Как сделать презентацию для защиты консалтингового проекта
С презентацией можно совершить выгодную сделку и увеличить прибыль компании, а можно потерять заказчика и испортить свою репутацию, даже если сам проект удачный. VisualMethod совместно с экспертами по аудиту и консалтингу разработал сценарий подготовки презентаций, способных сделать ваш проект интересным для клиентов.
Структура или каркас презентации
Финансовый директор в инвестиционной компании, в прошлом консультант PwC и эксперт компании «Большой тройки», Мухамед Курбанов советует перед тем, как начать работу над презентацией, продумать структуру и контент, набросать план в текстовом редакторе или на бумаге, подобрать ключевые тезисы.
Часто сталкиваюсь с презентациями, в которых трудно отследить историю и логику. Словом, беспорядок. Думаешь, что и в голове у консультанта то же, а, соответственно, и в самом проекте. Этап структурирования и планирования презентации — один из самых важных. Если пропустите его, то рискуете не справиться с основной задачей — созданием ценности для клиента.
Воспользуйтесь принципом Пирамиды Минто, где на вершине — главная идея, в основании — уточняющие детали. Его уместно использовать как для презентации в целом, так и для отдельных слайдов.
1. Одно ключевое сообщение — в заголовок слайда
Запишите сообщения, которые необходимо передать клиенту. Их вы поставите в верхней части слайдов, в заголовок. Это первое, что клиент увидит и прочитает. Почему нужно начинать с выводов? Разве не нужно показать сначала данные?
Директор группы внутреннего контроля агропромышленной группы компаний с зарубежными инвестициями Андрей Акиншин, имеющий опыт работы в Delloite, комментирует, что в консалтинге нужно всегда следовать принципу 80/20. Гораздо эффективнее сформулировать утверждение и, при необходимости, подтвердить его анализом, чем показывать всю аналитическую работу.
Больше деталей можно предоставить в раздаточных материалах или в приложении к презентации. Пусть клиент сам решит, когда этому уделить время и уделять ли вообще. Рекомендую размещать только одно сообщение на одном слайде. Так презентации легче воспринимать.
Выполняя этот пункт, пользуйтесь популярным среди консультантов лифт-тестом (Elevator pitch). То, что хотите сказать, должно занять не более 30 секунд. Успели — хорошо, сообщение достигнет клиента. Нет — сокращайте.
2. Вместо таблиц показывайте выводы
Какой информацией подкрепить ваши сообщения и как ее представить? Сооснователь студии дизайна информации VisualMethod, MBA по коммуникациям Виктория Рындина указывает на основную ошибку провальных презентаций — избыток текста и, в случае с консалтинговыми презентациями, избыток таблиц и схем. Не указывайте на слайдах, сколько проделали работы, как велись исследования и аналитика. Если заказчика интересует эта информация, он задаст вопросы. В презентации — только выводы.
Также клиентов утомляет, когда консультант долго представляет свою компанию. На чем действительно стоит сделать акцент, так это на успешных примерах вашей работы. Когда клиент видит, как вы решали проблемы других компаний, как вывели их на новый уровень бизнеса, он тоже захочет вам довериться.
Мозг человека мыслит образами. Но не перегружайте деталями. Заказчика утомит очередной график, но его внимание зацепит логотип компании размером, который она занимает на рынке по сравнению с конкурентами.
3. Используйте больше визуальных ассоциаций
На первое впечатление у людей уходит всего 50 миллисекунд. Около 94% из них в презентациях приходится на дизайн (ист. Attention web designers: You have 50 milliseconds to make a good first impression! Gitte Lindgaard, Gary Fernandes, Cathy Dudek &J. Brown).
Мухамед Курбанов уверен, что время всеобщей диджитализации накладывает свой отпечаток на визуальное представление информации. Дизайн презентации должен быть таким, чтобы не затеряться в сотнях картинок и фотографий, которые ежедневно просматривают ваши клиенты. О трендах в визуализации читайте в блоге VisualMethod.
4. Избавляйтесь от ошибок с помощью сервисов проверки
Ваша презентация готова, и вы намереваетесь подумать над своим выступлением. Подождите. Чтобы избежать курьезов, сначала выполните самый скучный, но важный пункт. Проверьте все слайды на наличие опечаток, ошибок и противоречий. Лучше вы найдете и исправите их, чем обнаружит потенциальный клиент.
Есть два способа: попросите другого человека посмотреть презентацию или вычитайте слайды в распечатанном виде. В первом случае вы избегаете эффекта «замыленного взгляда», ведь вы видели слайды столько раз, что уже не обращаете внимание на мелкие детали. Второй способ хорош, потому что при распечатке презентация выглядит по-другому, и вы сможете заметить ранее пропущенные нюансы. Рекомендуем использовать оба приема.
