров и персональных предложений клиентам в 10 раз. Кроме того, на портале есть чаты, ВКС и комментарии — они заменили сотрудникам Skype.

Ещё один пример — автоматизация подготовки документов. ОАО «В/О «Изотоп» ─ предприятие Госкорпорации «Росатом», которое работает на рынках изотопной продукции, радиационной техники, медицинского оборудования.

В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, и чтобы этот процесс не тратил много времени, мы настроили портал с доступом к шаблонам. Из них система сама генерирует нужные документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр со статусом каждого договора, поручения или служебной записки.

В крупной компании новости часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. Корпоративный портал же аккумулирует и систематизирует все данные.

Например, одна бывшая коллега делилась со мной, что в новой компании важная информация доходит с задержкой. Когда на майских праздниках командам обновили посменный график работы, не все узнали об этом вовремя. Кто-то и вовсе проснулся 2 мая от звонков начальства.

Корпортал объединяет всех сотрудников компании. На нём можно обмениваться знаниями, проводить интерактивы для поддержки корпоративной культуры.

Мы в «Первой Форме» регулярно проводим внутренние тренинги по работе с клиентами и синхронизации по успехам и проектам в работе. Объявления о событиях публикуем на портале, чтобы коллеги точно знали, куда и во сколько подключаться.

Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях, цели компании.

Для себя мы ещё настроили интерактивные списки скорых отпусков и дней рождений коллег. С ними можно заранее запланировать задачи и придумать поздравления именинникам.

На корпоративном портале можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и сообщать о новых инструкциях. Для новичков можно разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников, чтобы онбординг проходил проще.

Для себя мы связали оргструктуру со статьями базы знаний о том, чем занимается каждый отдел и к кому с какими вопросами можно прийти. Наш новый копирайтер быстро оценила эту фишку — она позволяет быстрее находить экспертов для статей и интервью.

Когда вы решаете внедрить корпоративный портал, ориентируйтесь на потребности сотрудников.Например, на главной странице можно разместить новости, подборки задач и объявления. У каждого отдела при этом может быть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:

That’s all! Надеюсь, корпоративный портал поможет вам также, как помогает нам :)

P.S. А если вы хотите поработать с крупными клиентами, присоединяйтесь к нашей команде бизнес-аналитиков. Вы сможете глубоко погрузиться в их процессы и узнать максимум отраслевых особенностей. До встречи :)