Какие выгоды предприятию может принести описание процессов?
Очень часто собственники и руководители задумываются, зачем им вообще тратить время на описание процессов на предприятии, что им это даст. Постараюсь в статье рассказать какие могут быть стимулы и причины. Ведь описание процессов – это не самоцель, а только средство достижение бизнес-целей. Давайте рассмотрим каких.
Моделирование процессов является средством:
- управления процессами организации;
- анализа эффективности процесса;
- описания изменений.
Процессная модель может описывать целевое состояние бизнеса или определять требования к ресурсам, обеспечивающим эффективное выполнение операций, таким как люди, информация, оборудование, системы, финансы, энергия.
Так как процессы могут быть разного уровня детализации – модель процессов предприятия, модель бизнес-процессов, модель потоков работ, - то и цели описания каждого вида для разных ответственных могут быть разными.
Давайте сначала рассмотрим, что может принести описание процессов для собственника или руководителя предприятия:
Экономия средств – сокращение издержек. Устранение издержек может привести к более эффективному использованию ресурсов, таких как время, материалы и технологии.
Повышение производительности. Описание процессов позволяет выявить узкие места в производственной цепочке и оптимизировать их. Это может привести к повышению производительности труда и увеличению выхода продукции при том же уровне затрат.
Сокращение общего времени выполнения заказа – повышение удовлетворенности клиентов. Четкое описание процессов позволяет идентифицировать избыточные или излишние шаги в рабочих процессах.
Обнаружение проблем с целью их устранения, Анализ процессов может помочь в выявлении мест, где возникают проблемы или недостатки в производственной цепочке.
Накопление знаний – исключение перебоев при исполнении процессов. Снижение риска, что при уходе одного из сотрудников, его знания «уйдут вместе с ним».
Стандартизация работы сотрудников - сокращение времени обучения сотрудников. Четко описанные процессы упрощают обучение новых сотрудников, поскольку они могут быстрее освоиться в новой должности, следуя четким инструкциям.
Повышение качества – уменьшение потерь. Описание процессов позволяет выявить этапы, на которых возможны дефекты или недостатки, что в свою очередь позволяет принять меры для их устранения.
То есть описание процессов – это отправная точка для эффективного управления, так как экономит время и усилия по сравнению с догадками и интуитивными предположениями.
Для специалистов по процессному управлению целями описания процессов могут быть решение проблем бизнеса посредством описания процесса настолько точно и подробно, насколько необходимо исходя из поставленной задачи и четкого объяснения процесса целевой аудитории.
Для операционного руководителя и персонала достаточно описание потоков работ, которая определяет задачи, информацию и документы, передающиеся от одного участника другому для выполнения очередного действия в соответствии с установленной процедурой. Основная цель описания данного вида процесса – мониторинг и неуклонное повышение эффективности работы. Модель потока работ показывает, что должно быть сделано и, что более важно, как должно быть сделано, чтобы процесс завершился успехом.
Так владелец процесса (зачастую это руководитель подразделения) может управлять процессов, добавляя или уменьшая ресурсы для увеличения эффективности.
Давайте подытожим (не могу избавиться от привычки каждый раз перепроверять это слово, когда пишу его) для чего в целом нужен анализ бизнес-процессов:
- Увеличение прозрачности и более глубокое понимание процесса,
- Помощь в обучении сотрудников,
- Оценка соответствия стандартам и нормативам
, - Прогнозирование эффективности процесса при изменении нагрузки или других параметров,
- Анализ потенциальных возможностей оптимизации,
- Разработка нового процесса или модификация существующего,
- Стимулирование обмена информацией и обсуждений,
- Документирование требований,
- Гибкость в реагировании на новые внешние ограничения (а такую способность нам явно нужно развивать 😊
Если интересно больше про процессы (и бережливое производство, в скобках, чтобы не отпугнуть этим термином), подписывайтесь на мой Телеграм-канал.
Александра Гостева
Спасибо! Классная статья!
Очень помогли бы примеры, как решаются конкретные проблемы
Вы подкинули идею для следующей статьи))
Я проходила собеседование на должность специалиста по бизнес процессам. Моя нынешняя должность очень схожа с ней, и если честно было очень интересно, хотелось попасть на работу именно на эту вакансию и в эту организацию. Но на итоговом собеседовании отказали, а впоследствии создали целый отдел, в то время как я ходила на 1 должность собеседоваться. Пересмотрели. Ну да ладно) специальности этой пока не учат, кроме как на курсах, а очень жаль. Профессия востребованная.
Мне кажется, что не все в нашем бизнесе еще готовы к процессному управлению, но все больше руководителей начинают о нем задумываться! Так что думаю, у Вас все впереди!
что им это даст - я думаю любой здравомыслящий человек должен понять что это даст
Многие не видят смысла время на это тратить. Кажется, что и так понимают, что в фирме происходит