Полезно проверить тексты слайдов через сервис Главред на читаемость и посетить сайт с правилами и словарями русского языка Грамота.ру, чтобы избежать пунктуационных и орфографических ошибок.
5. Шутите так, чтобы клиент понял юмор
Вы учитывали индивидуальные потребности вашего клиента на протяжении всего проекта и на пути создания презентации. Вы знаете о заказчике и его компании все, и весь процесс строился под его запросы. Теперь пришло время выступления. Продумывая речь, не забывайте о целевой аудитории.
Андрей Акиншин указывает, что даже тональность и лексику следует выбирать под клиента. Простой язык, короткие предложения, этичные шутки в тему подойдут для представителей зарубежной культуры. Формальный язык, более длинные предложения, строгость и некоторая помпезность — для российского бизнеса.
Мухамед Курбанов так описывает процесс выступления с презентацией: «Ваша цель — убедительно провести клиента из точки А, где существует проблема, в точку В, где ясно, что делать дальше. Для успешного выступления используйте несколько ключевых слайдов с простой визуализацией, но держите в запасе (например, в приложении) слайды с анализом данных, если возникнет необходимость углубиться в детали». Добавим, что в приоритете логическое повествование, а не чтение информации со слайдов, грамотная речь и визуальный контакт с аудиторией.
6. Проверяйте технику — она подводит почти всегда
Профессиональные спортивные команды обычно приезжают на день или два раньше соревнований и тренируются на поле для предстоящей игры. Часто они просматривают даже раздевалки, чтобы предотвратить любые проблемы. Если вы не знакомы с местом проведения презентации, постарайтесь получить к нему доступ, протестируйте аппаратуру. Потренируйтесь перед пустыми стульями. Так вы поймете, как будет выглядеть аудитория, как впишетесь вы и ваша презентация в атмосферу места. В некоторых случаях, особенно если вы выступаете перед представителями нескольких компаний, имеет смысл пригласить людей и отрепетировать презентацию. Так вы отследите реакцию аудитории и, при необходимости, подкорректируете вашу речь или что-то на слайдах. Эти приемы помогут быть спокойнее и увереннее, а значит, успешнее непосредственно перед клиентом.
«Мелочь, которая может повлиять на решение клиента — технические сбои. Я была в аудитории, где у выступающего садилась батарейка на кликере, «слетали» шрифты, потому что он делал презентацию в KeyNote, а открывал в PowerPoint (сохраняйте в PDF), на слайдах не было видно букв из-за модного в деловой среде серого цвета шрифта. Все это вызывает раздражение и снижает уверенность в профессионализме консультанта. Чем раньше вы увидите свою презентацию на экране, тем больше шансов, что ничего не будет отвлекать заказчика от вас и вашего выступления», — считает эксперт VisualMethod Виктория Рындина.
Бонус: будьте в тренде
Один из последних трендов оформления консалтинговых презентаций — дашборды. На первом слайде вы кратко выводите все выводы, которые получили в ходе проекта: анализ рынка, конкурентов, слабые и сильные стороны, другие нужные параметры. Дальше вся презентация раскрывает полученную информацию. Такая структура позволяет клиенту сразу понять логику вашего выступления и сосредоточиться на интересной для него информации. С точки зрения дизайна дашборды в презентациях повторяют приложения на смартфоне, то есть погружают людей в привычную для них визуальную среду.
Муха топовый! Респект!
Пожалуй, лучше буду доверять Джеффу Безосу, который говорит, к черту презентации.
Он не говорит "к черту презентации". Акцент на PowerPoint - вместо слайдов сотрудники делают презентации-"нарративы". Это описание идеи на 4-6 страниц. Такую презентацию сделать сложнее, потому что нужно "думать" и взвешивать каждое слово, а не просто поставить таблицу на слайд. Очень здравая идея, чтобы научить коллег показывать выводы и выгоды вместо сбора на слайдах всей информации, которую удалось найти.
Не важно, в какой программе презентовать. Важно предварительно работать с материалом. В статье выше как раз на этом и акцент - важно давать выводы, а не всю собранную информацию. Не важно, в PowerPoint или любой другой программе, в которой вы работаете над презентацией.
Кстати, в прошлом году была уже далеко не первая волна статей с мнением Безоса относительно PPT. Сам инфоповод, его письмо о запрете слайдов, был в 2004 году (The email was sent to the STeam on June 9, 2004, at 6:02 p.m.). Вот выдержка оттуда: "Написание 4-страничной записки сложнее, чем «написание» 20-страничного документа, потому что повествовательная структура хорошей записки заставляет лучше думать и лучше понимать, как вещи связаны".